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档 案 管 理 制 度 一、公司档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，即公司文书档案由办公室集中统一管理，档案（已交办公室的除外）分别由各有关部门管理，以便于及时利用，维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、主办人员负责将其中已办完的文件、资料及时归档。 二、公司办公室设立专门的档案工作接受上级部门档案处的业务指导、监督和检查，负责管理公司的文书、科技（部分）、档案，其任务是： 1、搜集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案； 2、积极开展档案的提供利用工作； 3、进行档案鉴定； 4、进行档案统计； 5、保管部分科技档案； 6、认真学习《中华人民共和国档案法》有关规定和档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。 三、归档的文书包括： 1、公司重要的会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩及全公司的规章制度）。 2、公司与有关单位的来往信件、各种协议、合同等； 3、公司制订的计划、统计、预决算、工作总结； 4、国际交流和合资企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料； 5、公司各部门的发文； 6、本公司的请示与上级机关的批复。 7、各种批准证书、文件原件的档案。 8、本公司职工劳动工资、福利方面的文件材料。 9、公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等资料。 10、各种说明书及保修卡原件档案。 11、其它价值要求备存资料的档案。 二、档案管理要求 1、归档的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。 2、在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列； 3、案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种； 4、按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表； 5、全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录，并形成电子档案； 6、严密保守资料档案的秘密，各类档案未经主管领导同意不得擅自由他人查阅及外借。 7、根据档案的性质做出月、季、年度整理并写出书面报告，做到各种信息完整准确系统。 三、档案的借阅 1、公司人员需借阅档案，要经办公室负责人、总经理批准并办理借阅手续。 2、借阅时间，一般档案最长不超过5天，密级档案最长不超过一天。特殊情况必须经总经理批准可适当延长。 3、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，必须爱护档案，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借遗失，如确属工作需必须摘录和复印，凡属密级档案必须由总经理批准方可摘录和复制。 　 文 印 管 理 规 定 一、公司高管给文件的打印、复印工作由秘书督察室负责。各厂、部、室的文件打印由各部门自行负责。 二、各厂、部、室复印的所有文件须填写打、复印申请单，经办公室负责人签字方可打、复印。 三、私人资料，外部单位文件原则上不得在公司打印、复印，以免影响公司的正常工作。如确需打（复）印的资料，要收取打（复）印费。 四、打印室所用纸张由办公室保管员清点交打字员，每季度和打字员核对一次，核对的依据以打、复印申请单为准。 五、对董事长、总经理和其他高管级领导打印的急件，打字员可直接填写申请单，打、复印后由办公室负责人审核补签，方可有效。 六、打印室人员应树立严格保密观念，不得随意将打印、复印中有关商业秘密和公司管理中须保密的事项透露给他人，不得载留任何文件。 七、因纸张管理不严，季度核对造成误差、短缺的纸张由打字员负责。 文件资料的收、发、办存制度 一、收文程序 1、值班室收到的文件资料和公司外出人员带回的文件、资料，须经办公室整理拆封后由文案员登记转交办公室签批办理，急件立即送达，普通件一日内送达。 2、领导批阅后的文件，由文案员取回遵照领导批示，送交各有关部门办理或存档。 二、发文程序 1、公司行政日常公文传递一律使用签报管理，各部门公文需经过办公室中转，经办公室审核后报领导批示，办公室根据领导批示意见分类处理各类公文。（集团公司下发各部门（或子公司）的特殊文件，经董事长或总经理签发，办公室登记后下发，下发的文件由文案员负责送达各部门，并填写收文回执。） 2、日常公文通过网上下发，各部门要每天查看计算机网络下发的新文件，以保证新文件下发的时效性。 3、各部门要做好公司各下发文件的存档，以备查用。 三、传阅 文件资料或有传阅价值的重要信息等，必须交文案员登记，并交办公室主任（或专职秘书）按阅件类别签批后，进入传阅渠道。一般顺序：董事长——总经理——副总经理——承办人——归档。如有急件也可以跳跃顺序阅办。送给董事长或总经理