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归档文件——文书档案 三、归档文件的整理 目录内容的填写 （3）对不能揭示文件内容的题名（如函件、转发文、会议记录等），可根据该文件内容重新标明，外加一个括号； 举例：某份文件标题为“通知”，其内容为关于加强防洪救灾工作的，题名应为〔关于加强防洪救灾工作的〕通知 （1）正本在前，定稿在后； （2）正文在前，附件在后； （3）原件在前，复制件在后； （4）转发文前，被转发文在后； （5）文件处理单（办文单）归档的应放在正文之后 2.件内的排列 三、归档文件的整理 （二）“件”的装订 装订材料的要求：四不 不易氧化和腐蚀 不生虫霉 温度高时不易失火 不增加体积 装订方式要求：四性 原貌性 牢固性 可逆性 复印及扫描可操作性 3.装订方式的选择 三、归档文件的整理 （二）“件”的装订 （1）10年保管的文件，可保持原貌，不再拆开重新装订。??? （2）永久、30年保管的文件，采用不锈钢夹装订法，即采用不锈钢夹进行装订。为减少厚度，应错位装订。这是我省目前推荐采用的装订方法。 4.具体装订方法 三、归档文件的整理 （二）“件”的装订 ?? （3）太薄或过厚文件的处理：对于太薄或过厚的文件，如果使用钢夹、细线绳、或封套装订不方便时，太薄的可以使用少许浆糊逐页进行粘贴，过厚的可以采用粗线绳按照以往案卷的“三孔一线法”进行装订。 三、归档文件的整理 （二）“件”的装订 4.具体装订方法 三、归档文件的整理 “件”的装订 2 “件”的归类 3 “件”的排列 4 “件”的编号 5 “件”的编目 6 “件”的装盒 7 “件”的确定 1 件的划分准确 便于保管利用 归类准确 分年度 分机构 分问题 分保管期限 （三）“件”的归类 三、归档文件的整理 文件归类是按立档单位的分类方案将归档文件归类（或分类）的过程，无论采取何种分类方案，都应采取年度、机构、问题、保管期限这几个标准中的部分或全部。 分年度 三、归档文件的整理 文件有多个时间特征的判定 一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期，签发日期、批准日期、会议通用日期、发布日期、发文日期和收文日期等等。分年度时，一般为说应以文件签发日期（即落款日期）为准，以此来判定文件的所属年度。 （三）“件”的归类 分年度 三、归档文件的整理 文件有多个时间特征的判定 对于计划、规则、总结等内容涉及不同年度的文件，《规则》取消了原有的按针对年度归档的做法，统一规定按文件落款日期（即签发日期）判定文件的所属年度，以进一步简化分类中的要领和操作。例如：2000年形成的《从2001—2005年的工作规划》应归入2000年度；2003年形成的《2002年工作总结》，应归入2003年。 （三）“件”的归类 三、归档文件的整理 几件文件作为一件时“件”的日期的制定 正本与定稿，原件与复制件，来文与复文等也可作为一件时，应以装订时排在前面的文件的日期为准。具体地说，正本与定稿为一件，以正本为准确性；正文与附件为一件，以正文为准，转发文与被转发文为一件，以转发文为谁；来文与复文为一件，以复文为准。 分年度 （三）“件”的归类 三、归档文件的整理 跨年度形成文件的判定 机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度形成文件。这样的文件往往统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。两个年度形成的会议材料，统一在闭幕年归档。如跨2002年、2003年两个年度形成的文件材料，统一在闭幕年归档，即2003年整理归档，归类时这些文件材料也都归入2003年度。 分年度 （三）“件”的归类 收文原则是那个科室办理的归入那个科室，不能形成是办公室收的文，都归入办公室这个机构内。我省一般规定机关单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归档文件归入该类保存。有的临时机构是与该立档单位某一内部机构合署办公，那么形成的文件应归入该内部机构类中。 一定要注意归类的一致性，主要是指各年度及同一年度中的分类方法应一致。如综评文件归入办公室，第二年仍归入办公室。 三、归档文件的整理 分机构 （三）“件”的归类 分问题 三、归档文件的整理 综合性文件归入综合类，专门性材料归入有关各类。 涉及两个以上问题的，归入主要类目，没有侧重的，归入综合类。 注意归类的