大型餐旅业采购部组织.pptVIP

餐旅採購部的組織系統 瞭解餐旅企業採購部的主要職責 瞭解大型餐旅企業採購部的組織與職掌 瞭解中小型餐旅業採購部組織的特性 瞭解餐旅業採購部門與餐廳廚房的關係 瞭解餐旅業採購部門與旅館房務部的關係 瞭解採購部與倉儲、財務、品管等各部門 的相互關係 培養良好溝通協調的能力 第一節　餐旅採購部的職責 一、從事市場調查，選擇理想供應商 　現代餐旅業所需之物料有些是國產品，有些需購自國外，由於品名、種類繁雜，價格品質互異，如何去尋找理想供應商實非易事，此外為防範貨源中斷與確保品質 ，務必不斷注意開發及尋找替代品及新產品。 二、研判商情，瞭解物價 　採購部須時時注意市場調查，瞭解市場供需情況，研析物價之波動，瞭解價格趨勢。此外 ，須加強與同業間聯繫，藉以相互交 換商業情報。 三、採購條件與採購合約之簽訂 　採購部門從各種商業情報中瞭解物料供應來源之後 ，即開始徵求供應商之報價，從這些不同的報價單中 ，詳加審查分析 以決定採購對象 ，並製發訂購單 ，研擬採購合約 與條件。 四、確保貨源即時供應與服務 　採購合約簽訂之後，採購 部門須不斷與供應商保持聯 繫，確保所訂購之物料能如 期交貨，並能得到即時又完 善之售後服務。 五、採購物料驗收的查證與供應商售貨發票之處理 　採購部門針對廠商所送交之訂購物 品，於驗收時須加以查證是否合乎要 求，並決定是否拒收退回，予以適當 調整，如果一切合乎訂購條件，再依 規定將廠商所開發票審查處理。 六、下腳呆料之處理 　採購部門除了採購新物料外 ，對於企業各部門報廢物品及 呆料須作有效的處理，如重新 修整加工轉讓其他部門使用或 標售。 七、採購單據憑證之處理 　採購作業所需之單據，如請購單 、訂購單、採購合約、送貨單、領 物單、物品耗損報告等等文件資料 ，須詳加整理並建檔保存、列表統 計分析，以供餐旅成本控制及採購作業之需。 八、採購預算之編制與價值分析 　採購部門須對各有關部門之採購品編製一份採購預算 ，供決策單位參考，並對各項餐旅採購成本、售價進行分析研究，期以降低物料成本，並維持一定利潤。 第二節　餐旅採購部的組織 一、大型餐旅業採購部組織 　大型餐旅業採購部設採購經理及副理各一名，負責督導整個企業之採購作業，其下設有採購科、庶務科、運輸科。 採購科 ◆主要職責 　選擇適當理想供應商，研議 適當採購方式與條件，以從事 餐旅原料、物料、設備及手工 具之採購。 ◆工作區分 物料組：負責旅館與餐廳營 運所需之生鮮食品、各種乾 貨、調味品、蔬果等之採購 事項。 備品組：負責旅館與餐廳營運所需之各種文具、紙 張、清潔器皿、日常用品、布巾等之採購工作。 設備組：負責餐廳與旅館各種營運設備，如客房設 備、餐廳桌椅等之採購。 餐具組：負責餐廳與旅館營運所需之刀叉、杯皿等 生財器具之採購。 庶務科 ◆主要職責 　負責各項採購單據、統計報告 之繕寫製定，採購價格之分析與 調查、發票憑證之處理，以及訂 貨有關事宜。 ◆工作區分 文書組：負責採購部之公文、報表，以及招標標單 等文件之處理。 價格組：負責市場價格之調查，以及有關採購價格 之議定。 訂貨組：負責依照採購政策來從事採購品之訂購， 並負責與廠商保持密切聯繫，以利掌握貨源。 運輸科 ◆主要職責 　運輸科主要之職責為洽商採購品交貨方式、運送費率、包裝方式、延期交貨之索賠與督導。 ◆工作區分 運輸組：負責採購物品交貨托運方式、費率計算等工 作。 包裝組：負責採購物品交貨包裝及運送方式。 稽核組：負責訂購物品之追蹤、索賠及廠商聯繫事宜。 二、中型餐旅業採購部組織 　中型餐旅業採購部與大型連鎖餐旅業採購部最大不同點，乃將運輸科、庶務科取消，並將其業務全部移轉至採購科所屬五組來承辦，藉以精簡人力成本。 三、小型餐旅業採購部組織 　小型餐旅業由於銷售量不大， 為精簡人事費用與勞務成本，很 少獨立設置採購單位。 　此類型企業之採購工作大部分 係由老板指派專人如主廚負責採 購工作，但也有些餐旅業係由老 板本人兼採購。此類型採購方式 在國內小型餐旅業所占比例最高 ，為一種簡單型組織。 第三節　餐旅採購部與 其他部門之關係 一、採購部與廚房之關係 採購部必須經常與廚房人員聯繫，藉以瞭解廚房所需物 料種類與品質，根據主廚所開列之魚、肉、蔬果以及各 式乾貨來進行採購。 採購數量之多寡，須根據廚房用料預算及庫存量來決 定，因此必須與其聯繫，才能決定適當採購數量。 有關採購對象、供應商選擇乃採購部門之權責，但是廚 房可提供適切意見以供參考。 採購物品交貨時間，以不影響廚房 作業為原則，且務必與廚房用料時 間密切配合。 二、採購部與餐廳部之關係 採購部必須與餐廳主管人員經常聯繫，藉以瞭解所購置 之物料、食品是否合乎客人口味，品質是否令顧