文控中心管理规定.docVIP

一．目的 为规范集团资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，增强公司资料的实用性和有效性，为公司各项工作服务，结合公司的实际，制定本管理规定。 二．适用范围 本管理规定适用于永茂集团各厂区及各事业部。 三．权责单位 3.1 文控中心：本规定之增、删、改、废及各项标准的检讨、改进与推动、审查； 3.2 各厂区/事业部：职责配合办理。 四．管理范围 4.1公司证照、产品专利证、品牌logo专利证照、品牌认证合格证、政府颁授奖牌或奖状、 决议、决定、条例、规章制度、政府批文等法规性文件； 4.2各类制度、规定、流程、重要会议记录、公告、通告、内部联络函、经营报表、人事文件资料、项目方案、技术图纸、客户与重要厂商之合同、报价资料等具有参考价值的文件资料； 4.3集团主要职能活动和员工在从事研发、管理和培训课程(内训与外训)相关资料等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料、照片、视频影带、光盘、硬盘。 五．作业内容 5.1收集 5.1.1 建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、注明特殊资料文件的编号与版本； 5.1.2经有权人核准后的各种文件资料原件必须及时交至文控中心； 5.1.3为保证集团使用最新文件，各部门必须将过期失效或已经有新文件代替的旧文件及时交至文控中心； 5.1.4外厂主管必须指定专人每月将本厂所制定、颁发之文件原件交至文控中心。 5.2分类归档 5.2.1 区分卷宗，确定立档单位； 5.2.2 分类：依据文件性质如人事管理类、财务类、行政类等等分成若干类别，同时按发文部门、保密与否、机密程度来分。 5.3存放管理 5.3.1对分好类的文件按部门、发文时间顺序排列，并制作电子档目录存于专人电脑中。借阅者可事先通过查阅电子目录，查阅文件类型、主旨、发文单位、机密等级等信息； 5.3.2文控中心指定专人负责保管，设立专用文件库保存文件资料； 5.3.3 负责防止文件资料的损坏，对破损和褪色的材料进行修补和复制，延长资料的寿命，维护资料的安全； 5.3.4做好防盗、防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面的工作。 5.4借阅管理 5.4.1 公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅、复印；机密级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借、复印；秘密级文件资料借阅时间不得超过4小时，借阅需填写《永茂集团文件借阅申请表》（附表1），秘密级文件资料可申请复印，具体操作流程参见《一般文件与密级资料借阅管理程序》（附表5）； 5.4.2绝密性文件资料除总经理（含）级以上主管借阅免填《永茂集团文件借阅申请表》外，其他人员借阅绝密性文件须填写《永茂集团文件借阅申请表》经董事长批准； 5.4.3本集团工作人员借阅一般性文件可不需填写《永茂集团文件借阅申请表》，到文控中心作借阅登记即可借阅； 5.4.4借阅者应爱护文件资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，违者依集团相关规定进行惩处。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告上级主管； 5.4.5 一般性文件资料借阅期限不得超过一个星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续； 5.4.6关于除巨佑之外的厂区文件的借阅。外厂区主管必须指定专人对本厂所有文件资料的借阅进行管控。当外厂区借阅人员借阅绝密性、机密性、秘密性文件时须外厂区主管批准。 5.5发行管理 5.5.1当文件正式核准后，制定部门须将文件原件将交至文控中心，文控中心将原文件存档，复印发文时，须盖上文控中心发行章方可有效。严禁私自复印资料，一经查处，将进行处罚，文控中心会定期稽查； 5.5.2文控中心将按发文部门所需份数复印，统一由文控中心负责复印； 5.5.3发文部门负责人要求或同意时，文控中心应按照文件资料的发行流程主动向相关部门提供所需文件资料； 5.5.4关于除巨佑之外的厂区文件的发行。外厂区主管必须指定专人对本厂所有文件资料的发行进行管控。所指定专人将本厂之核准文件复印后留底，再将本厂所核准发行之原件交至文控中心。 5.6销毁 5.5.1集团任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。每年对文件资料进行一次清理，销毁没必要保存的资料；当某些文件资料需要销毁时，由文控员填写《永茂集团文件销毁申请表》（附表3）交上级主管批准后执行，凡属于机级性的文件资料必须由董事长批准方可销毁； 5.5.2 销毁时，必须由文控中心指定专人监督销毁，并在销毁清单上签字确认； 5.5.3 对已失效的、经批准销毁的公司文件资料，文控员须认真核对，编制《永茂集团文件销毁清单》（附表4），将批准的《永茂集团文件销毁申请表》（附表3）和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。 六. 使用表单 附表1 附表2 附