文件控制程序范本.docVIP

序号2：序号2：文件控制程序编 号LDZY/SOP-4.2.3版 号A 修改：第 0 次生效日期2008年1月1日1、目的对质量管理体系所要求的文件进行控制，确保相关部门(单位)及时得到并使用有效文件，防止失效或作废。2、适用范围适用于本校教育教学服务质量管理体系有关文件的控制。3、流程及要求阶段工 作 流 程工 作 内 容 及 要 求责任部门管理文件记 录策划文件分类文件分类1学院的文件通常分为：1.1质量管理体系文件1.1.1质量手册；1.1.2程序文件；1.1.3管理文件；1.1.4质量记录。1.2学院行政文件1.3外来文件实施文件编写与审批文件编号文件编写与审批文件编号2.1质量管理体系文件编号2.1.1质量手册编号LDZY / QM 质量手册 娄底职业技术学院缩写2.1.2程序文件编号。LDZY / SOP－□ □标准章节号程序文件娄底职业技术学院缩写2.1.3管理文件编号。LDZY / IW－□ □文件序号管理文件娄底职业技术学院缩写2.1.4质量记录编号按《质管记录控制程序》执行。2.1.5文件的版号以A、B、C…依次类推，修改号以0、1、2…依次类推。2.2外来文件编号按各自原来的编号。2.3行政文件编号按《公文处理办法》。党政办公室公文处理办法发 文登记薄3.1《质量手册》由文件编制小组组织编写,管理者代表审核,院长批准。3.2程序文件由相关职能部门编写，管理者代表审核，院长批准。相关部门(单位)党政办公室公文处理办法3.3其他文件分别由相关职能部门编制,部门分管副院长审核,院长批准。3.4外来文件由党政办公室提出拟办意见，送负责人批示，交相关部门(单位)办理。文件发放与使用4.1文件发放时，由党政办公室填写“文件发放表”，与文件使用部门办理领取签字手续，确保在使用处获得适用文件的有关版本。文件发放与使用4.2党政办公室负责收集国家和教育主管部门的教育法规和相关文件，适时宣贯。4.3外来文件收到时，党政办公室应识别其适用性及版本的有效性，控制分发，并在“收文登记薄”上做好记录。4.4使用文件受到严重损害时，应到发文部门办理更换手续，仍沿用原文件分发号，破损文件由党政办公室收回。4.5若文件丢失，应向发文部门说明原因，申请补发。4.6人员调出时，党政办公室应负责收回其领用的文件。4.7电子文档要做好相应标识和备份工作。党政办公室教 务 处公文处理办法收文登记薄文件发放表档案查阅登记薄文件更改5.1质量体系文件的更改，由提出部门组织，填写“文件更改单”，经院长批准后实施。文件更改5.2文件更改时，要做好记录，保存更改单，适时收回相应作废文件。5.3文件更改的情形如换页、局部修改，必须注明。5.4文件五次以上更改或更改内容超过30 %时应换版，换版同时作废原文件。公文处理办法文 件更改单6.1文件应放在干燥、通风、安全的地方。文件保存与销毁6.2所有的文件原稿及其“文件发放表”由党政办公室统一保存。各部门(单位)设专人负责保存相关的文件，以方便存取和查阅。文件保存与销毁6.3党政办公室负责编制并及时更新“质量文件一览表”和收文登记薄以反映版本最新情况。6.4作废文件由党政办公室收集后填写“销毁申请单”，批准后统一销毁。作废文件原稿加盖注明日期的“作废”印章，与有效受控文件分开保存。6.5留用的作废文件，应办理手续，加标识并单独存放。党政办公室档案管理制度印章管理制度质量文件一 览 表文件销毁申 请 单收文登记薄检查反 馈在用文件的评审反 馈在用文件的评审7.1每年底由党政办公室组织使用部门，对现有体系文体的适用性、协调性进行评审，必要时进行修订，更新“质量文件一览表”。党政办公室质量文件一览表改进8.1每年按本文件控制程序要求对各部门(单位)使用的文件情况进行抽查评比，识别和处理记录控制中存在的问题并进行改进。党政办公室优化改进优化改进9.1 由党政办公室及时督促各部门(单位)制定整改措施，改进文件管理工作。党政办公室质量记录控制程序编 号LDZY/SQP-4.2.4版 号A 修改：第0次生效日期2008年1月1日1、目的编制并保持质量记录，以提供质量管理体系符合要求和有效运作的证据。2、适用范围适用于本校质量管理体系有关的所有质量记录的控制。3、流程及要求阶段工 作 流 程工 作 内 容 及 要 求责任部门管理文件记 录策划记录的建立 审核和批准记录的建立 审核和批准1.1各部门(单位)使用的记录由各部门(单位)自行设计，向党政办公室提出申请，经统一编号、批准后使用。党政办公室负责记录样表的保存。1.2 各种记录必须项目齐全，内容清楚，符合规范。党政办公室相