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如何加强城市建设档案的信息化建设 　　摘 要：信息化是当今社会发展的方向和趋势，档案信息化无疑也是档案工作发展的方向和趋势。所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。在现代信息技术的广泛应用下，如何竭尽全力优化区县档案馆现有馆藏档案，大力开发档案信息资源，更好地为社会主义“三个文明”建设服务，是档案界同行经常思考的一个热门话题，更是档案部门适应改革开放要求的一个带方向性的问题。因此，笔者就如何加快档案信息化建设作一些有益的探索，提出以下粗浅见解。 　　关键词：加强 城市建设档案；信息化；建议 　　1 城建档案管理工作中存在的问题和不足 　　（一）信息化建设比较薄弱，管理手段相对落后 　　档案信息化建设速度缓慢，以手工为主的服务模式大量存在。坐等上门的服务方式，单一和落后的服务手段严重影响了城建档案服务质量的提升，城建档案信息得不到有效的开发和利用。 　　（二）城建档案管理经费不足，人员素质有待提高 　　大多数城建档案馆（室）经费不足，购置档案设备及人员经费支出困难，需要逐级请示，极少配备档案专职人员，多数兼职，并且档案工作人员不具备档案管理专业知识。严重影响了城建档案事业的发展。 　　（三）系统管理维护水平较低 　　实行档案信息化，基础信息必须完整、准确，在人才任用过程中，才能实现利用上的最大价值。但目前基础信息在收集和利用上还存在一定难度，造成信息更新不及时、不全面，归档材料形成单位或个人不能按时将材料送至档案管理部门，给档案信息化带来一定的阻碍。 　　（四）县级城建档案管理总体水平不高 　　城建档案归档整理不规范，基础管理设施滞后，库房面积严重不足，无法妥善保管大量档案。没有形成城建档案收集、接收工作机制。许多县级市没有接收档案工作机制、制度，已造成很多建设工程档案流失虽然有档案小库房，但基本没有建设工程档案，有的基本的档案库房也没有。多数城市地下管线摸底调查尚未开展。 　　2 加强和改进城建档案管理工作的建议 　　（一）规范电子文件的归档与管理 　　已形成电子文件的机关应尽快将电子文件的归档与管理摆上工作日程，纳入机关档案工作内容。要参照纸质文件的归档范围，制定电子文件归档范围及保管期限表。严格按照国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等规定，制定本单位电子文件管理规范，规范电子文件的归档与管理，使电子文件和纸质文件一样得到科学保管和有效利用。具有永久保存价值的电子文件，必须同时制成一套纸质文件一并保存。要做好馆室衔接工作，遵从同级国家综合档案馆关于电子文件移交与接收一致性要求，及时向同级国家综合档案馆移交规范的归档电子文件。各级档案行政管理部门要主动加强与电子文件移交机关的联系和协调，积极探索电子文件移交的新机制、新方法、新手段，为机关电子文件移交进馆并有效提供利用创造条件。 　　（二）提高档案管理人员的综合素质 　　档案管理人员要有较高的政治思想素质和较强的责任感，在实际工作中要坚持统筹规划、组织协调、统一制度、统一监督和指导的原则，同时还必须有服从组织需要，树立全局观念，埋头苦干，对工作精益求精的工作作风。航道档案管理人员还要做到脑勤、嘴勤、手勤、腿勤。脑勤主要是勤于思考。每遇到一件事情都要认真思考，形成规律性认识，做到举一反三、事半功倍，提高档案管理工作的效率。是如果不懂和不知就要勤问，还要经常向本部门或本单位人员宣传档案管理的有关规定，经常向领导汇报工作情况，反映存在的问题，争取得到各部门的支持。手勤就是在平时经常检查文件、资料内容的完整性，并及时分门别类地归档。做档案管理工作腿勤也不可缺少，其目的就是为了多了解实际情况，以便丰富自己的头脑，再经过提炼加工形成理性认识。 　　（三）加快室藏档案的数字化 　　各级机关要统筹安排做好室藏档案数字化工作，尊重档案管理工作的科学规律，扎实做好机关档案的分类、整理、著录、鉴定等各项基础工作，夯实机关档案数字化基础。要加强室藏档案的目录数据库建设，重视和加强档案数据采集、录入的准确性，以提高档案利用检索的完整率和准确率。各级机关在向同级国家综合档案馆移交纸质文件级目录的同时，应移交符合规范标准的机读目录。 　　（四）加大法制宣传，增强法律意识 　　为提高各级各部门对加强城建档案管理重要意义的认识，增强做好这项工作的责任感和紧迫感。要采取多种形式，大力宣传城建档案管理的法律法规，提高全社会对城建档案管理的法律意识；要结合实际，宣传城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，宣传城建档案统一收集、集中管理、资源共享的现实意义和长远意义，努力营造开展城建档案工作的良好社会氛围。