2016高效会议管理(标准版).ppt

课程目的 一、了解会议常有的缺点和会议的种类 二、掌握会前、会中、会后进行的要领和原则 三、培养主管主持高效率会议所具备的能力 目 录 一、权威统计（会议的成本） 二、会议的意义 三、会议的五项功能 四、会议的目的 五、高效率会议的管理技巧 六、关于会议频率的建议 七、会议的分类 八、公司会议规划举例 一、权威统计 一个大型企业的主管一年有60%的时间在开会（约30%参加上级部门的会议，30%参加本部门会议）； 每年召开的会议约240个； 每年会议成本达3500万元！ 会议的成本 1．直接成本—工资、租场地,多媒体设备,差旅费,食宿费,文件复印费等)。 2. 间接成本—机器设备的折旧、因为会议而导致的加班 3.机会损失成本(如:不及时处理客户投诉,不能及时解决本职工作范围内的突发 事件而造成的损失等)。 二、会议的意义 集思广益的渠道,很多高水准创意,都是相互碰撞出来的 显示一个组织或部门的存在 群体沟通的方式 三、会议的五项功能 会议是指两个或两个以上的人(其中一个为主持人)，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。其特定功能，即指下列五项功能中的某一项或某几项： ①提供信息； ②汇集信息； ③解决问题； ④宣传政策； ⑤培育训练。 1．开展有效的沟通 2．资讯传达 3．监督员工的工作进展 4．达成协议,解决问题 5．决策和资源共享 6．开发创意 7．激励员工士气 8．巩固经理人的地位 思考题 想一想?讨论三分钟 会议为什么没有实效?  1.会议前的原因  1.欠缺目标。 2.目标不明确。 3.欠缺议程。 4.与会人选不当(与会者太多或与会者太少)。 5.会议时间不当(周一早上或周五下午)。 6.开会通知时间不当(太早通知开会或太晚通知开会)。 7.开会通知内容欠周详。 1.会议前的原因(续)  8.会议地点不当。 9.会议场地设备欠佳。 10 .与会者无准备而来。 11.未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当。 12.会议不能准时开始。 13.会议太多，致使与会者一听说要开会，无不感觉厌烦。 14.向来很少开会，致使每次会议议案堆积过多。 2.会议中的原因 1.从事交谊活动。 2.外界干扰。 3.与会者发言离题。 4.主席出难题。 5.让没有必要留在会场的人员留在会场。 6.犹豫不决。 7.资料不充足，却贸然决策。 8.少数人垄断会议。 2.会议中的原因(续) 9.与会者之间交头接耳。 10.与会者不表明真正感受 或意见。 11.与会者之间争论。 12.与会者与主席争论。 13.视听器材发生故障。 14.与会者欠缺热心。 15.会议超出预定时间。 16.主席未能总结会议成果。 3.会议后的原因 1.欠缺会议记录。 2.不能对决议事项进行追踪。 3.不能对会议成败得失进行检讨。 4.不能及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组。 5.与会者对会议感到不满。 练习题 六、高效率的会议管理技巧 会前：会前准备工作 要想经营成功的会议，必须要有周全的会前准备工作。很多会议因为缺乏充分的会前准备工作，才导致低质量的讨论过程。 1.会前准备清单 开会目的是否清楚； 决定与会者名单； 决定由谁来担任会议主席与会议记录者； 决定会议时间、长度与会议地点； 准备好会议所需辅助设备； 决定哪些与会者该做简报与何时做； 暂定的会议议程是否涵盖所要讨论的事项，并把议程事先发给与会者； 分发开会通知。 切记:会前准备失败了,就意味着准备失败! (1)会议人员依目的而定，尽是减少参加人数 （5~12人为宜），明确会议目的。 (2)事先分送议程、议题或草案，以使参加人员 有所准备。 (3)出席率管制及迟到之管制，代理人应尽避免。 (4)选定最适当的时间、日期、地点（场所）。 (5)主席预估会议可能的状况及结果。 (6)个人接触之应用（会前之沟通）。 (7)指定专人记录和签到。 (8)主席报告本议案和与会人员之关系，及回应会中应决定的问题。 3．会议进行中的要领 (1)准時开会，准時散会。 (2)遵守制度，避免离席。 (3)会议目的，人人清楚。 (4)充分参与，全员发言。 (5)发表意見，条理清楚。 (6)不推責任，不诽他人。 (7)发生争辩，设法缓和。 (8) 掌握议程，按部就班。 (9) 集中主題，不谈废话。 (10 时间太长，中途休息