高效办公法综述.ppt

吉越高效办公法Yosikosi High Performance Method 商界评论REVIEW 吉越高效办公法 真正用于工作的时间，只有60%，甚至不足一半 “内部工作确认书”、“内部联络单”、“集中精力工作室”和“集中工作时间段” 一、 白领工作效率低下 的原因和解决办法 在接到上司需要书面资料的命令后，立即抽时间写出提纲或一部分内容，及时交给上司过目，同时进行后续内容的编写。当然能尽快写出全部最好再交给上司之后，自己还能干其他的工作 。 解决方法之一：个人工作内容确认书 第一步： 让所有的部下将自己所担负的工作， 写在一张纸上，内容越细越好。可以列出 很多条，每一条涉及一件事。这件事，必 须用红、黄、绿、黑四种颜色中的一种， 确认自己。 绿色：最容易干、最愿意干的工作；黄色：不容易干，但愿意干的工作；黑色：容易干，但不愿意干的工作；红色：既不容易干、也不愿意干的工作。 第二步： 同本人再次确认绿色和黄色的工作 内容，使白领对完成这些工作自信无误。 第三步： 将标定黑色和红色两种颜色的工作， 在全部门重新做一次公开认领，使之成 为绿色和黄色。剩下的谁也不认领的工 作，由管理者指定。 第四步 ： 按照工作的重要度，给每件工作定 下一定的分值。确定分值，属于管理者 个人的权利，无需同部下商量。 第五步： 将工作内容、认领者、分值等，汇 集在一张大纸上。挂在办公室最醒目的 地方，任何人都能“看得见”。 只要做到了这一步，那些平时靠耍嘴皮子、投机取巧过日子的员工，就会自缄其口，变得老实起来。因为在那张纸张，充分暴露了自己。原因是，绝大部分的工作，都是自己认领的。同时，对于一件工作，究竟应该由谁来完成，一目了然。 有的部门，还在那些工作的后面，添上了需要联系的部门，对减少内耗，起了非常重要的作用。 解决办法之二： 决定每件工作的完成时限 解决办法之三： 决定每天留下的自由时间 只有明确、真实地看得见自己的工作，才能决定完成时限。 解决办法： “集中精力工作室” 吉越设立一间集中精力工作室，是受了图书馆的启示。 有了这样一个空间，在上班时间，想避开办公室里的干扰，集中精力工作，就变成了可能。 解决办法： “努力工作时间段” “努力工作时间段”的时间，设定在下午1点到3点的两个小时。 进入努力工作时间段，社内员工，禁 止外出，关闭手机，禁止讲话和找人个别 谈话；每个白领，都必须静静地坐在自己 的办公桌前，默默地、集中精力做自己的 工作。 在开始实行“努力工作时间段”的前一个月，要求每个白领，向与自己工作有关的外部客户讲清楚，求得外部客户的理解和支持，尽量不在这个时间段来电话。进入“努力工作时间段”时，关掉所有办公桌上的内、外线电话，只留下一部外线电话，由一位事务员在专门房间接听，除了非常紧急的客户对应之外，一律记下来，在下午3点之后，转给当事人自己回答。 在没有实行“努力工作时间段”之前，很多白领都在抱怨，做自己工作的时间太少，在上班时间内，很难集中精力做自己的工作。在“努力工作时间段”实行之前一个月，公司不仅在各种场合讲“努力工作时间段”的意义，社长还用了一次专门会议讲述。几乎每位白领都表示赞同。可是，在真正实行的开始阶段，明着反抗的、暗中抵制的，恰恰就是那些抱怨最多的人。因为要做到这一点，每个白领，必须将自己只有决定的工作时间，放进公司规定的时间内，觉得非常不自由 用吉越社长的话说： 很多东西，其实就是个习惯， 只要习惯了，就觉得正常了。 多菱部香港分社社长作息时间表（如有外出，视情况调整） 二、 工作产量的决定因素在于效率 工作产量的真实定义应该是： 工作的产量=能力×时间×效率。 怎样才能提高白领的工作效率呢？除了前面所采用的设立“集中精力工作室”和“努力工作时间段”这样的措施，以及极少减少不必要的工作内容等之外，就是对每一件工作，都设定一个完成时限 。 最现实的想法应该是： “如果要留下自由时间，工作效率只有提高” 三、 斩断“但是”的黑手 深深体会了管理 中国员工的难度 最主要的还是日本企业管理者，在使 员工养成好习惯，或贯彻落实规章制度 和下达命令时，敢于使用自己的权威， 斩断“但是”的黑手。 “但是”的后面，虽然有一大堆听 起来非常充分的理由，却明显地带着 “无法执行”或“我无法执行”的痕迹。 “但是”就像一只黑手，拽出一道挡住命 令无法顺利执行的壁垒：“但是”实际上 是用于“巧妙地对抗上司，维护惰性”的