基本建设项目档案管理规定.doc

基本建设项目档案管理规定 1 2011年 月 日 版次 编 制 审 核 评 审 审定 批 准 批准日期 编制部门：项目管理部 参编： 发表范围：各职能部门/各项目组  文 件 会 签 表 序号 职能部门 签 署 日 期 1 项目管理部 2011年 月 日 2 商务管理部 2011年 月 日 3 技术管理部 2011年 月 日 4 采购管理部 2011年 月 日 5 施工管理部 2011年 月 日 6 质量管理部 2011年 月 日 7 HSE部 2011年 月 日 8 机械动力部 2011年 月 日 9 生产准备部 2011年 月 日 10 项目财务部 2011年 月 日 11 项目综合部 2011年 月 日 说明： (1) 本管理体系文件知识产权属中煤陕西榆林能源化工有限公司所有，未经授权许可或批准，不得对公司以外任何组织或个人提供；任何外部组织或个人擅自获取、使用、转让本管理体系文件的行为均属侵权。 (2) 本管理体系文件执行解释权在项目管理部。 目 录 1 目的 1 2 适用范围 1 3 定义 1 4 总则 1 5 项目文件的归档范围及管理职责 2 6 项目文件的归档份数 3 7 项目文件质量要求 4 8 项目竣工文件的编制 4 9 项目文件的整理与归档 6 10 设备文件的管理 8 11 项目文件的验收与考核 9 12 相关文件 9 13 附表 9  目的 为加强中煤陕西榆林能源化工有限公司煤化工项目文件的归档管理工作，统一建设工程档案的验收标准、建立完整、准确的工程档案，特制定本规定。 适用范围 本规定适用于中煤陕西榆林能源化工有限公司煤化工项目新建、扩建、改建和 技术改造等项目文件的收集、编制、整理、归档及档案专业验收工作。 定义 项目文件：指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、物资采购、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。 项目前期文件：指项目开工以前的立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。 项目竣工文件：指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件。主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。 项目施工文件：指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。 项目竣工图：指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。 项目监理文件：指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。 项目竣工验收文件：指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。 项目档案: 指经过鉴定、整理、立卷并归档的项目文件。 立卷：按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，称组卷。 项目文件的归档：建设项目的设计、施工、监理等单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理、立卷的全部相应的文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成的并经过整理的文件定期报送。 项目文件移交：项目文件形成单位或接收单位在完成其工作任务后，将文件整理、立卷、经验收合格后，按规定提交档案。 项目文件齐全完整：建设项目各阶段的文件、图纸，内容齐全，能反映建设项目活动的全过程。做到施工有依据，检查有结论，现场有记录，试、化验有报告，预制构件和原材料有证件，修改图纸有手续， 工程竣工有总结。 项目文件准确：文件材料如实记载项目建设的各项活动，竣工图真实反映工程的客观情况。 项目文件系统：按照建设项目程序形成的技术文件，分类、排列、组合具有逻辑性和整体性，并保持相互间的有机联系。 总则 公司档案馆是公司项目文件接收、指导、检查、验收和考核工作的归口管理部 门。 项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。项目档案应完整、准确、系统。 各项目部门在签订项目设计、施工及监理、物资采购、环评等合同协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。 明确有关方面提交相应的项目文件（包括电子文档）以及提供的版本、份数、时间、质量要求和所提交文件的整理、归档责任的要求。 凡列入国家、集团公司、省、市重点工程的项目，应明确设计单位负责提交最终版施工图及设计修改单总目录、图纸总目录、竣工图目录（含电子版文件）。 在签订合同（协议）时，应在条款中明确预留合同费用的5%--10%，待乙方单位移交合同（协议）所约定的文件材料并经档案馆验收合格后再予结清。 建设项目内部各相关单位、