秘书日常事务辩析.ppt

秘书日常事务 办公环境的维护与管理 1.办公环境布置的基本原则 体现企业的精神、重视以人为本、考虑成本 2.办公环境布置的内容 开放式办公室的布设、 封闭式办公室的布设 --小办公室：上司办公室靠里，秘书办公室紧靠上司的，打字、复印间远离上司办公室。 --大办公室：隔板一般高1.2米，上司办公室在最里面；最好为转椅（低靠背、高靠背）。 --公寓式办公室：客厅作为接待室或文员室，里间卧室为上司办公室。 办公环境的管理 --保持清洁卫生，温度湿度适宜 --及时清理废弃物，花卉保持生长良好 --摆放整齐有序 --时钟拨准，保持走动 --日历日期准确 --报纸、杂志是否较新 秘书办公室布置小技巧 --力求简单实用 --坐在办公桌前，伸直双臂，双手合拢，在高于桌子15cm左右画弧型，手臂所能覆盖区域，适合放与工作有关物品 --用文件夹存放、区分工作 --文具分类放在用品盒中 --小物品先放入盒中，再放在稍高于眼光平行的层面 --下班前整理好物品，确认电源是否关闭、抽屉、柜门是否锁好 值班工作 值班工作的主要任务 1保持信息畅通； 2办理接待工作； 3处理突发事件； 4承办领导交办事项。 值班工作的组织形式 1专职值班员； 2工作人员轮流值班。 值班工作的制度和要求 1岗位责任制 2交接班制度 3请示报告制度 4安全保密制度 电话往来 打电话要点