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大型会议举办工作纲要 大型会议分工应实行矩阵控制 基本应按类别分工原则，以提高工作效率和熟练程度，保证工作有条不紊。 同时应符合时间安排可能性原则，即需要仔细核对每项工作的开始与结束时间、责任人，保证每项工作都有充足人手、充足时间、充足设备，以及可以高效高质完成，不允许一人同时做两件事，应使计划具有一定的弹性和应变能力，尽可能预估到可能出现的意外，制定相应的应急预案，确保出现突发事件，仍可保证工作体系正常运转的能力。（大型会议应安排机动人员3-4人） 预算应打足：礼品、水果、交通燃料、酒水 每日应登记：开房数、就餐人数、以及其他开支项目，随时记录应办事项与注意事项。 会务组报到处与值班房间原则上均应有熟悉会议业务的人员24小时值班，并预备充足的会议材料。 中央与外省贵宾最好安排一些特色餐饮或考察活动。 大型会议应设置会议总协调人、副总协调人，并有一人常驻报到处值守。工作车辆一定要有行程表，司机一定要明白各自的工作任务和工作要求。 贵宾应有专人迎候、带路、送会议资料。 会议材料数量：正式代表+列席代表+新闻单位+（全省会议：30份）（全国会议：50份） 接待工作切忌多头管理，必须由一家牵头。 会议筹备流程： 会务组工作人员落实、经费落实、参观游览路线落实、议程落实 会议通知、经验交流材料撰写提交通知 安排撰写讲话稿，落实领导参会名单 会议代表电话、传真、电子邮件报到（尽可能先落实往返机票、是否参加游览考察等） 报送讲话稿，审核修订，编印经验交流材料（需交叉核对，至少3遍） 编制会议代表抵琼时间表与接机安排（安排省领导、厅领导宴请中央或兄弟省市领导） 尽快落实中央以及省领导、厅领导会议讲话稿 会议代表房号编排（应注意职务、级别、年龄、地域、性别等问题），确定会务组、医疗组等工作房号 会场以及会议室预定（至少提前一周以上订妥） （十二）会议文件、用品准备（资金必须提前到位） 会议文件（含经验材料）、签到表 有关讲话发言材料 会议日程表、分组讨论表、会议须知、宴会坐席安排、发言顺序表（含时间要求限制） 参观考察安排日程表（落实沿途食宿以及活动安排） 海南省地图（全国性会议还应有海南省概况和行业简介） 文件袋、笔记本、笔、代表证、工作人员证 会议以及参观考察矿泉水 代表参观遮阳帽（雨季应备伞） 纪念品、水果准备（贵宾还应有鲜花） （十三）会议横幅、标志牌 宾馆欢迎横幅、欢迎牌 机场接送代表标志牌 会议主席台座位牌 会议代表座位牌 会场横幅制作，分组讨论会议室名单 会议地点、就餐地点指引牌 省接待办参观车辆标志牌、顺序号制作 报到处标志牌 （十四）会议代表合影安排 摄影机构预定 合影时间落实 合影座椅、台座安排，领导名单安排 冲洗分发落实 （十五）驻会医务人员落实 （十六）会议用车安排 机场接送用车（带上接机牌） 参观用车 机动用车 警卫车（如需） （十七）落实一天性会议代表的午休问题 （十八）布置报到台（标志、资料、鲜花、饮料） （十九）会务组进驻，携带剪刀、订书机、订书钉、胶带纸、签到笔、电脑和打印机（如需）；提供会议代表接机安排表，提供会议代表、会务组、医务组房号表，开通领导房间长途电话功能 （二十）会议材料收集，会务用品购买、整理、装袋，应有专人检查装袋情况（流水线最后1人负责检查） （二十一）安排好会议代表参会以及考察可报销的发票 （二十二）确认：会议欢迎横幅、欢迎牌完成；会议室、餐厅、活动室等各种标志牌完成； （二十三）会议代表接送（携带会议标志牌和接送牌） （二十四）会议代表报到 代表签到 收款、开立发票 发放文件袋和会议资料 发放房号钥匙 登记代办返程机票（专人收款、登记，票款与会务款要分开） 纪念品、水果购买、分装、分送 首长、首长秘书、司局级领导房间应开通长途 会议代表提交临时会议材料的分发 （二十五）会议代表用餐安排 （二十六）会场布置落实（视繁简程度，布置时间约1-3小时） 会场横幅 会议室及分组会议室导向牌 会场鲜花或植物点缀，贵宾室、休息室鲜花 主席台座位牌，话筒、音响、灯光及投影设备测试 矿泉水、茶水购买、分发 摄影人员及设施设备落实 会场前后门告示要求关闭手机 张贴悬挂有关图纸、宣传招贴画 茶歇准备 （二十七）会议代表通讯录打印，交叉核对，至少两遍，重点核对人名、单位、职务等关键信息 （二十八）新闻媒体落实、准备记者交通费 （二十九）会议主席台领导名单及座次顺序落实 （三十）合影留念前排领导名单落实 （三十一）会议工作最后检查 代表合影落实 会场布置（饮料、录音、鲜花等） 主席台座位布置（领导桌上会议资料落实） 参观安排（食宿、旅游点落实、晚上娱乐或休闲活动落实） 参观用车安排（随车录像？） 警卫车安排 其他：如茶歇、烟灰缸，有关图纸悬挂张贴，有关设备落实，签到桌，指示导引牌，会议资料、房间钥匙 落实代表、