TS16949：2009程序文件.doc

浙江致远齿轮有限公司 文件编号 ZY/QP-01 状 态 A/0 制订日期 2016/1/30 文件名称 文件控制程序 第1页 共5页 目的： 对与质量体系有关的所有文件进行控制，以确保各有关场所使用文件和适用性和有效性。 适用范围： 本程序适用于与质量体系运行相关的所有文件（包括适当范围的外来文件）的批准、分发、更改、审核、保管等一系列控制过程。 职责： 3.1 办公室负责质量体系文件的控制。 3.2 技术部负责技术文件（图样、标准、技术规范等）的管理、发放和控制。 3.3 各部门负责分发到的文件的控制。 工作程序： 文件的分类及编号： 4.1.1文件按性质分为“受控”和“非受控”两种。受控文件加盖“受控”印章，并注明受控编号（所有与质量有关的文件均受控）。 4.1.2文件分类 浙江致远齿轮有限公司 文件编号 ZY/QP-01 状 态 A/0 制订日期 2016/1/30 文件名称 文件控制程序 第2页 共5页 4.1.3文件编号原则：具体见《质量体系文件编号规定》。 4.1.4文件版本及修改状态说明： 文件版本用大写英文字母表示：A、B、C……依次类推； 修改状态用数字表示：0、1、2……依次类推； 当修改状态至9后，文件升版； 当遇下述情况时，文件直接升版： 组织机构有大的调整； 依据的质量体系标准发生变化； 文件的批准发布 4.2.1文件的发布流程： 文件类别 发布流程 拟制 审核 批准 质量手册 推行小组 管理者代表 总经理 程序文件 归口部门 管理者代表 总经理 作业指导书 管理文件 职能部门 管理者代表 总经理 技术文件 技术部 技术部 技术部部长 外来文件和资料 技术标准、国家标准 由办公室保管原件 顾客工程规范 由技术部保管原件 4.2.2批准后的原件(技术性文件除外)均需上交办公室，由办公室统一管理。 4.3 文件的发布及分发： 4.3.1文件由批准者定立发布日期，发布日期为生效日期。(在文件中若无特别说明，批准者批准签字日期为发布日期) 4.3.2文件由办公室文控员分发、各部门配合实施。技术文件由技术部文控员分发、使用和管理。 4.3.3文件分发范围及职能： 浙江致远齿轮有限公司 文件编号 ZY/QP-01 状 态 A/0 制订日期 2016/1/30 文件名称 文件控制程序 第3页 共5页 文件类别 分发范围 分发部门 质量手册 总经理、管理者代表、各部门部长 办公室 程序文件 作业指导书 管理文件 各相关部门 办公室 技术文件 技术部 外来文件 法律法规 职能部门负责人确定 办公室 技术标准、规范 职能部门负责人确定 技术部 顾客工程规范 负责人确定 技术部 4.3.4文件分发号一览表（各部门均须按此执行） 分发号 分发对象 分发号 分发对象 01 总经理 06 采购部 02 管代 07 质检部 03 办公室 08 销售部 04 生产部 05 技术部 注：如部门分发不止一份时，编号如下：例08/2 4.3.5 办公室文控员对发放文件根据文件分发号一览表予以发放，并填写《文件发放登记表》。 4 文件的更改： 4.4.1 更改文件须由原拟制部门填写《文件更改通知单》或《技术文件更改通知单》，其审核、批准仍由原部门/人进行。当原审批人变动时，应由接替其岗位的人员审批。若指定其它部门进行审批时，该部门应获得制定审核、批准的背景资料。 4.4.2文件中有关文字的更改应以下划线 形式进行标识。同一文件中，当进行第二次更改时，应将前次下划线取消。 4.4.3文件与资料更改后由修订后批准日期表示生效日期， 办公室文控员或技术部将作废的文件收回分发修订后的文件，记录于《文件领用（发放）登记表》中。 浙江致远齿轮有限公司 文件编号 ZY/QP-01 状 态 A/0 制订日期 2016/1/30 文件名称 文件控制程序 第4页 共5页 5 文件特殊特性的标识： 对于那些需要质量方面特别证明的产品和特殊特性的文件，须在该文件上加注特别标识“D”。 6 文件的作废及销毁： 4.6.1文件更改后， 办公室文控员或技术部须按原发放记录收回作废的旧文件，同时填写《文件销毁登记表》经批准后予以保留或销毁。 4.6.2作为资料保留的作废的原版文件，加盖“作废”加“保留”印章。 4.6.3当有关人员使用的文件破损严重，影响使用时，应与办公室或技术部办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的颁发号仍然沿用原文件分发号，