湖南科技大学协同办公系统部门信息管理员用户指南.docVIP

协同办公系统 信息管理员用户指南 湖南科技大学党办校办 北京希尔信息技术有限公司 二零一二年十二月 目 录 1 总体介绍 3 1.1 登录系统 3 1.2 控件安装 4 1.3 密码的修改与重置 4 2 常见问题 4 2.1 如何新增校内行文 4 2.2 如何报送请示报告 6 2.3 报批信息 7 2.3.1 信息报批 7 2.3.2 党务公开和校务公开 9 2.4 处理部门收文 9 2.4.1 部门收文送审 9 2.4.2 待办部门收文 10 2.5 如何处理校外来文 11 2.6 如何申请会议 12 2.6.1 党委会和校务会议题申请 12 2.6.2 周会议申请 13 2.7 如何发送会议通知 15 2.8 如何处理校长信箱的来信 16 2.8.1 来信登记 16 2.8.2 待办来信 17 2.8.3 回复来信 18 2.9 公文退回重新处理 18 2.10 如何使用工作便笺 19 2.11 如何设置常用联系人 19 2.12 单位人员代办事务 19 总体介绍 登录系统 启动计算机上的Internet Explorer 浏览器，在地址栏中输入湖南科技大学信息门户的地址，即可链接到信息门户的登录页面。 信息门户网址：:8001/P （由于数字校园建设整体硬件服务器资源的短缺，目前使用的信息门户地址为临时地址，等数字校园整体硬件服务器设备全部到位后，信息门户的访问地址会切换成正式地址，具体的正式访问地址和切换时间，由学校另行发布通知） 在系统登录页面的【用户名称】和【用户密码】录入框中，输入正确合法的用户名称及密码后，点击【登录】按钮，进入信息门户的主页面，点击主界面中【业务系统】下的“办公系统”，进去协同办公系统。 注意： 1.用户登录时，前提是系统后台已为此用户分配相应权限，并且要输入正确的用户名和密码才可以登录系统的主页面，否则系统会提示“登录失败”，用户点击“返回”按钮后要重新登录系统。 2.本系统推荐使用IE6.0及以上版本，若您的IE是6.0以下请进行IE升级，否则会导致部分功能不能正常运行。 3.登录系统后所显示的菜单项和用户所具有的系统权限有关，根据用户权限的不同系统的功能也会不同。 控件安装 有用户初次登入系统后，请从系统帮助中下载页面文档编辑控件并进行安装，安装前请关闭所有的word程序；单位系统管理员请从【系统帮助】中下载业务流程编辑控件并进行安装；电子印章使用人员请从系统帮助中下载电子签章控件并进行安装，安装前请关闭所有应用程序包括暂停杀毒软件的监控。 密码的修改与重置 用户登入系统后，请尽快修改初始密码。点击系统右上方横栏的【修改密码】链接，即可弹出密码修改页面。为了提高账户的安全性，新密码请尽可能采用字母加数字的混合形式。如用户修改过且忘记密码，请联系本单位系统管理员，由本单位系统管理员向系统超级管理员申请进行重置。 常见问题 如何新增校内行文 1.点击【发文管理】进入新增发文的操作界面。点击【新增】功能键，出现发文拟稿界面。 2.首先选择审批流程，点击【审批流程】右边的方形功能键出现下拉列表，根据发文性质选择相应流程，然后选择下一步处理人，一般是发送给部门领导签写本部门领导的意见。在页面的下面，选择相应的红头模版编辑正文内容。 3.部门领导签写意见后，还可以对正文内容进行修改，系统会保存正文的修改痕迹，然后发送给其他部门进行会签，会签后的文件直接提交给党办校办秘书科，系统中有默认的处理岗位。 4.公文经复核及学校领导审批通过后由党办校办相关管理员在系统内分发至有关单位。 如何报送请示报告 1.点击【校内请示报告】进入新增请示报告的操作界面。点击【新增】功能键，出现请示报告草稿编辑界面。 2.首先选择审批流程，点击【审批流程】右边的方形功能键出现下拉列表，根据请示报告的流程，然后选择下一步处理人，正文编辑完成后点击“部门（审批）”按钮将请示报告提交给部门领导签写呈报单位意见。 3.部门领导签写意见后，可发送给其他部门进行会签，会签后的文件发送给党办校办秘书科或者直接交由党办校办副主任呈递给校领导进行审批。 4.请示报告经校领导批示后，由校级文管根据批示意见分发至有关单位办理。收文单位文管在系统内的【待办请示报告】进行接收，然后流转给部门领导阅办。部门领导阅办后在表单上的【处理意见】栏填写办理情况。文件办结后自动由系统发送至存档单位进行存档。 报批信息 信息报批 1.点击系统左侧【信息管理】菜单前的小加号，在列出的子菜单中点击【信息报批】出现信息拟稿界面。 2.点击【新增】，进入信息编辑页面。首先选择相应的稿纸和审批流程。发布到本部门和学校内门户的信息，需要交由本单位负责人签字后报各信息类别管理员，经信