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云 南 大 学 部 门 电 子 档 案 管 理 操 作 指 南 云南大学档案馆 郑 丹 2011年6月 目录 一、登录系统 1 二、创建目录 2 三、录入目录 5 四、上传电子文件 10 五、移交电子目录及档案 13 六、打印目录 14 七、部门档案检索 16 一、登录系统 办公自动化系统登录界面，输入部门档案管理员的和密码，点击“登录”办公自动化系统如。 登录系统后，在左上方的“常用栏目”“部门档案管理”，档案管理系统界面如 单击“目录实体管理”，进入目录实体管理界面。二、创建目录 单击左上角的“新建”按钮，弹出“创建档案分类”对话框 单击“选择分类”后的省略号…，弹出“选择档案类型和目录类型”对话框。 单击“文书档案”前的“+”，选择“归档文件目录”，单击“确定”，弹出“创建档案分类”对话框。 分别在“归档年度”、“机构问题”、“保管期限”栏目输入符合本单位的信息。 输入完成之后单击“增加”按钮，下面的“名称”栏目就会显示创建的档案类别 注意：在输入机构问题时，“·”，需要用输入法中小键盘的“标点符号”的 “9”表示如XZ13·中的“·” 输入完成之后单击“创建”按钮，弹出“创建完毕”对话框，单击“确定”按钮，档案的类别就创建好了。 三、录入目录 电子档案管理的分类目录，年度，机构问题及保管期限找到需要进行数据录入。 录入目录的第一步也是最关键的一步就是进行编号，点击“确定”按钮，件号就会自动生成。 注意：部门档案管理员必须使用系统自带的 “编号”按钮不能直接手工进行“件号”的 如果编后发现这个类别还有档案，再“编号”已经编了3份，还有2份未编，那起始编号就从4开始，结束编号就是5，依此类推。编号结束以后，就开始录入归档文件目录，责任者、文号、题名等录入要完整，比如责任者为“云南大学”，就应该填“云南大学”，而不该用简称“云大”，录入的时候如果有很多相同的内容，可以双击要复制的内容后按“Ctrl+c”进行复制，在要复制到的地方双击以后点“Ctrl+v”进行粘贴即可。 在此特别注意一下，日期要用位数字来表示，如2011年月1日应该填写“2011001”，如果没有具体日期就用“0”补全，如2011年5月应该填，2011年应该填。 如果录入后中间一，可以采用方法进行补救。先在目录的最后通过自动编号添加那份需要插入的文件，如下图所示。 单击归档文件目录左下角的列表显示，系统以列表的方式显示归档文件目录，选中需要插入的那份目录，单击“上移”按钮，一直移动需要的位置。 单击“编号”按钮，弹出输入编号的对话框。在此一定注意，起始号不更改，直接单击“编号”按钮弹出“确认”对话框。 单击“是”之后，弹出“重新编号保存完毕”的对话框，单击“确定”。 重新点击左下角的“表单显示”，便可以看到刚插入的那份目录已经被移到的位置。 如果归档文件目录归档文件目录大部分内容相同，可以使用系统里的“拷贝”功能。 首先选中左边需要拷贝的分类目录如下图所示。 点击“拷贝”按钮，再点击“粘贴”按钮，之后弹出一个“编辑档案分类”对话框。 在上图中输入即将粘贴到的档案类型，把2010年xz16类别中保管期限为c的归档文件目录拷贝到2010年xz16类别中保管期限为y的归档文件目录下，就在相应栏目填入上述内容如上图所示，填好之后单击“确定”按钮，系统弹出“粘贴完毕”对话框。 单击“确定”之后，重新打开2010年xz16类别，刚才粘贴的文件已经显示出来，如下图所示。在里面进行相应的修改即可得到需要的内容。 四、上传电子文件 如果这份文件有电子档案且不涉密，需要直接上传电子文件，这样电子档案的查询利用。具体操作如下： 首先选中要增加电子文件的那条目录，单击“实体管理”按钮，弹出“档案实体管理”对话框。 单击“新建实体”，弹出“请输入标题”对话框，单击“确定”按钮。 在弹出一个“打开”文件的窗口，找到需要上传的电子文件，选中它并单击“打开”按钮，或者直接双击文件。 在“档案实体管理”界面显示电子文件的发件人，主题等信息。 关闭“档案实体管理”窗口，可以看到已经上传附件的目录最后有一个办公自动化图标，表示已经了电子文件。 选中这条目录，单击“查看电子文件”按钮，看到刚才所挂的电子档案全文 注意：在上传电子档案，一定要检查上传的和目录是否匹配。 如果不小心挂错了电子档案，我们可以选中挂错的那条目录，单击“实体管理”之后会打开“档案实体管理”窗口，在下面的实体前面方框内打勾，再单击“删除”按钮。 弹出确认删除的对话框，单击“是”之后，这份电子文件就被删除。 五