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保管期限分类法：永久、30年、10年 机构（问题）分类法：形成或承办机构，涉及多个机构的归入主办机构 制定分类方案 一般采取： 年度----保管期限----机构（问题） 年度 ----机构（问题）----保管期限 也可以采取两级分类：年度----保管期限 具体文件材料分类归档 （三）排列 排列是指归档文件在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。 同一事由的文件，按照文件的形成先后顺序排列 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列 （四）编号： 1、编制归档文件档号 2、编页码 3、加盖归档章 档号的编制：依据分类方案和排列顺序编写档号 档号的结构：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。（全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-件号） 。如“A100-WS·2011-Y-BGS-0001”。 档号按照以下要求编制： a）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T 13-1994编制。 b）档案门类代码·年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。 c）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。 d）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。 e）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。 编页码：纸质归档文件一般以件为单位编制页码 只要有字或者其他标识的就应该编页，分别标注在文件正面右上角，背面左上角 文件材料已印制成册并编有页码的，或者拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。 如果归档文件过厚，或者存在其他不宜编制页码情况的，经同级国家档案行政管理部门同意，也可以保持原有页码不变。 档号章：归档文件在首页上端空白位置加盖档号章并填写相关内容 全宗号 年度 件号 *机构（问题） 保管期限 页数 示例一： A001 2015 1 BGS D30 30 示例二： A001 A001 2015 1 办公室 永久 30 档号章的规格是16MM宽，45MM长，颜色最好为红色 机构（问题）项为选择项 （五）编目：依据档号顺序编制归档文件目录 逐件编制目录。来文与复文为一件时，对复文的编目应体现来文的内容 归档文件目录 序号 档号 文号 责任者 题名 日期 密级 页数 备注 例子： 序号 档号 文号 责任者 题名 日期 密级 页数 备注 1 Z109-WS·2011-Y-BGS-0001 ××局办公室 ××局关于召开贯彻落实××××会议的通知机密2年 6 2 Z109-WS·2011-Y-BGS-0002 ×〔2011〕9号 ××局馆室司 ××局关于进行数字档案室试点工作的批复[及请示] 9 a）序号：填写归档文件顺序号。 b）档号： c）文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。 d）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 e）题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。 f）日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日， g) 密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。 h 页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。 i）备注：注释文件需说明的情况。 A4纸，横向设置，用软件或者电子表格 归档文件目录需要纸质和电子两种版本。纸质归档文件目录装订成册。需要编制封面，