内部控制-销售循环.docVIP

○○科技股份有限公司 銷售及收款循環 文件編號：SA  ○○科技股份有限公司 銷 售 及 收 款 循 環 目 錄 文件編號 文件名稱 發行版次/日期 A B C D E SA-01 業務員管理作業 2000/11/1 SA-02 客戶徵信及管理作業 2000/11/1 SA-03 報價作業 2000/11/1 SA-04 訂單處理作業 2000/11/1 SA-05 代理銷售作業 2000/11/1 SA-06 交貨作業 2000/11/1 SA-07 押匯作業 2000/11/1 SA-08 佣金收入請款作業 2000/11/1 SA-09 應收帳款作業 2000/11/1 SA-10 收款作業 2000/11/1 SA-11 客訴處理作業 2000/11/1 SA-12 銷貨退回作業 2000/11/1 SA-13 銷貨折讓作業 2000/11/1 業務員管理作業 1. 目的： 制定業務員之管理程序，以追蹤營業目標達成狀況。 2. 範圍： 本作業適用於業務人員之日常作業之記錄及業務會議之召開等。 3. 內容： 3.1.流程圖號：SA-01-01F 3.2.程序說明： 3.2.1.業務單位應依據每日作業與拜訪客戶情形等相關資料，編製〝weekly report〞，送呈權責主管核閱，以確實掌握市場動態及客戶往來情形。 3.2.2.業務單位應不定期依據所蒐集之商情資訊及業績達成狀況等相關資料，召開業務會議，分析業績執行與目標差異原因，並擬定處理對策，俾利業務人員作業之依循。 3.2.3.業務人員應定期依〝Performance Evaluation〞執行自行評估績效，並呈權責主管評核，俟完成，〝Performance Evaluation〞由業務單位主管存查，作為業績檢討及業務人員績效考核之依據。 3.3.控制重點： 3.3.1.業務單位應定期召開會議，檢討業務狀況及討論市場動態。 4. 附件：CoAsia Weekly Report Performance Evaluation 5. 參考文件：無。 客戶徵信及管理作業 1. 目的： 瞭解往來客戶之信用狀況，保護交易之安全，以防止呆帳之產生及維護公司權益。 2. 範圍： 2.1.本作業程序適用於客戶資料之建檔管理、信用調查、授信額度之決定及日後變更基本資料、授信額度或交易條件之處理。 2.2.〝客戶基本資料表〞適用範圍說明： 新增：新接洽之客戶進行基本資料之建檔。 修改：舊客戶基本資料變更，擬修改檔案資料。 2.3.〝客戶授信申請表〞適用範圍說明： 首次授信：新接洽之客戶申請信用額度。 當次超額授信：出貨超出信用額度時，申請當次超額授信出貨。 變更信用額度或付款條件：視與客戶往來情形及客戶財務狀況擬嗣後變更信用額度或付款條件。 3. 內容： 3.1.流程圖號：SA-02-01F 3.2.程序說明： 3.2.1.業務單位接洽新客戶時，應填立〝客戶基本資料表〞，填妥客戶之基本資料，並初步擬定交易條件，呈請權責主管核准。 3.2.2.若採L/C或預收貨款交易者，業務單位於〝客戶基本資料表〞呈請權責主管核准後，應將正本分送財務單位，據以審核授信及收款狀況，影本則逕行順序歸檔存查。 3.2.3.若非採L/C或預付貨款之交易方式者，業務單位應另行填立〝客戶授信申請表〞註明建議額度，連同〝客戶基本資料表〞及相關資料，一併經單位主管簽核後，送交財務單位審核。財務單位經調查並評估客戶資金狀況後，填註建議額度，轉呈權責主管核定。 3.2.4.俟權責主管核定授信額度後，〝客戶基本資料〞及〝客戶授信申請表〞正本交財務單位，據以審核授信額度及收款情形，影本則由業務單位存查。 3.2.5.業務單位擬變更客戶授信額度或交易條件時，應填立〝客戶授信申請表〞，檢附與客戶往來記錄及相關資料，經呈單位主管核准後，依上述3.2.3.～3.2.4.程序辦理。 3.2.6.業務單位接獲客戶通知基本資料變更時，應填具〝客戶基本資料表〞，註明變更項目，經呈權責主管核准後，正本送交財務單位存查，影本則由業務單位存查。 3.3.控制重點： 3.3.1.客戶之付款條件及授信額度應經適當核准。 3.3.2.業務單位應定期蒐集往來客戶營業狀況及財務資訊，以適時評估客戶信用狀況及更新授信額度。 3.3.3.客戶之授信額度及交易條件改變之申請應檢附相關文件，且經適當核准。 4. 附件：客戶基本資料表 客戶授信申請表 5. 參考文件：無。 報價作業 1. 目的： 制訂報價處理作業程序，以確保對客戶報價均