秘书学基础第七章公文处理.pptVIP

秘 书 学 基 础 主讲：XX 第七章 公文处理 公文：即公务文书，是社会组织在公务活动中按照一定的程序和格式形成和使用的文书材料。 第一节 秘书与公文撰拟 一、公文形成的核心程序 三大环节：公文形成、公文处理、公文管理 公文撰拟是公文形成的中心。 公文撰拟：是将机关（或领导）管理思想和意图，以文字的形式（包括现代办公中的电子文书）形成公文文稿的过程，也就是起草公文。 公文形成（制文）的具体程序 1、交拟 机关领导或领导集团向撰拟人员交待制文意图和拟制任务的过程。 2、拟议 构思文稿，也可集体讨论提纲，尤其是重要文献必须有一个写作的班子。 3、撰写 4、审核 由业务机关部门领导和办公室领导核稿，内容包括：定秘级，文件号，发放单位（印刷份数），主送、抄送单位，及文字斟酌。 5、签发 主管领导审核并签发，或提出修改意见后再定稿签发。 6、缮校 文印部门缮制、校对文稿 （7）用印 办公部门在即将发出的公文上用印。 ①盖章位置 公章一般压在年月日上 如 2001年2月19日………… ②还有的任命职务（聘任）的文件 加盖单位主管的签名章在相应位置如： 院长： 局长： 上2/3 下1/3 （8）封发 文书收发部门登记、封缄、发出的过程。 发文方式： 本单位（本地）要登记造册，收件人签收。 外埠：机要，挂号，平信。 3、公文撰拟的作用 （1）物化信息的载体之一 （2）公文质量与工作效率相关 （3）是秘书参谋作用的重要过程 4、文书的作用 （1）记录和传达 （2）依据和凭证 （3）联系和知照 （4）参考作用 第二节 公文撰拟对象 一、通用公文 即法定公文，是指具有法定效力和规范格式的公文。各类机关包括社会团体与企事业单位，在管理过程与活动中都要形成使用的一类公文。 根据国务院颁布2000年8月颁发的《国家机关公文处理办法》分为13种。 1、命令（令） 颁布性命令 事项性命令 任免令 奖惩令 2、决定 3、公告 4、通告 5、通知 6、通报 7、议案 8、报告 9、请示 10、批复 11、意见 12、函 13、会议纪要 二、专用公文 指在特定工作部门和特定业务范围内使用的具有法定效力和规范格式的公文。 如：外交公文、军事公文、司法公文、经济公文、科技公文等。 三、事务文书 是指社会组织在处理日常事务过程中使用并具有一定格式的公文。 1、计划 2、总结 3、调查报告 4、简报 第三节 公文撰拟的原则 一、公文与其他文种的区别 1、文体不同 2、主体不同：有法定作者 3、效能不同 4、规范不同 （1）行文格式 ①文头 ②行文 ③文尾 （2）行文制约 逐级行文 越级行文 多级行文 普发行文 联合行文 二、公文撰写原则 1、符合党和国家方针政策 2、忠实于机关制文的基本意图 3、坚持实事求是的精神 4、作风严谨迅速 第四节 公文撰拟的文风 一、公文撰拟的良好文风 1、篇幅简短 2、文笔朴实 3、内涵明晓 4、行文通畅 二、行文“三忌” 1、一个套子经常用 2、一个问题通圆说 3、一个词语多组句 相声：《秘书用语》 三、为领导人起草讲话稿“四不同” 1、位置不同则起点不同 2、分工不同则主次不同 3、进展不同则重点不同 4、场合不同则语气不同 四、摸清领导思路的“五字经” 一问，当面汇报问思路 二探，拟出提纲探思路 三寻，分析言谈寻思路 四借，学习各方借思路 五理，集体研究理思路 第五节 公文办理程序 一、收文处理 1、签收： （1）清点 （2）检查 （3）签字 2、拆封：专人拆封 （1）保持原封，不可损坏文件 （2）仔细检查，不可遗漏 （3）原封转走 （4）绝密文件，按规定处理 （5）手续不全，可退回 3、登记：视情况 （1）建立收文簿或管理数据库 （2）分类编码 （3）注意登记范围 4、拟办： （1）阅读内容，明了问题或需求 （2）熟悉政策和本单位情况 （3）掌握各业务部门的职责范围 （4）附相关材料 （5）需要提出拟办意见的文件： 需要贯彻落实的文件 请示性文件 商洽性文件 5、批办 指定负责部门，处理程序，完毕时间 6、分发 及时，保重点、分主次，附批办单，要登记 7、传阅 （1）种类多时，按内容区别 （2）传阅人多时，编好流水号