优秀课件《公文格式》.ppt

* 公文格式 公文格式：指公文的外部组织形式。包括 1、文面结构： 眉首 主体 版记 2、用纸 3、排版 4、装订 公文用纸：一般采用国际标准A4型（210mm×297mm） 排版规格：即文字排列，公文文字从左到右、从上到下横写横排。 正文文字用3号仿宋体，一般每面排22行，每行排28个字。 双面印刷 装订要求：左侧装订，不掉页。 眉首，包括 1、公文份数序号 2、秘密等级和保密期限 3、紧急程度 4、发文机关标识 5、发文字号 6、签发人 7、红色反线 公文份数序号（份号）：指一份具体文件，在该文总印发数中的实际序号。如份号“0288”，表示此份具体文件是该文总印发数中的第288号。 位置：在眉首的左上端，顶格书写。 作用：便于机密文件的分发和回收，有利于提高受文机关和阅读者的保密责任感。 秘密等级：指公文内容涉密程度的等级。 组成：绝密、机密和秘密三级。标志为“★”。“★”前标密级，“★”后标保密期限， 如“机密★5年”。 位置：在版心右上角第1行。 紧急程度：指送达和办理公文的时限要求。 组成：紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 位置：在秘密等级下边。 发文机关标识：是发文机关公文的固定称呼。 组成：由“发文机关名称+文件”组成。如“中共中央文件”、“国务院文件”。联合行文时，各机关并排，主办机关名称在前。 位置：在眉首的中心，用红色大号宋体字印刷。 发文字号：指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。 组成：由“发文机关代字+年份+序号”三部分组成。发文机关代字由一定范围内的领导机关，对自己直属机关的单位代字统一编定。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，并用六角“〔〕”括住。如“中办发〔1998〕5号”，表示中共中央办公厅在1998年度内发的第5号文件。 作用：便于分类归档，查找及引用。 联合行文的发文字号，只标主办机关的发文字号。 位置：在发文机关标识（文件名称）正下方，字体字号与正文相同。 签发人：指批准发出公文的机关领导人。 上行文应当注明签发人、会签人姓名。 位置：在发文字号的右侧，发文字号不要居中，居左空1个字，签发人居右空1个字位。 红色反线与发文字号和签发人的距离需保持 4 mm。 主体，包括 1、标题 2、主送机关 3、正文 4、附件 5、落款： 6、附注 公文生效标识 成文日期 标题：是公文内容和作用的高度概括。 组成：包括“发文机关+事由+文种”三要素。形式有： 1、规范式：三部分，即“发文机关+事由+文种”，用于重要、庄重的公务。2、灵活式：①两部分：一是“发文机关+文种”。以上标题下面可加题注（用以注明法规性公文、经会议讨论通过的公文或重大的、周知的公文产生的法定程序和时间）。带发文机关的标题下面如写题注，则须加圆括号。这里要特别注意：不再写主送机关；文后不再写发文机关及发文时间。 二是“事由+文种”。 三是“转发+始发机关及原通知标题”（如《转发国务院关于费改税的通知》）或者“转发+始发机关及原文件标题+通知”（如《转发国务院关于费改税的决定的通知》）。 ②一部分：只有“文种”。常常是不大重要的公务，带周知性。要求：要选准文种；要准确表述事由；文字要简明。 书写：移行时词或词组要完整，不要硬性拆开跨行排列；单行或多行都要居中排列，匀称美观。 主送机关：指公文的主要受理机关（负责处理、执行公文的机关单位）。 上行文一般只写一个主送机关，其中请示、批复和函等文种只能有一个。 下行文，一般写给直属下级。普发性下行文，主送机关多，一般使用泛称，如“公司直属各部门”。面向机关全体人员或者社会群体的，或者公务是周知的、重大的公布性公文，常常不写主送机关。 位置：标题左下方，顶格书写，后面用冒号。 正文：是公文的核心部分。行政公文的正文包括原由、事项和结尾三部分。 原由： 1、依据类。有以下几种方式： ①情况式：叙述时间、单位、地点、人物和事件等；特征是有“目前”和“20 X X”之类时间状语；简介人物及事迹。 ②文件式：常用“根据”、“据”；往往是一句话。 ③意义式：议论方式；常用“是”。 ④作用式：常用“将使”、“使”。 ⑤说明式：事物几方面的介绍，往往有序码特征。 2、目的类。常用介词“为”、“为了”。 原由部分可省略，或只省略依据类、目的类之一。 事项： 内容少的不分项，多而重要的分条列项。内容特别多的要用小标题。如政府工作报告，一般都分为几部分，用小标题表示层义。 这部分是中心内容，有并列式和递进式两种结构供选择使用。 在一篇公文中，两种结构方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法。