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关于我市各区人社部门及区属企业档案管理情况的调查报告 市人力资源和社会保障档案管理中心 为进一步加强企业职工人事档案的规范管理工作，省人社厅于2012年下发了《关于进一步加强企业解除劳动关系人员档案管理工作的通知》，文件要求：企业职工因调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等原因与单位解除劳动关系的，应由职工所在单位在1个月内将其档案转交其新工作单位或同级人力资源社会保障档案托管部门进行统一管理；解除劳动关系人员档案不得由本人管理。单位或个人需在规定时间内到人力资源和社会保障同级档案管理部门办理档案托管业务。托管档案需具有原单位封条，且封条完好，档案材料不得涂改、伪造、抽取、撤换、缺项等。但在日常工作中经常会遇到个人携带本人未粘贴封条的档案前来存档的问题，近几个月，原区属集体企业个人存档的问题较为突出。为进一步掌握各区企业职工档案管理情况，准确把握产生问题的原因，我们对四区档案管理情况进行了调查，通过收集材料、统计数据、问卷调查、实地走访、座谈、电话咨询等方式从四区人社局、区属集体企业及职工个人三个层面进行情况调研，现将调研情况报告如下： 一、基本情况 （一）档案分布情况 据各区上报的统计数据看，四区人社局目前管理档案4417册，有关情况见下表： 项目 区属企业数量 （户） 职工人数 （人） 区管理档案数量（册） 企业管理档案数量（册） 向阳区 84 4156 1467 2689 前进区 26 不详 285 不详 东风区 41 不详 573 不详 郊区 72 3864 2092 不详 合计 223 8878 4417 2689 据查我市1993年经济统计年鉴，截止1992年末各区集体所有制、其他所有制企业职工人数为21207，具体情况见下表： 项目 区属企业数量 （户） 职工人数 （人） 向阳 109 3692 前进 64 3341 东风 48 3723 郊区 113 5762 永红 95 4689 合计 429 21207 结合统计数据及目前情况推断，至少超过1万人的档案仍保管在各企业或个人手中。根据掌握的情况，企业职工档案有由原企业厂长、经理、劳资等专人管理的，郊区对区属没有管理能力的企业职工档案予以集中管理，各区都有档案散落在个人手中的情况。 （二）各区人社局档案管理工作开展情况 在调查中发现各区的企业职工人事档案管理工作开展的参差不齐。有的区管理人员、场地、经费一应俱全，档案管理制度健全，管理规范、服务到位，有的区却不尽人意。各区情况如下： 1．机构设置、人员配备情况：郊区人社局成立了档案管理领导小组，配备了3名专职档案管理员从事日常档案管理工作；其他各区有由退休返聘人员、协理员或兼职人员管理档案的情况。 2．硬件设施情况：郊区人社局设有专门的档案库房，实现了办公室、阅档室、档案库房三室分开，档案库房配置了温度计、湿度计、灭火器、驱虫剂等专用用品，做到六防管理；有的区没有库房，档案放于办公室，有的库房面积较小。 3．档案管理情况：多数区人社局及企业对所保管的人事档案没有按要求进行分类整理，在日常管理上采取的措施也不到位。有的区未对区属改制、关停、倒闭企业提出过档案管理要求，关停、倒闭的不具备档案管理条件和资质的企业仍继续保管档案。 4．经费投入情况：郊区人社局通过收取档案管理费，保证日常必要的经费支出；其他各区没有收取档案管理费，资金投入较少。 5．制度建设及落实情况：各区都建立了档案收集、查借阅、转递等制度，郊区人社局制度落实情况较好。 二、存在的问题 （一）档案管理硬件环境设施还难以适应工作需要。一是硬件环境上不能满足档案管理需要。具体表现在没有符合建设标准的库房，现有库房容量不足或无专用档案库房、不能做到办公、阅档、库房三室分开。有的区反映办公场所紧张，档案没有地方存放。二是安全保护设备设施不齐全，无法按八防标准进行日常管理，档案的安全性无法保证。工作中，接收区里转递过来的档案时，工作人员易出现皮肤红肿、骚痒，嗓子疼痛等现象，说明档案所携带的细菌、病毒多，与日常的防菌、防霉工作不到位有直接关系。 （二）档案管理职责不清，随意性强，违反档案管理及转递有关规定问题严重。区属企业改制为私企业，对档案管理的重视程度逐渐弱，职工档案无人问津。 企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门。国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法转递档案应通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法 9