二、归档范围、文件立卷原则、方法与质量要求 - 综合档案室 - 上海立信 ....pptVIP

上海立信会计学院新任兼职档案员培训会 2013.03.26 一、高校档案工作的宗旨、作用及科学管理的重要性 1、高等学校档案含义：高等学校档案（简称高校档案），是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。 2、高校档案作用：存史、资政、育人、服务 3、规范学校档案科学管理的重要性 （1）规范高校档案科学管理是全面贯彻、落实教育部、国家档案局27号令《高等学校档案管理办法》的具体措施之一； （2）高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，是学校各项管理工作的重要组成部分，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划； （3）高校档案是衡量学校教学、科研管理水平和教育质量的重要标志之一； （4）高校教学、科研档案是高等学校档案的主体、核心和重点； （5）高校档案是存史、资政、育人、服务的重要的历史资源； （6）高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平； （7）高校档案实行集中统一管理，不仅可以确保教学、科研文件的完整、准确、系统和安全，而且有利于各种门类档案的开发利用，从而可以更好地为教学、科研和各项管理工作服务，更好地为社会和师生员工服务； （8）高校档案是领导决策、编写校史、教学评估、提高教学质量和办学水平、鉴别真伪学历、回沪定居的重要参考依据（例：教学执行计划、教学大纲、基础数字统计资料、学士学位评定表、成绩总单、试卷等提供依据）； （9）高校档案是教学实践工作第一手参考资料（例：为新教师出试卷、编写教学大纲、教案等提供参考依据）； （10）高校档案是学生考研、求职、出国、回沪定居的重要凭证（例：学生卡片、成绩总单、毕业生分配去向名册等提供凭证）。 4、高校档案工作宗旨 ： （1）用科学的原则和方法管理各种门类的档案; （2）加快档案的信息化建设的步伐; （3）更好地为学校的教学、科研及各项管理工作服务。???? 5、档案管理工作的具体内容：8个环节 ?收集、整理、保管、检索、提供利用、 编研、鉴定、统计登记。 二、归档范围、文件立卷原则、方法与质量要求 1、归档范围（27号令） 2、制定归档范围依据 - 根据国家教委关于档案工作规范《高等学校实体分类法与高等学校档案工作规范》 - 教育部27号令 - 本校工作实际情况 3、不归档文件的范围 （一）上级机关的文件： （1）上级机关任免、奖惩非本院工作人员文件 （2）上级机关普发供参阅，不办的文件材料； （3）上级机关发来供工作参考的抄件； （4）上级机关征求意见未定稿的文件。 （二）本单位的文件： （1）本单位重份文件； （2）无查考利用价值的事务性、临时性文件； （3）一般性文件的历次修改稿、各次校对稿； （4）无特殊保存价值的信封，不需办理的一般 性人民来信、电话记录， （5）机关内部互相抄送的文件； （6）本院负责人兼任外机关职务形成的与本院 无关的文件材料； （7）有关工作参考的文件材料； （三）同级机关的非隶属机关的文件： （1）同级机关文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料 （2）不需要办理的抄送文件材料； （四）下级机关的文件材料中： ?? —— 供参阅的简报、情况反映、抄报或越级抄报的文件材料 4、案卷的含义 是一组互有联系的文件的集合体，是档案保管的基本单位。 5、立卷的含义 立卷就是将日常工作中形成的、办理完毕的有保存价值的文件，根据文件形成的规律，进行系统的分类、整理，把零散的单份文件组合在一起，形成文件的集合体。 6.归档文件的特点 （1）共性：即每个单位都有的 - 计划、总结、大事记、规章制度、会议记录 （2）个性：反映本部门职能活动特色的文件 7、立卷原则 - 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 - 归档的文件、种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 8、立卷的具体质量要求： （1）归档文件应齐全完整。对破损的文件应进行修补，字迹已扩散的应复制并与原件一起归档; （2）归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 （3）纸质与相对应的电子文件或光盘一起归档（双轨制） （4）文件载体的规格和纸张载体的具体要求： - 各种文件纸张规格要求使用国际通用的型号A4 ，如果大于此规格的纸张原则上要折叠成手风琴式或套筒式。