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秘书信息与档案管理实务 余红平? 胡红霞? 主编 外 语 教 学 与 研 究 出 版 社 绪论 信息与档案工作概述 知识目标 ◆了解信息的概念、特征和信息工作的主要内容 ◆了解档案的概念和档案工作的主要内容 能力目标 ◆能够正确理解信息工作的意义 ◆能够熟悉档案工作的相关程序 第一节 信息工作概述 人类进入信息化社会后，所有的制约因素都与企业能否深入了解和充分掌握信息、运用信息有着不可分割的联系。 一、信息的含义 一般来说，信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出的信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是事物消息和信号中的内容。 二、信息的主要特征 （一）真实性 信息强调的是客观存在的一切事物通过物质载体发出的有关内容。 （二）价值性 信息强调的是各种事物通过物质载体发出的一切有价值的内容，因此，信息总会或多或少地对完成某项工作有所帮助。 （三）多变性 由于客观事物的复杂多变，反映其状况的信息也会随之变化 。 （四）共享性 除了需要保密的少量信息外，其他一切信息都不具有独占性。 三、企业信息工作的作用 （一）信息是企业决策的基础 企业管理要依赖正确的决策，决策的正确与否关系到企业的存亡。 宝宝乐公司是一家以生产卫生用品为主要业务的公司。某日，公司总经理秘书夏婷在家休息时，看到电视上播放了一则新闻：根据政府最近组织的全面人口普查数据分析显示，我国每年出生 250 万个婴儿。夏秘书算了一笔账，每个婴儿两块尿布，250 万个婴儿一年就要 500 万块尿布。这是一个不小的数字。夏秘书马上上网收集相关信息，结果发现由于没有时间或缺乏经验，换洗尿布成了很多新妈妈的烦心事。夏秘书收集到的信息汇报给老总，老总经过研究后决定投入资金进行尿布研。不久，由该公司生产的婴儿护理产品——“尿不湿”就面世了。企业由此大大获利。 情景案例 （二）信息是企业管理的核心 企业管理讲究的是资源优化配置，并通过经营使其效果达到最优化，实现企业管理的最大效益。 通过信息管理能实现对物流的管理，进而实现企业利润的最大化。“控制信息就是控制企业的命运，失去信息就会失去一切”，这就是国外企业普遍流行的观点。随着现代企业的发展，信息渐渐成为企业管理的核心。 （三）信息可以提高企业的竞争力 企业要想在激烈的市场竞争中占据优势，必须借助于企业的信息工作，包括对手财务状况、研发情况、原材料供应商情况、营销策略、市场占有率、价格动态和产销状况等 四、信息工作的程序 信息工作的程序包括收集、整理、传递、存储、利用和反馈。各个环节相互连接，密不可分，形成完整高效的信息工作流程 ： 五、秘书的信息工作 秘书是为企业决策层或是上司个人服务的，向上司提供有效信息从而辅助上司决策是秘书分内的工作。 （一）秘书信息工作的主要内容 日常工作中的信息工作 秘书日常事务工作包括值班、接待、接打电话和安排活动 2. 会务工作中的信息工作 秘书的会务工作，实际上是要确保会议信息有效流动，以实现会议目的。 3. 文书处理中的信息工作 秘书每天都要处理大量的文书，文书的起草、制作、分发、收缴、传阅和归档就是信息工作的集中体现。 （二）秘书的信息意识 秘书的信息意识就是秘书人员对各种信息的敏感程度、选择能力和消化吸收能力，是秘书人员对自然界和社会的各种现象、行为、理论观点等，从信息角度的认识、理解、感受和评价。 （三）秘书常备的信息资料 秘书常备的信息资料有：各类工作用参考书、百科全书、字典与词典、年鉴、报纸期刊、统计资料、地图册、内部文献、人名地址录、广告材料、宣传品以及与企业经营有关的政府出版物、法律法规汇编、政策汇编等资料。 第二节 档案工作概述 档案作为一种信息资源、与企业同步发展的无形资产，是企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录。档案管理工作作为信息业的组成部分和一项基础性工作，在企业管理等各方面正积极地发挥着应有的重要作用。 一、档案与档案工作 档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 档案工作是管理档案和档案事业的活动。档案管理是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。 二、企业档案工作的主要内容 企业档案工作的主要内容是本企业综合档案管理和开发利用，为企业的生产经营管理工作服务。具体来