第二章 会计软件的初始化设置.ppt

第二章 会计软件的初始化设置 通过本章的学习，使学生理解会计软件初始化的涵义与任务，熟练掌握初始化设置中各项工作的操作。 基本内容框架 由于商品化会计软件具有通用性的特点，使得各单位在开始使用软件时，首先要针对本单位的业务性质及会计核算与财务管理的具体要求对它进行具体设置，这种工作称为系统初始化。初始化包括两个部分：系统管理和基础设置。 初始化的业务流程： 初始化的业务流程： 第一节 账套管理 一、新建账套 建立账套，即采用财务软件为本企业建立一套账簿文件。首次使用总账系统时，应根据企业的具体情况进行账套参数设置。 主要包括：核算单位名称、所属行业、启用时间、编码规则等基础参数。账套参数决定了系统的数据输入、处理、输出的内容和形式。 (一)设置账套信息 设置账套信息包括录入账套号、账套名称、账套路径及启用会计期。 （二）输入单位信息 输入单位信息包括输入单位名称、单位简称、单位地址及法人代表等相关信息。 （三）确定核算类型 确定核算类型包括本币代码、本币名称、本币类型、行业性质及账套主管。 （四）确定分类信息 如果用户的存货、客户、供应商相对较多，可以对它们进行分类核算。 （五）确定编码方案 确定编码方案是指设置编码的级次和各级的长度。 （六）确定数据精度 数据精度是指定义数据的小数位数。由于各单位对数量、单价的核算精度要求不一致，为了适应不同的需求，系统提供了自定义数据精度的功能。 二、修改账套 经过一段时间运行，如果发现账套的某些信息需要修改或补充，可以通过修改账套功能来完成。此功能还可以帮助用户查看某个账套的信息。 （一）注册 若当前操作员不是要修改账套的主管，则应在“系统管理” 中更换操作员。 （二）修改账套 以要修改账套的账套主管的身份注册后，单击“账套”菜单中的“修改”选项，进入“修改账套”对话框。修改完成后，如果确认已修改的内容，应单击“完成”按钮，否则单击“放弃”按钮，放弃已经进行的修改操作。 三、删除账套 在账套输出时，选择删除账套，在“删除当前输出账套”前的方框单击打勾。只有系统管理员才有权进行账套输出。 四、年度账管理 每个账套中一般存放不同年度的会计数据，为方便管理，不同年度的数据存放在不同的数据表中，称为年度账。年度账套的管理是由账套主管来完成的。 对不同核算单位、不同时期的数据需要设置相应的系统路径。年度账管理包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据。 【提示】账套和年度账的区别 账套是年度账的上一级，账套是由年度账组成。首先有账套然后才有年度账，一个账套可以拥有多个年度的年度账。对于拥有多个核算单位的客户，可以拥有多个账套(最多可以拥有999个账套)。 第二节 账套数据备份及恢复 一、账套数据备份 会计数据备份即账套输出，是将财务软件所产生的数据备份到硬盘、软盘或光盘中保存起来。其目的是长期保存，防备意外事故造成的硬盘数据丢失、非法篡改和破坏。还可以实现删除当前输出账套的功能。 二、账套数据恢复 会计数据恢复即账套引入，是指把软盘上或硬盘上的备份数据恢复到硬盘上指定目录下。系统还允许将系统外某账套数据引入本系统中，从而有利于集团公司的操作。 第三节 操作员管理 一、用户与角色 （一）角色管理 角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。如：实际工作中最常见的会计和出纳两个角色。角色管理包括账套中角色的增加、删除、修改等维护工作。 （二）用户管理 主要完成本账套用户的增加、删除、修改等维护工作。 思考：用户和角色有何区别？ （1）用户和角色设置不分先后顺序，用户可以根据自己的需要先后设置。但对于自动传递权限来说，应该首先设定角色，然后分配权限，最后进行用户的设置。这样在设置用户的时候，如果选择其归属那一个角色，则其自动具有该角色的权限。 （2）一个角色可以拥有多个用户，一个用户也可以分属于多个不同的角色。 （3）若角色已经在用户设置中被选择过，系统则会将这些用户名称自动显示在角色设置中的所属用户名称的列表中。 （4）只有系统管理员有权限进行本功能的设置。 二、财务分工 财务分工在财务软件中主要体现在两个功能上：系统管理中的操作员权限设置和总账模块中的明细权限设置。 操作员权限设置功能是用于对已设置的操作员进行赋权。只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置。 明细权限设置功能是用于对总账模块中各操作员的凭证审核、科目制单及明细账查询打印权限进行设定。 （一）增加操作员权限 由于操作员权限是指某一操作员拥有某一账套的某些功能的操作权限，因此，在设置操作员和建立该核算账套之后，可以在操作员权限设置功能中对非账套主管的操作员进行操作员权限的设置。 （二）修改操作员权限 修