湖南大学办公自动化管理系统-湖南大学校办公室.docVIP

湖南大学办公自动化管理系统 用户手册 长沙中力大方信息技术有限公司 二零一零年十二月 第一部分 系统基本操作 第一章 基本操作 1.1.1 登陆系统 步骤1.在桌面双击“IE”，打开浏览器，在地址栏输入网址10.62.65.129，按下“回车键”进入到系统登陆界面；（说明：测试服务器地址：202.197.96.29） 步骤2.键入用户和密码，点击登陆按钮；（用户输入个人工号，初始密码从部门管理员处获取，测试平台用户密码“123456”）。 步骤3.若所输入的信息正确，即可成功登陆进入本系统； 1.1.2 系统主界面介绍 ·快捷菜单：用户可在此区域进行用户密码修改，办公邮件登入，查看系统帮助以及系统退出操作； ·下拉菜单：用户可以快速进入希望进入的功能模块； ·功能菜单：办公自动化系统的相关模块，用户在这里可以通过鼠标点击方式选取所需要的模块； ·数据视窗：用户在功能菜单中点击相对应的功能模块后，该区域将出现对应功能模块的信息数据； 新建：在数据视窗中新建一条数据； 删除：在数据视窗中以高亮模式选取一条记录后，点击此处可以删除所选择的记录； 修改：在数据视窗中以高亮模式选取一条记录后，点击此处可以修改所选择的记录； 搜索：点击此处可以指定搜索符合特定条件的记录； 帮助：打开系统帮助文档； ·工具栏：用户在数据视窗中选取信息项后，可在此区域选取所需要操作； ·用户信息：显示当前使用该系统的用户信息 1.1.3 文档页面介绍 ·文件模板视窗：用户在该区域用所选的日常办文文件进行编辑； ·工具栏：对在文件模版视窗区域所编辑的日常办公文件进行操作； 退出：不保存退出日常办公文件的编辑； 保存退出：保存并退出日常办公文件的编辑； 下一条：保存当前办公文件并再行新建另一办公文件； 帮助：用户在使用本系统中对系统有任何问题，点击“帮助”来获取操作提示； 打印：打印当前对象； 收藏：将文件保存到个人文件中，日后可以反复查看； 1.1.3 功能内简介绍 个人办公：涉及与个人相关的内容，具体包括：待办事宜、已办事宜、督办管理、办公邮件、日程安排、个人文件。 公文管理：涉及行文与请示相关内容，具体包括：收文管理、行政发文、党群发文、纪委发文、请示报告。 综合办公：涉及日常综合性办公业务，具体包括：督办管理、公告通知、信访管理、接待管理、会议室、会议场馆、周会议表、资料上报、信息简报、用户申请。 人事管理：涉及人事管理事务性内容。 公共资源：涉及日常办公一些公共资源，具体包括：文件查询、办公资料、规章制度、办事指南、办公电话、培训资料。 1.1.4 用户密码修改 步骤1.成功登陆本系统后，点击上方的修改密码，来到密码修改页面； 步骤2.输入原密码，新密码后，点击确定按钮，若输入信息正确可以看到提示信息，密码修改成功； 1.1.5 用户注销 步骤1. 成功登陆本系统后，点击上方的注销，即可成功退出本系统； 第二章 操作案例 2.1.1行政发文流程 该模块可以让当前用户生成湖南大学行政公文，具体由各机关处室和院系文书起草，部门负责人审核，相关部门会签，办公室核稿、主管校领导签发，最后办公室机要员对已签发的文件排版、签章、下发到相关部门和单位（内部机关处室、二级机构直接下发电子文档、外部单位邮寄纸质文件），在整个处理过程中，部门文书和办公室机要员能对所有文件进行跟踪、督办。 了解具体模块业务流程如下： 步骤1.在工具栏点击新建，打开行政发文编辑页面； 步骤2.单击“文件工具栏”的“帮助”按钮，显示如下： 说明： 1、“虚线”为可选环节流程；“实线”为必选环节流程； 2、“序号”为行政发文的流程先后顺序； 3、“实框”为中心用户，具有跟踪控制权限；“白框”为处理用户，需处理文件，处完后自动返回中心用户； 2.1.2行政发文起草、提交： 步骤1.当用户需要起草行政文件时，在工具栏点击新建，打开收文编辑页面； 步骤2.用户填写行政文件基本信息； 步骤3.填写完表中所需信息后，点击“正文”打开word文件编辑文件正文内容； 步骤4.编辑完正文后点击“保存退出”完成文件正文编辑； 步骤5.回到行政发文页面，点击提交按钮，弹出提交对话框； 步骤6.填选完对话框后，点击确定； 选择环节：根据业务流程选择文件处理的环节； 流程方式：根据业务流程选择文件处理流程：“同时”、“依次”； 发送短信：根据业务流程选择是否短信通知接收用户； 选择人员：根据业务流程选择处理该文件的相关人员； 步骤7.确认所填入信息准确无误后，点击“确定”按钮提交行政文件； 2.1.3行政文件处理 步骤1.系统将所提交发文提交给在步骤6中所选人员，该文件将在所选人员的代