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瓯海区档案整理培训材料.ppt瓯海区档案整理培训材料.ppt
瓯海区档案整理培训材料
夏晓忠
电话:890405
QQ| 2
提纲
归档文件的管理主要由以下几个步骤组成:
一、 收集:需要明确归档文件材料与不归档文件材料具体范围,即对文件材料的归档价值进行鉴定。(文件材料归档范围)
二、 整理:依次为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六大环节。需要归档人员熟悉本单位的工作职能与主要业务。对档案的具体保管期限进行准确鉴定。
三、 排架:方便利用、销毁。
四、 编写归档文件整理说明。
| 3
提纲
文件材料归档范围
归档文件整理概述
归档文件整理方法及步骤
文书档案保管期限表
OA电子公文流转接口的基本操作
| 4
文件材料归档范围
机关文件材料归档范围是:
一、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;
二、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;
三、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;
四、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
| 5
文件材料归档范围
机关文件材料不归档范围是:
一、上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;
二、本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料,不需办理的抄送文件材料;
三、同级机关的文件材料中,不需要贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料。
四、下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。
| 6
注意:
常多归档的文件材料:
党政机关的非法规性的一般文件,上级、同级、不相隶属的机关不需办理的文件、抄件,本单位一般文件的草稿,内部抄送的文件材料,这些不属归档范围,不应归档。
| 7
注意:
常漏掉的文件材料:
白头文件材料:合同、协议、简报、刊物、情况报告、历史沿革、大事记、剪报、重要文件的修改稿、党组(党委)或行政会议记录等。
会议文件材料:如本机关召开的专业会议,到外单位参加的有关本机关主管业务的会议文件材料。
机关内部及直属单位的专门文件材料:如统计部门的普查材料、科委机关的成果材料、纪检监察部门的纪检监察文件材料,审计部门的审计文件材料,财务部门的会计材料,劳动部门的劳动保险文件材料,专利部门的专利文件材料、技术监督部门的标准文件材料,工商部门的企业登记、商标文件材料,税务部门的税收征管文件材料,民政部门的社团登记、地名、复退军人、优抚、救灾文件材料,编辑部门的书稿材料、职称评聘的文件材料等专门(业务)文件材料。
| 8
提纲
文件材料归档范围
归档文件整理概述
归档文件整理方法及步骤
文书档案保管期限表
OA电子公文流转接口的基本操作
| 9
归档文件整理的意义:
一是归档文件编号后,能方便排架管理。
二是归档案文件经分类、编号后,能按年度、问题、保管期限、卷、件等进行档案的统计。
三是归档文件划分保管期限后,档案的鉴定、销毁工作更加方便。
四是归档文件装订、装盒后,能防止灰尘及库内热量、水份很快地渗透到档案文件材料中,从而能对档案进行较好的保护。
五是归档文件分类、编号后,在利用档案时,档案的存取更加方便。如果不对零散的归档文件进行整理,档案管理便无从谈起。
| 10
整理方式:
最好是选择分散整理,即由文书和业务部门分别整理各自形成的归档文件。
这样做的优点是:能发挥文书和业务部门熟悉本职工作及文件材料办理过程的长处;文书和业务人员易在整理归档文件过程中找到散失的文件材料。
| 11
整理时间:
最好采用随办随归方式,能够将年终集中整理归档文件的时间,分散到平时每一份文件形成的过程中,将一份文件的整理、归档作为文件形成或承办的一部分。
| 12
整理原则和质量要求:
整理原则:
遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
质量要求:
归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
| 13
提纲
文件材料归档范围
归档文件整理概述
归档文件整理方法及步骤
文书档案保管期限表
OA电子公文流转接口的基本操作
| 14
归档文件整理的步骤:
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。
| 15
装订——装订前的处理工作
拆除金属物、主要是为了防止金属物氧化、腐蚀,损害归档
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