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【2017年整理】行政办公规范手册
大满冠体育 行政办公规范守则
总则
为规范行政办公标准、保证良好的办公环境,提高工作效率,树立公司办公形象标准,特制定本规范;
本守则适用于公司办公室内的所有工作场所;
所有相关人员,需共同遵守,严格执行。
环境及形象规范
1、上班前应调整个人形象,保持个人卫生,着装应符合职业及工作身份;
2、保持办公区域桌面整洁,资料及物品摆放合理有序;
3、办公区域内禁止吸烟,不得在办公桌上摆放零食或在办公桌上吃零食;
4、禁止高声谈论、大声喧哗;
部门通用流程
每日8点25分,按时进行办公室晨会,按《晨会主持表》排列顺序轮换主持;
办公室晨会结束后,各部门按本部要求进行部门早会;
《晨会主持表》顺序即每天值日顺序,当值者应按清洁标准认真清扫办公室;
下班前,各部门按本部要求进行下班总结;
保密规定
涉及薪资管理、供应商信息、价格、利润等商业秘密的计算机应设置密码,人员离开应锁定计算机;
涉及商业秘密的资料、档案等文书,处理后应立即封存;
有无关人员在场时,不得谈论商品进价、销售利润或其它商业秘密;
员工之间不得相互谈论工资;
访客接待规定
有客来访时,距离办公室门口最近的员工,应起身向访客问好,并询问其目的,引导访客至相关部门;
若访客要找的部门或人不在办公室或需要访客等待时,办公室人员有义务引导访客入座并倒水招待;
陌生访客访问总经理时,应询问是否预约,并请示总经理是否接见。
电话管理规规
办公室电话只限用于工作,严禁拨打与工作无关的电话;
接外线电话,应先问您好,并报公司名。
如有下列情况之一者,从重处罚并予以记过:a、拨打商业声讯台;b、私自使用固定电话支付及充值服务;c、拨打长途电话聊天。
计算机安全规定
定期更新杀毒软件及windows安全补丁;不使用远程桌面,不使用有安全隐患的软件,不随意打开来历不明的电子邮件;
不得浏览与工作无关的网站,不得在工作期间使用计算机进行与工作无关的事;
重要文件必需备份至本地服务器、移动磁盘、网络服务器等介质。
如有下列情况之一者,从重处罚:a、下载、安装电脑游戏;b、安装与工作无关的来历不明的软件;c、浏览无关网站造成中毒、木马、系统崩溃者。
办公用品管理规定
办公用品由公司财务统一安排采购并保管,建立办公用品台账,员工签字领用;
低值易耗品使用后毋须归还,但应由财务部控制使用量,避免不合理的频繁领用,节约办公成本;
固定办公设施及可回收办公用品实行责任领用制,领用人必需妥善保管,离职时应归还公司。自然损坏应及时报财务,人为损坏及丢失应赔偿。
各部门资料柜钥匙由各部门负责人保管,通用资料柜钥匙统一摆放放在财务部,部门使用后应马上归还。
如发现在办公用品采购中营私舞弊,采用不正当手段牟取个人利益者,一经发现,立即予以开除,公司保留追究其相关民事责任的权利。
用车规定
除业务部和其它部门必需的车辆使用外,其它情况用车需向总经理申请;
公司不承担任何非公用车造成的费用开支及事故责任;
十、印章管理
公司指定财务部作为印章保管部门,财务负责人作为监印人;
监印人有义务在各部门要求使用印章时审查盖印的文档内容;
因公携带印章外出,必需经总经理同意,并登记带出时间及使用范围。
十二、文书制度
公文收发程序按2008-7-11《收发文管理条例》程序执行;
遇公司重大事件,(如:新店开业、销售新高、重大人事变动、新品牌代理、特殊活动、纪念时刻)应报人力资源部统计,记入《企业史》
十二、奖惩
着装、仪表、化妆不符合职业形象者,予以口头提醒,连续两次提醒仍不纠正者。自第三次开始,予以每次20元处罚;
在办公区域内(自进门起)吸烟者,予以每次20元处罚;
违反每日流程规定,未准备主持会议、晨会迟到、当值不打扫卫生或卫生打扫未达标者,予以每次20元处罚;
无意泄露公司秘密且未造成后果者,予以口头批评;无意泄露公司秘密造成后果的,由总经办讨论决定处罚事宜及责任承担比;
故意泄露公司商业秘密谋利者,承担全部损失责任并立即开除,公司保留追求其民事责任的权利;
使用公司座机拨打私人长途电话者,除责令其承担本次话费外,每次处50元罚款;
使用公司座机进行声讯充值,电话购物等活动,属变相挪用公款行为。公司除追回损失外,并处罚款200元;
使用计算机进行与工作无关的活动,每次处30元罚款,违反第七条第4款者,处100-200元罚款;
未经同意使用车辆作私人用途者,处50元罚款并承担相应里程所有油耗费用;
10、下班时间不关闭计算机、不整理桌椅保持清洁干净者,处100元罚款;
11、违反本制度且无法界定处罚额度者,应将空白罚单报送总经理,确定罚款金额。
十三、本守则自2008年8月
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