10项目沟通管理辩析.pptVIP

根据沟通管理计划的要求或者对突发的沟通需求做出回应，把项目信息以恰当的方式发送给相关的项目干系人。 * 电子邮件 项目成员间的文本文件、音频、视频文件的沟通 正式的书面文件 正式的记录来沟通关键性的政策和工作程序 即时消息 使团队成员可以实时实地交流 项目状况会议 提供项目状况的更新和工作回顾 电视电话会议 提供身处外地的团队成员参与沟通的媒介 内部网讨论区 与他人随时随地正式地沟通项目状况、进展和目标 项目工作巡演 给客户和项目资助人提供反馈信息 实地沟通 团队与客户面对面地沟通 * * 案例讨论：赵晓东 制订沟通计划 吸纳客户方的老板、业务部门加入项目组。 以客户方的项目经理为日常沟通对象。 确定项目团队内部的信息创建和发送程序。禁止越级汇报；推行内部规范。 加强沟通管理 与财务部沟通，了解该公司的财务制度； 与老板沟通，确认项目成本预算、及成本控制方式。 内部沟通，阐明一致对外的必要性，以项目经理为对外沟通点。 案例讨论：政务软件（1） 某公司根据市场反馈了解到，某市政府职能部门的有电子政务系统的需求。公司在经过市场调研后决定针对某市的一个政府部门启动这个软件项目。在项目的开始阶段，先在项目组内召开2次头脑风暴会议，分析并汇总出初步的设计需求。之后又通过关系，派了一名软件开发人员到该部门进行实地考察用户需求，在经过2个小时的实地考察了解后返回公司。该软件开发员总结出1页400字左右的用户需求调查报告。 案例讨论：政务软件（2） 根据这份报告，项目经理迅速的制定出切实可行的项目设计说明书，并预计3个月完成。 在经过1个月的封闭式开发后，一个潜在客户提出了一个很具体但与当前项目计划相冲突的需求。项目经理带领团队迅速的调整计划，并对已经编写的代码进行更改。将开发计划变更为4个月。 在经过半个月后，客户提出了对一项功能进行重大更改，这个功能的变更将导致已经完成的部分代码重写。 案例讨论：政务软件（3） 由于客户坚持更改，项目经理只能再次的调整计划，并再次对已经编写的代码进行了更改。开发计划调整为5个月。之后新的变更又不断提出。 在经历10个月后，该项目不得不为了争取市场份额提前进入收尾。在软件推向市场后，问题不断报出，进入了一个试用—更改—试用的恶性循环。 思考：该项目的问题主要出在哪里？ 参考答案 除了项目范围管理不善，导致项目范围蔓延之外，项目的沟通管理也存在很大问题。项目经理对前期的客户沟通的重要性认识不足；在人员派遣、时间安排、需求报告确认等方面存在严重失误。 项目在前期沟通的过程中，项目经理派遣一名软件开发人员去了解客户需求，是不完备的。作为一名软件开发人员，不能对项目的整体需求有完整的理解。如以会议形式组织用户代表与项目团队进行沟通会更理想。 参考答案 在项目涉及到多个客户部门时，仅仅一个开发人员是远远不能进行协调多部门客户的需求，这时需要项目经理或公司领导出面与用户的主管领导进行沟通，取得在项目实施过程的对用户各个涉及部门间的支持和协调。 沟通不能简单地等同于信息发送。沟通需要达成共识。 要确认对方是否理解了信息，是否认同信息。 案例讨论：老曹的经验（1） 王可很注意观察学习。他发现资深项目经理老曹的工作方法就蛮有效。老曹有事没事就喜欢到项目组成员的办公桌前转悠，闲闲地问几句，项目做得怎么样了，有什么困难吗之类的话。如果项目成员表示确实遇到问题，老曹就立马坐下来，开始侃侃而谈地分析问题。学数学出身的人，往往思路很清晰，经他一说，正在迷茫中的项目组成员经常做出一副茅塞顿开的样子。他的项目组成员时不时嚷嚷：“我们经理又发电子邮件要求交东西了。你做完了吗？没有啊，我也差点，只好加班了。” 案例讨论：老曹的经验（2） 别说，老曹的项目基本上都能保质保量地完成。王可决定好好向老曹请教请教。 老曹是个爽快人，他很坦诚地跟王可说：“少数人靠自觉，多数人靠监督。要是对项目进度抓得不紧，一会儿松一会儿紧，截止日期快到了才发现进度比想象慢得多，以后的工作自然很被动。咱们项目经理要定期和项目成员建立沟通，不仅容易发现当前存在的问题，很多潜在问题也能暴露出来。在项目中出现问题并不可怕，可怕的是问题没被发现。” 从沟通管理的角度而言，你认为老曹的沟通方法有什么可借鉴之处？ 参考答案 为保证项目进度质量，需要进行有效的人力资源管理和沟通管理。 根据“复杂人”人性假设理论，人既有自我实现自我成就的意识，也有逃避困难、懒惰的意识。老曹认识到员工普遍存在的惰性， 注意了适时督促。 从沟通来看，采用了多种沟通方式 ：书面沟通与口头沟通相结合。主动沟通，而不是被动沟通。 参考答案 老曹不是等项目成员汇报，而是采取走动管理方式，主动向项目成员了解情况。从心理学角度来讲，下级为了避免给上级留下“社会无能”的印象，会有意无意地将自己的缺点、工作