会议与商务活动_09开放参观与商务旅行.ppt

学习目标： 了解开放参观与商务旅行的知识 掌握开放参观的准备与接待工作，能够完成上司商务旅行的准备性工作 一、概述： ◆什么是企业开放参观活动 ◆企业开放参观活动的意义 ◆企业开放参观活动的主题和内容 开放参观活动的前期准备 选择开放参观的时机 成立专门机构 准备介绍材料 做好解说及接待准备 企业开放参观的时间最好安排在一些特殊的日子里，如企业的周年纪念日、企业的开业庆典日、社区节日等。可以增添特别的意义也可激发公众更大的兴趣，获得更强的开放效果。 二、成立专门机构 开放参观活动能否获得成功，很大程度上取决于活动前的筹备工作是否全面。一般情况下，专门机构中应至少有一名决策层的领导来做总的协调人，由相关部门的负责人和行政、人事部门的人员来共同组成，企业中常常会指定1—2名秘书人员来负责承办活动中的各种具体事项。 ◆培养 ◆确定邀请对象，制作并寄发请柬 一般性参观常邀请员工家属、社区代表或一般市民等，目的主要是增强员工的企业自豪感和归属感，增进企业与员工工家属间的相互了解。 特殊性参观一般邀请于本组织有特殊利害关系的团体和公众，如政府官员、行政主管部门、同行业领导和专家、媒体记者等可以使企业得到广泛的宣传，提高企业的知名度，达到树立企业形象的目的。 ◆确定参观内容，选择参观路线 路线的确定主要从三个方面综合考虑：一是能引起参观者的兴趣；二是能保证参观者的安全；三是对企业或组织单位的正常工作秩序干扰最小。参观路线应有明确的路标。在参观活动前，需要事先采取安全措施，安全人员应在必要的地方设置信号或障碍，以防意外发生。 秘书人员在确定参观内容和参观路线时，应随时加强保密工作意识。商业秘密是企业的生命线，秘书在筹备工作中一定要牢固树立内外有别、保守秘密的思想，哪些话可以讲，哪些资料可以提供，哪些现场可以参观，做秘书的一定要心中有做，切不可在接待中热情过度，把不该让对方了解的事情透露出去。如果无意间泄漏了商业秘密，将可能给企业带来致命的影响。 ◆设立接待服务处 接待服务处工作内容主要包括来宾的迎送，在开放参观活动现场硬结或送别来宾；来宾的引导，由专人负责为来宾引路，将其送到参观活动的起点，并负责解答来宾的咨询或疑问；同时要准备好休息室，备足茶水，供参观者中途小憩。 ◆准备特殊的参观用品 有些企业在参观时，参观人员需要穿戴特殊的用品，如卫生服、安全帽等。秘书人员在接待准备工作中，应在参观者到来之前就准备好足够的特殊参观用品，以满足参观人员的使用。 ◆准备礼品或纪念品 目的：为了增强参观的宣传效果，可以为每位参观者赠送纪念品 ●纪念品应简单适用、突出的特点 原因： 一是具有宣传性 二是具有荣誉性 三是具有独特性 ▼做好欢送工作 （一）准确掌握来宾离开的时间(一般来讲，当来宾到来时，负责接待的秘书人员就应准确了解来宾参观后离开的时间安排，并提前落实好票务和相关的交通工具 ) （二）欢送的规格(一般来说，欢送来宾的规格、陪车的次序以及鲜花方式等礼仪应与迎接宾客时相同。如有特殊情况需临时变更的，必须向客人解释清楚，并向对方道歉。) （三）与来宾道别(当与来宾送别或来宾乘坐交通工具离去之前，秘书应与来宾一一握手道别，以礼貌谦和、热情大方的态度欢迎来宾再次光临，要一直等到客人所乘坐的交通工具开出实现后再转身离去；和领导一起送别来宾时 ，要比领导稍后一步。) 商务旅行是现代企业、单位商务活动中的一项重要内容。商务旅行主要指企业领导因谈判、签约、考察交流、沟通信息等商务活动而做的旅行。秘书在商务旅行中应该为领导做好一系列的服务工作，以保证商务旅行的顺利进行。 商务旅行计划和旅程表 秘书应为领导商务旅行应做的准备 出国（境）商务旅行的准备工作 在制定商务旅行计划前，首先要了解公司差旅费用、交通、住宿标准的有关规定 一份商务旅行计划至少应包括以下内容： 出差的时间，启程及返回日期，接站安排。 出差的路线、终点及途径地点和住宿安排。 会晤计划（人员、地点、时间）。 交通工具的选择。 需要携带的文件、合同、样品及其他资料。 领导的特别要求。 旅行区的天气状况。 行程安排，约会、会议计划，会晤主题。 差旅费用。 一份周密的旅程表主要包括六项内容 日期 (离开公司的日期，旅行中转的日期，旅行中各种重要活动的日期，返回的日期和到达的日期 ) 时间 (目的地的抵达时间和中转时间，开展各项活动的时间，就餐、休息的时间等。) 地点 (出差的目的地（包括中转的点），旅行过程中开展各项活动的地点、食宿地点等。) 交通工具(出发、返回时的交通工具，停留地的交通工具等) 具体事项 (商务活动内容，访问、洽谈、会议、宴请娱乐活动以及私人事务活动等) 备注 (记