合同归档管理办法(董巧婷讲义)概要.ppt

课程主要内容介绍 合同归档的含义（静态与动态）、作用与意义 合同归档管理（建设工程文件归档整理规范 ） 文档管理的职责 文件归档总体要求 文件归档的形式与范围 保存期 文档资料的保管期限根据重要程度和资料类型确定。 采购文件保存期限为从采购结束之日起至少十五年。 文档（件）交接 归档文件交接时，由文档管理人员按照文档管理的统一编号登记备案，注明交接人及交接时间，并由经办人签字确认。 应设立专门的文档存放区域，配备文档存放、保管所需的设备用品，保证文档存放具备良好的环境及安全防范措施。 文档借阅 文档归还 归还文档须经文档管理人员核对无误后，文档资料方可再次归档。文档资料在借阅过程中出现散乱、缺页、丢失的应追究借阅人责任，情节严重者予以处罚。 文档管理的职责（制度） 认真执行文档管理的相关规定，及时收集、汇总、分析需归档的文件资料，按照归档要求加以核对、系统整理，组成保管单元（卷、册、袋、盒）。 建立健全文档簿记登记制度，及时登记文档的归档、借阅、归还、销毁等相关事宜。 注重文档资料的平时维护，经常检查文档的保管情况，及时发现保管隐患，提出补救措施。 接受领导及相关部门的监督、检查，逐步完善文档管理工作制度，确保文档安全和方便利用，提高文档管理工作水平。 相关工作人员应注意各类文档资料的及时收集、整理。 文件归档的形式与范围 形式 文书资料以A4版式为统一尺寸，图纸宜采