高效时间管理.pptVIP

计划制定的步骤 制定目标； 探寻完成目标的各种途径； 选定最佳的完成方式； 将最佳途径转化成月/周/日的工作事项； 编排月/周/日的工作次序并加以执行； 定期检查目标的现实性以及完成目标最佳途径的可行性。 计划与行动 切实实行你的计划和创意，以便发挥它的价值，不管主意有多好，除非真正身体力行，否则永远没有收获。 实行时心理要平静，估计困难、做好准备、及时调整。 原则三 分清工作的轻重缓急 请看下面的行事次序，看看你自己平时喜好哪种方式 先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事； 先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事； 先做容易的事，然后再做难得事； 先做只需花费少量时间就可做好的事，然后再做需要花费大量时间才能完成的事； 先处理资料齐全的事，然后再处理资料不齐全的事； 先做已排定时间的事，然后再做未经排定时间的事； 先做经过筹划的事，再做未经筹划的事； 先做别人的事，再做自己的事； 先做紧迫的事，再做不仅要的事； 先做有趣的是，再做枯燥的事； 先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再作难于完成的整件事或难以告一段落的事； 先做自己尊敬的人或与自己关系密切的利害关系人所拜托的事，然后再做其他人拜托的事； 先做已发生的事，后做未发生的事。 处理事情优先次序的判断依据是事情的“重要程度”。 所谓重要程度是指对实现目标的贡献大小 在考虑行事的先后顺序时，应先考虑事情的“轻重”，再考虑事情的“缓急”。 急事 与 要事 不紧急 紧急 不重要 重要 第一象限 重要又紧急 第二象限 重要不紧急 第三象限 紧急不重要 第四象限 不重要 也不紧急 划分第一象限和第三象限的标准 这件事情是否有助于完成某种重要的目标 请思考下面的问题： 你是否“知道”在哪一方面如果持续有优异的表现，对个人生活或工作会有积极的意义？ 1.改善人际关系 2.改善事先准备工作 3.更周详的规划与组织 4.善待自己 5.抓住机会 6.充实自我 7.增进能力 急迫性指数测验 原则四 合理的安排时间 帕莱托定律（80/20原理）： 总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。 按事情的“重要程度”编排行事次序的原则是建立在“重要的少数和琐碎的多数”原理基础上。 把时间花费在重要的少数问题上！！ 确保最关键的20%的活动的最高优先级！！ 原则五 与别人的时间取得协作 原则六 制定规则 遵守纪律 在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于什么时候截至； 即使外部没有规定一个何时截至的日期，自己也要树立一个何时完成的目标； 由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小到最小范围内。 第三部分 时间管理的方法和技巧 一、请分析自己使用时间的方式和状况 时间管理并没有什么高超的技巧，关键在于持之以恒。 请按部就班完成以下时间使用清单分析 在本项练习中列有一个你在一星期之内花费的时间清单。这里要强调：这不是一个要你计算每一分钟的“时间难题”练习，而是要你记录下一星期每隔半小时的所有活动。 请耐心思考，并诚实回答问题 二、如何制定计划 计划的分类 按广度分：战略性计划 作业性计划 按时间框架分：短期计划 长期计划 按明确性分：具体性计划 指导性计划 制定计划的注意事项 1.事先得的了解： 所在部门的业务定位 所在岗位的业务定位 上级主管的业务目标 上级主管对你的期望和要求 与其它相关岗位的业务接口关系 制定计划的注意事项 2.遵循5W2H原则： why 为什么要做这项任务 对工作目标是否有支持 What 任务的内容和达成的目标 When 在什么时间段进行 Where任务发生的地点 Who 哪些人员参加此任务 由谁负责 How to 用什么方法进行 How much 需要多少成本 制定计划的注意事项 3.设置控制点 在目标或任务中设置阶段性里程碑，通过检查，可以及时发现问题。对自己难以解决的还可以获得领导或同事的支持。 坚持工作周记和工作日记，对计划的执行情况进行总结，发现和纠正各种偏差，同时对计划进行调整和滚动。另外还可以对前期的工作时间分配进行分析，不断改进时间管理。 三、不要让别人浪费你的时间 打电话的艺术： 1.事先的约定与准备 2.保持简短而明确的开场白 3.控制通话时间 保持通话主题 4.过滤电话 三、不