企业档案信息化建设.pptxVIP

企业档案信息化建设 （四、五、六）第X组：201417801戴建浩 2014178102蓝忠 2014178103刘绍豪 2013175106金明2014175104许光润 四、企业档案网络化服务 在企业档案信息化环境下，企业档案信息服务模式将突破传统“你查我调”的被动服务模式，而逐渐转为以网络为基础的服务新模式。新模式将变封闭、被动式服务为开放、主动式服务，服务手段也更趋多元化。●服务对象 企业内部用户（主要）、企业外部的合作用户、社会机构与公众用户 （不同的对象，其服务范围。服务内容、服务方式不尽相同。）服务层次 （企业档案网络化服务的质量最终取决于企业档案目录数据及全文数据库质量。档案资源质量是服务质量的重要保证。） 多层次逐渐铺开： 网络化服务首先要将目录上传到网上，以供用户进行资源索引查询；以后要逐渐实现全文检索。 ?由点到面 先将企业馆室藏利用率高、有特色的档案在网上提供全文利用，之后逐渐覆盖全室馆需要进行全文利用的档案 ?由原生资源到专题资源 除企业档案全文原生资源提供网上服务外，还可以借助仓库与数据挖掘技术，经过档案编研后形成企业专题资源库以供利用，使资源内容更加丰富。 ?由目录到全文●服务内容 企业档案网络化服务内容除了档案资源服务外，还包括档案业务咨询服务、信息技术咨询服务等。 ?档案资源服务（主要） 企业档案部门以网络化方式向用户提供档案资源，以满足用户解决现实问题的信息需求。 ?档案业务咨询服务 通过网络向用户提供档案业务咨询与指导，具体包括档案政策法规、标准规范企业档案工作流程操作指南、电子文件管理系统操作、档案管理技能等咨询服务。 ?信息技术咨询服务 通过网络为企业合作用户提供档案网站建设、档案数字化、数据存储与备份技术、数据处理与安全技术、档案管理软件开发与有关信息技术咨询服务。 ● 服务方式 企业档案管理部门可依据网络的建设特点、服务对象、服务内容的不同以不同服务方式为用户提供服务。1.WWW（万维网）服务方式，也即网站发布。2.FTP（文件传输协议）服务：上传、下载。3.邮件列表服务：群体之间的信息交流与发布。4.RSS（真正简单的聚合）服务：在线共享。5.档案博客：交流、整理、存储、传播。6.BBS（电子广告牌系统）服务：网上联络通道、及时解决问题。●服务安全 一方面要提醒用户遵守网络管理的相关规定，另一方面也要采取一些安全保障措施提高服务质量和安全针对不同档案用户确定明晰的档案利用范围和权限。权限划分要遵循最小化原则 档案管理系统要采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施 坚持“涉密不上网、上网不涉密”的信息发布原则 档案管理服务器应采取可靠的备份，并制定完备的恢复措施 五、企业档案管理系统 企业档案管理系统与企业业务系统的深度整合是企业档案信息化中的难题。《企业档案工作规范》企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求企业档案管理系统的三种运行模式档案管理系统与业务系统各自独立运行，业务系统产生的信息没有“接口”流入档案管理系统口袋战术。各个业务系统产生的数据在归档阶段经统一的“接口”流入档案管理系统 档案管理系统与业务系统深度无缝整合、相交相融●企业进行电子文件管理的两种方法： 基于操作系统的电子文件管理；购买或开发专门的档案管理软件基于操作系统的电子文件管理电子文件命名的建立电子文件目录结构的制定电子文件安全方案电子文件的备份●基于档案管理系统的电子文件管理在管理流程上有两种方式： 一是档案管理系统只管归档的电子文件，在流程上它从归档环节开始，即“口袋战术”。（针对档案阶段进行）另一种方式就是档案管理系统实现文件与档案一体化管理，在流程上它从电子文件生成时开始。（在档案管理功能上的要素：系统功能、电子文件采集、文件移交、 文件整理、文件归档）六、企业数字档案馆 企业数字档案馆是企业档案信息化发展到一定阶段后必然出现的产物，是企业档案信息化的一种高级形式，它覆盖了资源建设、信息处理、网络化利用、长期保存、安全保障等信息化建设的众多方面。 企业数字档案馆是依托企业高速宽带通信网络设施，利用数字化手段，对企业形成的档案信息资源进行收集、处理、实现企业资源自动化管理、存储和利用，充分实现档案资源共享的分布式数字信息管理系统。具体定义及内涵企业数字档案馆是信息化时代企业电子档案的最终归宿，是与企业各个业务系统想联系的重要组成部分。●特征： 企业档案信息数字化 企业档案管理现代化 企业档案利用网络化 ●功能定位：a.实时采集企业各业务系统的信息，形成企业综合信息资源库 b.完成企业海量数据存储 c.进行企业档案信息的有效访问与查询d.完成企业档案信息的发布与传递e.完成企业电子档案的系统管理f.实现企业电子档案的安全保护●建设误区认为企