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5S的目视管理（职能业务部门） 尚和管理咨询 快速检索文件，如何编码？ 补充资料 5S第一步 接下来，按照5S的要求，对保留下来的物品，按照使用的频率、消耗的数量等规则，制定了物品摆放位置和数量标准，使所有的物品都有了一个属于它自己的家。 在具体的实施过程中总会遇到各种各样的问题，需要临时采取对策，而一个人解决不了的问题向上一级汇报，根据决策落实。 最后，对照计划与目标，寻找差距，分析原因，重新制定措施并整改。做完这些，我们对每天所处的工作环境突然产生了一种陌生感：拥挤的工作区域变宽敞了，杂乱的办公桌、文件柜变得有序了，滋生细菌的卫生死角也变清洁了。面对我们的工作成果不由人产生一种成就感与自豪感。 为了维护我们得来不易的劳动成果，保持我们的现状，杜绝死灰复燃，从一开始就制定定期清扫的标准、要求和方法，并安排人员监督检查，结合工作绩效进行考核。 5S第一步 办公室南面 第一次整理 第二次整理 第三次整理 5S第一步 办公室北面 第一次整理 第二次整理 第三次整理 5S第一步的总结 问题点： 1.人员对5S的精神理解还不够透彻，为什么要进行5S活动的意义了解的不够。 2.5S活动第一步骤进行的不够彻底，仍有部分文件、物品需整理，通过前一阶段的工作虽有效释放了空间，还有很多潜力可挖。 3.办公桌的抽屉物品凌乱，个人物品过多。 5S第二步 针对我们第一阶段中存在的问题与不足，结合桥本老师的点评与兄弟部门的好的做法，重新进行策划，制定我们要实现的最终目标： 本部门的人员在部门内的任何一个站点都可以清楚地知道文件和物品在那个位置； 查找文件要达到在1分钟内。 把以前找文件的时间用在工作上，提高工作效率，给员工充足的时间调整上班的节奏。 5S第二步 要实现最终目标，文件的整理与整顿是关键。 首先是如何对种种标准、文件、图纸、档案等进行科学合理的分类。 其次，人工检索需要检索人对文件的存放位置非常熟悉，而这是不现实的。采用何种检索手段能让一名对文件不了解的人也能快速查找到所需文件。 5S第二步 我们的分类方法： 工作是以以项目来组织的，所以以项目为主线来分类将是比较合理的分类方法。 同时对文件夹中的文件进行标识， 并且在文件夹第一页列出文件清单， 制作文件清单电子版。 5S第二步 由于办公室集中了几乎所有的文件资料，数量极其庞大，同时对日常的使用也造成极大不便。于是， 我们把图纸按检验站点划分给各个站点，由各个检验站点自己保管， 组织与其本人业务范围有关的检验员集中进行分类，汇总后确定文件夹的需用总数， 同时考虑若干备用文件夹，以便今后文件夹的增加， 列出文件夹的清单以及每个文件夹中的文件清单， 为了取拿查阅方便，还规定每个文件夹里文件的张数原则上不超过400张。 如此，既方便了使用，又减轻了文件管理的压力。 5S第二步 5S第二步 以上所做的文件的整理不但工作量较大，同时是实现高效查找文件的重要一步，必须做实做细。 接下来的工作相对简单多了，只需对每个文件夹内的文件进行有序编号，并按序编目录清单。 5S第二步 由于品质保证部大部分人员是在现场，分散在各个车间，每一个人的想法和做法和设想的总会有些偏差，为了达到预期效果，制订了文件整理标准和标准作业指导书，指导部门按要求进行整理。 5S第二步 编号工作完成后，在实际运行过程中，又有新问题暴露出来了。由于编号是按习惯从上往下依次编，当添加新文件或更新文件时带来取放的不便。为解决该问题，规定统一由下往上编号，有了新文件直接添加在上层就可以了，方便了今后文件的存取。 5S第二步 由于需要经常取放文件夹，以致文件夹摆放位置不固定，找文件夹需消耗不必要的时间，必须对文件夹进行定点定位管理。具体的做法是在每个文件夹的正前方贴上与文件夹统一的编号。 5S第二步 制作文件柜的总平面布局图和文件总清单。 为了对整理的文件和物品能够维持现状，我们根据桥本老师的培训要求和5S第一阶段验收要求，制定了5S基准，实现标准化。 5S第二步 人工检索无法实现我们1分钟内找到文件的目的，我们借助计算机检索这一先进工具。只需在目录清单中输入我们需要查找的文件名称或图号、文件编号就可快速精确定位到指定文件。 由于检验人员素质高低不齐，计算机水平也有高有低，还无法实现所有人达到查找文件的标准要求。同时为了检验文件查找系统的可操作性与稳定性，我们对检验人员进行了培训与两次操作演练，记录下演练的成绩。与目标相比，还有一定的差距，主要还是输入的熟练程度影响了查找的速度，但我们没有降低要求，将通过后续一段时间的强化，最终实现目标。 5S第二步 为了实现对文件的长效管理，对每个文件夹落实责任人，由其负责后续文件