软件开发标准---档案管理规定.docVIP

档案管理规定  文件修改控制 修改记录编号 修改 状态 修改页码及条款 修改人 审核人 批准人 修改日期  目录 目的 适用范围 职责 项目管理部门 各职能部门 规定内容 材料形成 整理组卷 档案的管理 档案的借阅 引用文件 《东北大学产品生产与科技开发类档案管理办法》：1997年 附录一：档案卷封皮标签式样、档案卷背脊式样 附录二：备考表式样 附录三：档案目录式样 附录四：档案卷卷内目录式样  目的 为提高软件产品和软件项目的质量及软件开发过程中的管理水平，更好地为以后的软件发工作提供有效的服务，采用先进的管理手段，实现软件产品和软件项目档案的科学管理，大力开发档案信息资源，为考核软件产品和软件项目档案提供依据，特制定本管理规定。 范围 适用于所有的书面材料和电子文件。存档材料包括：申报材料、审批材料、业务往来合同、软件开发各个环节中形成的不同载体、形式的文件材料。 职责 3.1 项目管理部门：负责公司所有软件开发资料的存档管理工作，并按规定向有关部门或领导报送或报检存档资料。 3.2 各职能部门：根据本规定进行本部门所需的资料存档工作。（本规定中，所有涉及“项目管理部门”的地方也适用于各职能部门）。 规定内容 4.1 材料形成 4.1.1 软件开发或各项管理活动进行中或完成后，活动的有关人员应及时向项目管理部门提交须归档的有关资料，项目管理部门也应及时收集和催交各项须归档的资料。 归档的资料必须字迹工整、清晰，纸张大小为A4号复印纸（210×297mm，下同）幅面；手写文字、签字等，一律使用蓝、黑钢笔，签字应同时书写签字日期。归档资料如有涂改的地方，涂改位置应有相应负责人签字。 归档资料必须对公司当前和长远具有参考价值和凭证作用。 归档资料必须能完整、准确、系统地反映各项活动的全过程和各个阶段。 归档资料必须遵循自然形成规律，保持其有机联系，必须实物一致并且有成套性。 归档的原则是：以时间顺序为主，以档案的重要性为辅，兼顾档案的分类。先发生的档案存档在前，后发生的档案存档在后；书面资料存档在前，电子文件存档在后；不同存贮介质的资料应单独存放等。如果需要，应使用临时案卷存放归档的资料。 归案的材料一般归档一份（原件），重要和经常使用的可酌加副本。 4.2 整理组卷 软件开发或管理活动全部完成后，项目管理部门应在两个月内将全部材料进行检查、整理组卷。 档案组卷应使用文件夹、档案盒或其他档案用具保存，这些档案用具应适当标识。 软件开发的档案应以软件项目或软件产品为单位单独组卷立档。与开发过程关系密切的管理性文件，如各种评审记录等，应一起进行组卷。 书面资料的幅面大于A4号复印纸规格时，应按A4号复印纸规格向前折叠。 卷内的文件材料应按原件在前、附件在后排列。 完成组卷的书面材料进行逐页编号，每卷从1开始，无论单面或双面只要有书写、印刷的文件材料，每面均为一页。页号位置标在非装订线一侧的下角。以件为单位的应在右上角加盖有单位名称、档号、件号戳记章，并逐项填写。 填写卷内目录和备考表。卷内目录应放在卷内材料首页之前，备考表放在卷内材料尾页之后，且备考表的立卷人应是本项目的最后负责人，软件开发档案的检查人应为软件开发部/事业部部长。 对手册等不装订的文件材料，要按照卷内目录的编排次序进行排列。 案卷封面标题应简明、准确，左上角应有档号、档案馆号、缩微号，封面的下部应有归档单位、起止日期、保管期限等。 软件开发负责人在归档前提出划定案卷保管期限和密级的意见，经项目管理部门负责人同意后确定。 与书面资料对应的软件载体：磁盘、磁带、光盘、MO盘等，应分别组卷，专柜保管，档号应与相应的书面资料卷一致。 因某种原因被终止的开发项目，应在中断开发后两个月内完成立卷归档工作。 4.2 档案的管理 4.3.1 分类编号 档案编号规则为：年度号 + 档案分类号 + 案卷号 模式如下： 19XX — CP xx yy — 1~n 其中：19XX表示年度号； cp为固定编号，表示产品生产类档案一级类目代号； xx为产品生产类档案二级类目代号，用两位数字表示，公司的代号为15； yy为产品生产类档案三级类目代号，用两位数字表示，从12开始，遇0跳过； 1~n为案卷号，采用数字流水号表示。 编目 每卷档案脊背上填写档号，也可以另行贴上有档号的标签，标签下沿位置在底边40毫米处。 排架 档案排架按档号顺序排列，并将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立摆放。 保管 1）保管档案的房间应注意防盗、防火、防潮、防尘、防虫蛀