监理通信息系统应用管理办法(参考模板).docVIP

济南中建设计院有限公司 监理业务信息化管理办法 文件编号： 编 制 人： 批 准 人： 版本/版次： 生效日期： 2014 年 10 月 1 日 目 录 文件更改页 3 总 则 4 第一章 信息录入管理 5 第二章 账号安全管理 12 第三章 信息化绩效考核办法 13 第四章 附件 14  文件更改页 版本 生效日期 更改描述 更改人 A/0 2014-10-1 B/0  为了规范我司信息系统的使用和管理，有效组织信息数据的录入、维护和应用推广，最终达到提升企业管理水平的目的，特制定此办法，请各部门、项目管理公司各级人员遵照执行。 总 则 企业信息化是“一把手”工程，由公司主要领导担任信息化负责人，公司成立由各相关部门领导参加的信息化小组。公司信息化主管部门：合约部。信息化推进工作纳入公司周例会内容。 信息化推进包括三方面工作：前期初始化（数据准备）、日常数据维护、应用推广。数据录入，尽量安排由职能部门承担，减少生产一线人员的压力。 企业信息化实施过程就是企业内控体系逐步完善的过程，因此企业信息化推广将分阶段开展，推广进度与企业内控体系建设和人力资源团队素质密切相关。 企业信息化工作将纳入部门考核、员工考核、评优工作中，纳入个人和部门的工作报告。 信息化推进主要岗位设置： 1）企业信息化负责人：由公司主要领导担任，负责信息化资源协调、考核。 2）部门负责人：对部门管辖范围的信息化负责，及时审批系统中提交的事务；向分管领导和系统管理员及时反馈信息化改进意见。 3）关键用户：主要的信息录入和软件操作人员，如部门资料员、项目部信息员。 4）系统管理员：负责与软件开发单位联络，收集各部门使用意见，跟踪解决使用过程存在的问题，汇总信息化实施情况。 6、要求：机关人员每天至少登录2次，项目部信息员每天至少登录2次，其它项目部人员，每周至少登录3次。机关关键用户每周全面检查、核对一次系统上的数据。部门信息化负责人每月一次，检查数据录入质量。 7、沟通机制：部门信息员、资料员，每周向部门负责人汇报一次信息化情况；系统管理员每周四汇总一次各部门反馈的使用意见，形成台账，反馈给软件开发单位统一回复。 第一章 信息录入管理 经营管理信息录入 序号 模块/菜单 菜单 录入人 责任方 督促检查 1 客户管理 客户信息 经营部资料员 经营部经理 分管领导 2 投标管理 投标评审 经营部资料员 经营部经理 分管领导 3 投标信息 4 投标结果 5 竞争对手 6 投标保证金台账 经营部资料员 经营部经理 7 合同管理 合同登记 经营部资料员 经营部经理 8 补充协议登记 经营部资料员 经营部经理 9 合同移交 经营部资料员 10 资质管理 职称记录、员工获奖、专业资质、 经营部资料员 经营部经理 分管领导 11 公司证书 公司证书 经营部资料员 经营部经理 分管领导 说明： 经营管理模块中客户管理、投标管理、合同管理、资质管理、公司证书菜单，由系统管理员对经营部关键用户进行授权。 投标评审：投标报名前完成录入。 投标结果：投标结果公布后1周内，由相关人员提交投标结果信息（或发内部邮件）给资料员；资料员根据“投标时间”，每月核对一次，主动补齐已过“投标时间”的投标信息。 合同与投标项目的关联：由经营部关键用户在中标结果菜单下操作、检查。 合同与监理项目的关联：工程和合同关联，由工程部负责，经营部配合，关注没有关联工程的合同和没有关联合同的工程记录。 合约管理 序号 模块/菜单 菜单 录入人 责任方 督促检查 1 合约管理 合同开票 经营部资料员 合约部经理 分管领导 2 监理费到账 3 合同结算 4 合同终止 5 合同质保金台账 经营部资料员 合约部经理 6 备案管理 分支机构备案 XX XX部经理 7 项目备案 XXX XX部经理 8 合同移交 XXX 说明： 合同开票：合同开票完成前（或后）完成录入（由合约部到财务部领用发票，登记后，再给客户）； 监理费到账：收到财务部通知后，完成录入。 开票记录、到账记录关联：关注先到账后补发票记录。 部门负责人每月底检查一下本月开票记录和到账记录，核对金额与财务数据是否一致，并做好数据维护。 项目管控 由工程部、总工办对项目过程管理进行监管和信息管理。 序号 模块/菜单 菜单 录入人 责任方 督促检查 1