报销审批单及出差报告-ASMServicePortal.doc

出差管理系統使用手冊 出差管理系統使用手冊 1 登入 3 建立/修改借款審批單 4 從未還款報銷的審批單中選取 4 從選單中進入頁面 5 填寫出差審核 5 建立/修改出差報告 6 從選單中進入頁面 6 填寫出差報告 8 使用出差報告範本 11 上載出差報告 12 確認收取借款及遞交審批單 13 建立還款收據 13 建立還款收據 14 提交出差報告 15 報銷審批單及出差報告 16 系統閒罝十五分鐘後便會當作操作逾時，所有未儲存資料均會清除。請謹記定時儲存所需文件! 登入 網址: /tm/ 1. 按”登入” 2. 鍵入登入者名稱: 網域名稱 \ 用户帳號 鍵入密碼: 你的用户帳號密碼 按 “OK” /修改借款審批單 從未還款報銷的審批單中選取 1. 當你成功登入至系統後，系列會列出你尚未還款報銷的審批單列表。 紅色框內所顯示的是尚未還款的審批單，藍色框內所顯示的則是未送交管理部門的出差報告。 2. 在未還款報銷的審批單列表，按可以瀏覽該借款審批單的詳情，按則可以修改該借款審批單。 3. 在未處理的出差報告列表，按可以瀏覽該出差報告的詳情，按則可以修改該出差報告。 從選單中進入頁面 1. 在頁面的功能選單中，可選取出差審核 2. 進入出差審核頁面後，分為建立和搜尋借款審批單：建立借款審批單可建立全新的審批單，搜尋介面則可尋找過去建立並以儲存的審批單。 3. 填寫搜尋條件(一項或多項條件亦可)之後，按搜尋，便會顯示所需列表。 4. 按可以瀏覽該借款審批單的詳情，按則可以修改該借款審批單，如需剛除審批單，可以按 (但必需先得到刪除審批單之權限)。 填寫出差審核 1. 頁面上方的三個按紐分別為儲存，列印及取消。填妥所需資料後，可按“儲存”來儲存該審批單，若要暫時離開稍後繼續亦請先儲存，以免系統操作逾時清除所有資料。按“取消”則可返回上一版面。如若需要列印審批單作批核用途，可按列印。系統會自動載入PDF程式，把現有的審批單轉換成PDF格式，從PDF程式中選列印。 2. 於工號欄填上你的工號，然後按工號欄旁的小圖示指示系統自動取得你的成本中心及所屬地點資料。新建立的審批單會於首次儲存後才派發所屬號碼。 3. 按新增項目以增加欄位填寫路繼資料、航班資料及借款。路線資料乃必需填寫項目，航班資料及借款則視乎是否需要。 4. 填妥資料後可按儲存，後離開。 建立/修改出差報告 從選單中進入頁面 1. 在頁面的功能選單中，可選取出差報告 2. 進入出差報告頁面後，分為建立、、Excel建立的出差報告(需使用系統所提供的Excel範本填寫資料，否則無效)、搜尋介面則可尋找過去建立並以儲存的岀差報告。 3. 填寫搜尋條件(一項或多項條件亦可)之後，按搜尋，便會顯示所需列表。 4. 按可以瀏覽該出差報告的詳情，按則可以修改該出差報告。 填寫出差報告 1. 頁面上方的三個按紐分別為儲存，列印及取消。填妥所需資料後，可按“儲存”來儲存該出差報告，若要暫時離開稍後繼續亦請先儲存，以免系統操作逾時清除所有資料。按“取消”則可返回上一版面。如若需要列印出差報告作批核用途，可按列印。系統會自動載入PDF程式，把現有的出差報告換成PDF格式，從PDF程式中選列印。 表頭資料 1. 必需填寫所有資料。 交通／酒店／膳食／雜項 1. 在交通／酒店／膳食／雜項版面，先選擇貨幣 (以下例子為RMB) ，接著選新增交通／酒店／膳食／雜項項目來增加新項目。 2. 填寫相關之資料到對應的欄位上。(必需注意日期須在出發日期與回程日內) 3. 如你想簡化新增項目程序，可使用複製功能。輸入期望複製的項目號碼及複製的次數，然後按新增XX項目。(此例子為複製項目1四次，然後按方邊的新增交通項目便完成複製) 4. 若要刪除項目，按項目旁的圖示。 現金匯率 1. 在現金匯率版面，按新增兌換項目。 2. 選擇由…轉換的貨幣並填上兌換的金額。(例子為兌換1000元人民幣至港幣900元) 3. 然後選擇轉換成的貨幣並填上成功兌換的金額。 摘要 1. 在摘要版面中，選重新整理，出差報告的總結會自動建立。 完成出差報告後請謹記先儲存後離開，否則所有資料將會留失。 使用出差報告範本 打開範本檔案，檔案共有六個活頁。 移動至header，填寫與行程有關的資料。 3.　根據需要，填寫transportation(交通), hotel(酒店), meal(膳食), misc(雜項), exchange (兌換)頁面的資料，填寫方法與線上填寫相同。 4. 填妥資料後儲存。 上載出差報告 在出差報告的頁面上，按上載。 進入上載出差報告的頁面上，按Browse選擇位於本機