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办公管理制度
办公管理制度
一,办公室管理制度
公司各办公室是公司办公专用场所,办公室实行统一安排制度,办公场所任何人不得非法占用或挪作他用。
员工必须按时上、下班,严禁迟到、早退、无故旷工。
办公室应保持室内干净、整洁,窗明几净,办公室内一切物品必须摆放整齐,各部门应安排好卫生值班人员。
员工上班时间集中精力,兢兢业业,严禁做与工作无关之事,办公时间内严禁玩游戏、闲聊或喧哗。
讲话要文明,态度要和气,言行要礼貌,对待顾客及其他外来人员要热情。
办公时间客人来访,属公务活动的可在办公室或会客室接待,但不要影响他人办公。私人事务不得在办公场所接待,不得时间过长。
在办公时间内离开办公室的,要向部门领导说明去向和返回时间,部门领导不在时,向行政办说明。
对各种重要的内外来电,要做电话记录并及时向上级领导汇报。
离开办公室要锁好抽屉、关门。下班离开办公室之前,必须关好门窗、电灯、电脑和空调。
员工应保守企业机密,相关文件必须妥善保管,严防泄漏。不得在公共办公场所讨论涉及公司机密的问题。
二,公司图章管理制度
公司的图章分为公章、部门章和专用章三种。公司经政府有关部门批准刻有“广州南沙经济技术开发区建达建设监理咨询有限公司”公章一枚,代表公司的权力责任,具有法律效力,用于内部管理及对外文件来往,由行政办掌管;公司各职能部门经公司最高管理者批准均刻有部门章一枚,仅用于公司内部文件往来,代表部门的权利责任,对外不具有法律效力,由各部门负责人掌管;公司根据工作需要刻有专用章四枚:“建达监理文件修改”章、“保密”章、“受控文件分发号”章及“已合同评审”章各一枚(均为方形),限于公司内部用于文件标识。另,公司可根据监理项目实际需要刻专项项目监理部章若干枚。专项项目监理部章在使用前必须向相关单位发出启用通知,同时声明其生效的范围及条件。专项项目监理部章在取消时必须向原已发启用通知的单位发出取消通知。项目监理部章由项目监理部负责人掌管。
除“已合同评审”章由综合经营部控制使用外,其余专用章均由行政办负责人负责控制。所有印章均盖红色印。
盖公司公章须履行手续。凡需加盖公司公章的文件、证明、合同、协议等材料必须由公司经理审核签字同意方可盖章。经办人必须将所盖章文件、证明、合同、协议、工程资料等的名称、编号予以登记,由申请盖章人签名。
需盖公司公章的文件、证明、合同、协议、工程资料等,凡须填写的内容必须填写好,无某项内容处须划 ,需签字的地方必须先签好字。
公司所监理的建设项目的工程资料须盖本公司公章的,须由该项目的本公司监理人员送来,若因特殊原因不能由该项目的本公司监理人员送来,可封装后贴项目监理部负责人签字的封条由有关单位人员送来,同时由项目监理部负责人另写具请求盖章证明。盖章前必须核对签名人的签名样式。请求盖章证明必须留存,至该项目监理部负责人回公司在申请盖章登记表上签字后才可销毁。
工程资料上若同时需要其他单位盖章,须按单位名称排列顺序,排在前面的单位盖章后(建设单位除外),才盖本公司公章。
工程资料上应有“公章”、“盖章”等字样才予以盖章。
盖章时必须在指定位置盖章。不得在空白纸及其它无关纸张上盖章。
不得将公司图章在软塑材料上印模,不得私刻公司图章。
公章不得转交他人,不得一人单独携带出外。
公司图章移交必须履行移交手续,由指定的接收人签字。
公司图章的销毁必须按有关规定由专人履行,并有规定的见证人见证。
三,收发文管理制度
收、发文均采用《收(发)文登记表》进行登记,但收文登记与发文登记须分开(转发文件可直接在收文登记表上登记),发文登记表将《收(发)文登记表》上的“收”字划掉,收文登记表则将《收(发)文登记表》上的“发”字划掉。
(一)收文
收文手续必须由指定人员履行。
文按照“收文”类资料进行登记、编号、分类归档。收文后必须根据其内容及时作出处理。
以“广州南沙经济技术开发区建达建设监理咨询有限公司”为收件人的公文、信函、传真等必须转交行政办负责人开封、处理。凡参加会议、从上级部门带回文件或各部门直接收到的外来文件,应交行政办,按收文程序处理。
当送达的文件为复印件时,一般要求送达单位出示原件,收文人员在核对复印件与原件一致后在所收到的复印件上注明“经核对与原件一致”并签名;若送达单位已在复印件上注明“与原件一致”及原件所在处并盖章,则可在收文登记表上注明“有效复印件”。若送达单位无出示原件,则必须在收文登记表上注明所收到的为复印件。
需要转发的文件按文件性质、内容、针对对象、时间期限进行转发,必要时要发转发通知。转发的复印件应盖章并注明原件所在处。转发文件的发文登记可在该文件的收文登记项下登记。
保密文件由公司总经理确定保密范围。
(二)发文
1.公司发文由行政办办理手续,项目监理部发
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