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深圳康达信认证咨询中心李武盛 管理体系文件编写培训 管理体系文件编写 （一）体系文件的作用 （二）体系文件的结构 （三）体系文件的基本要求 （四）手册的编写 （五）程序文件的编写 （六）作业指导书的编写 （七）记录表格 （八）常见问题及对策 （一）体系文件的作用 1. 建立正规管理体系及认证的需要,也是标准要求 2. 通过编制文件改进和完善管理体系 明确工作规程,规范管理 明确职责 改善部门间沟通 使管理过程严谨,减少出错机会 控制关键质量等管理过程 3. 体现公司对质量/环境/职业健康安全的重视 4. 向外界证实公司具有提供合格产品或良好的环境/职业健康安全管理能力 (二) 管理体系文件的结构 体系文件是规定管理活动的一整套系统文件,由四个层次构成: (三)体系文件的基本要求 1.系统性 全面反映相关方、管理层、标准对管理的要求 各层次文件相互支持 同一层次相互引用 2.逻辑性 各文件规定之间无矛盾 按工作次序及流程编号 3.适用性 结合实际编制文件（针对实际过程、实际环境因素、职业健康安全风险等） 文件简明、清晰 保证实际可操作性，对不适用部分及时修改 （四）手册的编写 手册的性质 手册的作用 手册的要求 手册的编写步骤 手册的内容 例子 （四）手册的编写（续） 手册的性质： 是阐述公司的有关管理体系方针并描述其管理体系的文件 是体系文件中最高层次的文件（程序和作业指导书不能与之矛盾） 是纲领性文件，规定管理的政策和原则——我们要做什么 不具备可操作性 （四）手册的编写（续） 手册的作用： 通过编写手册对公司内与质量/重大环境因素/风险有关的活动进行全面策划及管理 提交给认证机构的体系审核依据文件，证明体系符合选定的标准 建立文件化的体系，贯彻公司的管理方针 环境改变时，保证体系及其要求的连续性 对外介绍体系 改进的需要（基准及改进依据） （四）手册的编写（续） 手册的要求： 1 对公司所采用的体系标准（标准的所有适用条款进行规定，与体系有关的，标准中没有涉及的，也可加入手册或引用参考） 2 对选定的标准中不适用的体系要求应作出说明 3 要引用支持手册的程序 4 至少包括（a）方针（必要时） （b）管理体系的组织机构及人员职责、权 限和相互关系 （c）各条款的规定或说明 （d）手册的控制规定（必要时） （四）手册的编写（续） 手册的编写步骤： 确定方针 确定有关管理的组织机构及职责、权限（体系范围） 收集整理与标准有关条款相对应的现行做法及有关部门记录资料、文件，并对现有文件分类 依据标准的要求，确定要改进的地方 确定编制手册的格式和结构 形成手册草案 讨论定稿 （四）手册的编写（续） 手册的内容： 封面 手册目录 修订页 手册发放控制页(必要时） 介绍组织及手册的前言 方针和目标（必要时） 职能对照表 管理组织机构、职责和权限描述 体系条款的描述和体系程序文件的引用 手册使用指南（视需要） 支持性资料附录（视需要） （四）手册的编写（续） 手册封面： 公司名称和标志（如需要） 手册标题及手册发行版号 拟制/审核/批准签字 生效日期 受控文件编号 受控文件标识 受控号 （四）手册的编写（续） 手册目录： 列出手册各章节名称、章节号及页数 修订页： 用修订记录的形式说明手册中各章节的修订状态 手册发放控制页： 说明公司现行手册的发放分布 （四）手册的编写（续） 介绍本公司及手册的前言： 本公司的名称、地址、通讯方法、业务情况、公司性质、历史和规模、质量管理的历史 所采用的体系标准及范围 手册的编制、审批、发放控制、修订方法 （四）手册的编写（续） 方针： 方针 与组织宗旨相适应 包括对持续改进的承诺 遵守法规的承诺 为目标制订提供框架 描述此方针如何为所有员工熟悉和理解 最高管理层(者)的批准签名 持续适应性方面得到评审 （四）手册的编写（续） 组织机构、职责和权限描述： 组织机构图 职责、权限及相互关系的说明 （四）手册的编写（续） 体系条款的描述和体系程序文件的引用： 分章描述对所采用的体系标准每一条款的控制，对每一条款的控制应覆盖或超出标准要求 合理的划分章节：1.按标准条款划分 (较多采用) 2.按实际业务过程划分 各章节保持一致的格式,一般包括: 1. 目的（必要时） 2. 职责 3. 对本条款的控制规定 4. 支持文件(列出控制程序名称) （四）手册的编写（续） 手册使用指南(视需要) 便于查阅手