船代部工作指导书-连云港中源国际船舶代理有限公司.doc

船代部作业指导书 1、目的 制订《船代部作业指导书》旨在规范部门各岗位人员的作业行为，使之满足顾客与适用法律、法规的要求。 2、适用范围 本作业指导书适用于公司对船务代理人员的管理。 3、质量目标 见各年度的质量目标分解 4、工作流程 　 5、 职责 5.1 经理职责 5.1.1在总经理及分管经理的领导下,负责公司质量管理体系在本部门的建立、实施和保持。 5.1.2严格遵守国家法律、法规及公司有关规定，领导部门人员完成工作，对本部门的工作全面负责。 5.1.3按时参加公司的各种会议，及时传达并执行公司会议的决议、决定。 5.1.4负责部门全体工作人员的思想政治工作。 5.1.5负责部门与外部的沟通与协调工作。 5.1.6负责部门财务收入和支出的审查工作。 5.1.7负责部门的船务代理合同审定。 5.1.8负责本部门工作计划的拟制及年底工作总结。 5.1.9完成公司领导交办的临时性工作。 5.2副经理职责 5.2.1 协助部门经理工作；在部门经理外出时，负责代行部门经理各项职责 5.2.2 协助部门经理对本部门员工的各项工作进行监督审核 5.2.3 完成领导交办的各项临时工作 5.3 内勤职责（调度/单证/商务） 5.3.1严格遵守国家法律、法规及公司与质量管理体系及部门的规定。 5.3.2认真学习船务代理业务，积极参加岗位培训。 5.3.3负责船务内勤工作，做好顾客提供的单证验证、委托评审与缮制单证及移交。 5.3.4完成领导交办的各项临时性工作。 5.4 外勤职责 5.4.1 严格遵守国家法律、法规及公司与部门的规定。 5.4.2 认真学习船务代理业务，积极参加岗位培训。 5.4.3 负责船务外勤业务工作，及时办理船舶抵/离港等业务与提出的交办事项。 5.4.4 积极向部门经理提供相关的内外部信息。 5.4.5 完成领导交办的临时性工作。 6、 工作内容与要求 6.1 调度 6.1.1接受船东委托及委托评审 收到顾客的代理委托,依据《中华人民共和国水路货物运输规则》及《中华人民共和国合同法》等法规以及本公司的具体情况对委托进行评审,对可以接受的委托,由部门经理和调度在委托电上签字确认(班轮协议除外).对于不能接受的委托,由评审人通知顾客,并记录在调度日志上。 6.1.2 船舶港口使费备用金的估算 6.1.2.1 收到委托方代理委托电文后，仔细审核有关委托要求、委办事项根据有关港口收费规则、规定，结合船舶在港的预计动态，预估船舶港口使费备用金。拟就报价电文并转一份商务岗位。 6.1.2.2 将报价电文发送至委托方，要求其在船舶离港前将所需预付备用金汇入本司指定银行帐户。 6.1.2.3 报价电文发出后，应跟踪落实对方汇付情况，如对方对有关报价有异议应进一步核实调整。 6.1.2.4 报价电文发出后，应委托方或船方要求，发生另外委办事项或事先未预计到原因或情况发生的，从而产生的额外费用应及时追加。 6.1.3 国际航行船舶进口申报 6.1.3.1 根据委托方提供单证所记载信息于船舶抵港5天前填写《国际航行船舶进口岸申请书》,接受委托时离船舶预抵期不足5天的应在接受委托当天填报，如时间较为紧迫可先传真各单位。 6.1.3.2 特种船舶或船舶装有特种货物或危险物品的应在申报单上列明货名、数量，申报单上还需注明过境货及数量。 6.1.3.3 《国际航行船舶进口岸申请书》填妥后交外勤分送港监、边防、海关、卫检、动检及港务、引水等,同时填写[船舶资料交接记录]。 6.1.4 船舶代理的实施 6.1.4.1 内勤人员缮制的单证