Excel的基本操作.pptVIP

第5章 Excel的基本操作 Excel能对各种各样的数据进行处理和统计操作，可以非常方便的与其它Office软件交换数据，协同完成单靠某一类软件很难完成的工作任务。 本章学习要点: 了解Excel 2010工作界面 工作簿和工作表的基本操作 输入数据 调整工作表结构 美化工作表 使用样式 打印和输出工作表 5.1 初识Excel 2010 Excel 2010是一个功能强大、使用方便的表格式数据综合处理和分析软件，它以电子表格的方式进行数据处理，并可将数据以图形化的方式表现出来，同时还具备简捷、灵活的图形化操作窗口。本节主要介绍Excel 2010的工作界面和窗口的各个组成部分，以及工作簿和工作表的区别和联系。 5.2.1 新建工作簿 工作簿是包含一个或者多个工作表的文件。当第一次启动Excel 2010时，系统将自动创建一个名为book1的工作簿，若用户要创建新的空白工作簿，则可以通过多种方式来进行。 1．利用快速访问工具栏 2．利用新建命令创建 5.2.6 设置工作表标签颜色 在使用Excel创建表格的过程中，用户还可以为工作表标签设置不同的颜色，从而使工作表更容易的被识别。 若要设置工作表标签颜色，用户只需选择要设置颜色的工作表，单击【格式】下拉按钮，并在【工作表标签颜色】级联菜单中选择一种色块即可。 5.3 输入数据 若要使用Excel处理数据内容，首先应掌握在单元格中输入数据的方法，然后再进行相应的操作。Excel中的数据形式可以是文本、数字、日期、时间和公式等。而且数据一旦被输入到单元格中，Excel即可会按照默认的标准来区分输入的数据类型。 5.3.1 输入文本 文本数据即以字母、汉字或其他字符开头的数据。若要在单元格中输入文本，可以直接在单元格中输入文本内容，也可以通过编辑栏输入。 5.3.2 输入数值型数据 数值型数据是直接使用自然数或者度衡量单位进行计量的具体数值。在Excel中，数值型数据包括正数、负数、百分数、时间和日期等内容。用户可以分别利用键盘上的数字键，以及一些特殊符号来完成。 5.3.3 填充数据 在Excel工作表中输入数据时，经常会遇到一些在结构上存在一定规律的数据，如年份、月份等。对于此类数据用户可以利用Excel的自动填充功能来快速输入。若要使用Excel的数据填充功能，可以通过多种方式进行。 1．使用填充柄 2．使用填充命令 5.4 编辑工作表结构 在Excel中，各个工作表都具有统一的结构，如固定的行高、列宽等。而在使用Excel编辑工作表的过程中，用户可以根据要处理的数据对工作表的结构进行调整。本节就向用户介绍如何设置工作表的结、合并和拆分单元格的方法，以及如何隐藏指定的工作表。 5.4.1 调整行高和列宽 在编辑工作表时，经常需要根据单元格中字符串的长短和字号的大小来适当地调整工作表中的行高和列宽，也起到美化工作表的作用。 1．调整行高 2．调整列宽 5.4.2 合并单元格 在工作表的编辑过程中，用户可以合并任意数量的相邻单元格，从而生成一个跨若干列或行的单元格。同时，也可以将一个合并过的单元格重新恢复为合并之前的状态。利用单元格的合并和拆分功能，可以创建出具有整齐结构的报表。 5.4.3 隐藏与显示工作表 在管理工作表的过程中，用户可以根据需要显示或者隐藏指定的工作表，或者隐藏或者显示工作表中指定的行和列。利用工作表的隐藏功能，可以有效地的对工作表数据进行保护。 1．隐藏工作表 2．显示工作表 5.5 美化工作表 在掌握了Excel电子表格中数据输入等内容的操作方法之后，对电子表格的美化设置是另外一项重要的工作。通过设置Excel工作表的格式，可以使单元格数据具有统一的格式，或者增强表格的视觉效果，从而使电子表格更令人赏心悦目。 5.5.1 设置数据格式 在Excel工作表中，默认的数据显示格式都是常规格式。此外，Excel还提供了多种数据格式供用户使用，用户可以根据自己要输入的内容，分别设置数据的显示格式。 5.5.2 设置单元格对齐方式 在Excel中，对齐方式是指数据内容在单元格中的显示位置和方向。默认情况下，工作表中的文本对齐方式为左对齐，数字为右对齐。为了使工作表更加美观、整齐，用户可以为单元格数据设置一种合适的对齐方式。若要设置单元格的对齐方式，用户可以通过功能区或者对话框来进行。 1．利用功能区设置对齐方式 2．利用对话框设置对齐方式 5.5.3 设置单元格边框 通过为Excel工作