一个很实用的方法设置数据的有效性.docVIP

数据的有效性----设置输入条件在很多情况下，设置好输入条件后，能增加数据的有效性，避免非法数据的录入。如年龄为负数等 。那么有没有办法来避免这种情况呢？有，就是设置数据的有效性。设置好数据的有效性后，可以避免非法数据的录入。下面我们还是以实例来说明如何设置数据的有效性。1. 设置学生成绩介于0----100分之间。 图片1.png (7.79 KB) 2008-5-12 06:51 图6-4-1 假设试卷的满分100分，因此学生的成绩应当介于0----100分之间的。我们可以通过以下几步使我们录入成绩时保证是0----100分之间，其它的数据输入不能输入。第1步：选择成绩录入区域。此时我们选中B3：C9 。第2步：点击菜单 数据 ―有效性，弹出 数据有效性 对话框。界面如图6-4-2所示。 图片2.png (29.48 KB) 2008-5-12 06:51 图6-4-2 在图6-4-2中的默认的是 允许任何值 输入的，见图中红色区域所示。第3步：点击 允许 下拉按钮，从弹出的选项中选择 小数 。（如果分数值是整，此处可以选择整数） 图片3.png (7.75 KB) 2008-5-12 06:51 图6-4-3 选择后界面如图6-4-4所示。在图6-4-4中，数据中选择 介于 ， 最小值：0 ，最大值：100 。 图片4.png (19.74 KB) 2008-5-12 06:51 图6-4-4 第4步：点击确定按钮，完成数据有效性设置。下面我们来看一下，输入数据时有何变化。见图6-4-5所示。 图片5.png (20.12 KB) 2008-5-12 06:51 图6-4-5 从图中可以看出，我们输入80是可以的，因为80介于0----100之间。而输入566是不可以的，因为它不在0----100之间。此时，点击 重试 按钮，重新输入，点击 取消 按钮，输入的数据将被清除。第5步：设置输入信息在数据有效性对话框中，点击 输入信息 页，打开输入信息界面。如图6-4-6所示。 图片6.png (18.72 KB) 2008-5-12 06:51 图6-4-6 设置好输入信息后，我们再来看输入数据时，界面有何变化。如图6-4-7所示。 图片7.png (9.35 KB) 2008-5-12 06:51 图6-4-7 从图中可见，输入时多了人性化的提示，而这个提示信息就是我们刚刚设置的内容。第6步：设置出错警告在数据有效性对话框中，点击 出错警告 页，在出错警告页我们可以设置警告信息。如图6-4-8所示。 图片8.png (21.81 KB) 2008-5-12 06:51 图6-4-8 设置好后，我们来看一下输入错误时，有何提示。如图6-4-9所示。 图片9.png (18.99 KB) 2008-5-12 06:51 图6-4-9 从图中，我们可以看出 出错警告 也可以人性化设置。2. 设置性别只能输入“男，女，未知”详细的设置略，关键地方见图6-4-10所示。 图片10.png (28.91 KB) 2008-5-12 06:51 图6-4-10 说明：1. 允许：序列。2. 来源：输入“男，女，未知”，标点要求是英文半角状态。设置好后，不仅能限制输入内容，而且右边还多了一个下拉按钮，下拉列表为这3项。如图6-4-11所示。 图片11.png (2.45 KB) 2008-5-12 06:51 图6-4-11 另外，我们除了可以直接在“数据来源”中输入选中选项数据外，还可以直接引用当前工作表的连续单元格区域作为数据源，其操作方法相同，不再赘述。 3. 控制产品编号的输入如果用户为了统一产品编号的输入，要求录入者只能输入8位的字母“A”开头的编号，同样也可以通过“数据有效性”来进行控制，设置步骤如下：第1步：选择数据源：A3：A8。如图6-4-12所示。 图片12.png (13.49 KB) 2008-5-12 06:51 图6-4-12 第2步：打开有效性对话框，并按下图进行设置。图6-4-13所示。 图片13.png (27.14 KB) 2008-5-12 06:51 图6-4-13 经过上述设置后，用户在A3：A8区域中输入数据时，只能是“A”开头，并且必须是8位，否则不能完成输入。注：数据有效性只对用户直接输入的数据有效，而对于复制粘贴、查找替换的数据是无法控制的，因此大家在使用时一定要注意。