房地产公司档案管理制度.doc

档案管理制度第一章??总?则第一条为了加强公司档案的系统管理，实现档案管理的规范化、制度化更好地为公司各项工作服务，根据档案法和公司有关规定，结合公司实际情况，特制订本办法。 第二条凡公司各部门、公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向总公司机要档案室移交，集中管理，任何单位和个人不得据为已有。第二章???档案管理第条公司档案工作实行统一领导分级保管分级查阅的原则其中：一级管理是指公司综合的统筹管理由综合指定职人员负责二级管理是指的档案资料管理工作各指定人员兼职档案管理工作。第条司档案人事的，由员保属工程项目的，由工程保于每季度末档案清单备案留底项目由公司对外签订的经济合同，应保留份原件，财务处各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务保存原件。交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。归档范围外的请示报告由各部门自行保管第条各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导每年对二级档案管理进行一次检查验收。第条各部门向移交档案时，要严格履行移交手续保持相对稳定人员变动应及时通知档案室工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，离职。第章????档案归档范围 第条凡是工作活动具有查考利用价值的技术凭证声电脑荣誉实物均属归档范围及其管理方面的文件材料第章?????第条一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集第条归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。第条任何单位和个人视实际需要留存如特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经同意后妥为保存，以归档，经办部门原稿用毕后仍应送归档并换回。第条第条第条第条第章??档案的分类与编号 第条第条第章??????第条应有存放档案的专门库房，库房具备防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等安全条件，门窗应结实牢固。各部门根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜第条归档资料要进行登记，编制归档目录完善检索工具，以便提供利用分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。库存档案必须图物相符，帐物相符。第条要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。第条做好档案流失的防护工作库房严格遵守档案安全保密制度，第条第章???????保管期限密级第条档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值。第条保期限?文件保存期限除政府有关法令或本其他规章特定者外，依下列规定办理：?永久保存：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及股东会纪录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设计图；(9) 规章； 其他经核定须永久保存的文书。10年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核定须保存10年的文书。5年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书。1年保存：结案后无长期保存必要者。第条公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级，按档案性质、内容不同划分不同密级，并据此界定档案调阅权限。“绝密”文书含：相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其他经济组织的合作合同其他经核定为绝密的文书。“机密”文书含：公司各类经济合同、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要（决议）、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。“密”文件含：公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。“普通”文件含：部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。第章?????档案的借阅管理办法 第条需借阅档案者，均须填写档案调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅第条公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案须经本部门领导批准，档案必须经准方可借阅。借阅非本部门的业务档案须经领导批准档案必须经总经理批准许可方可借阅借阅公司人事、财务档案须经总经理批准方可借阅。第条借阅档案必须严格履行登记手续，档案管理员依据《档案调阅审批单》，为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。归还的档案要进行检查、清点，。如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。第条普通如特殊情形欲延长调阅期限，应按调阅程序重新办理第条第章??????第条每年对档案进行一次清理清除不必要保存的料对破损和褪色的料进行修补和复制第条第条销毁时要有二人以上监销，在清册