预借及核销转正作业.doc

三、預借費用之處理程序 A.預借申請 作業流程 作業說明  注意事項 1.各單位預借或暫付款項應力求避免，如確因事實需要支付者，應以預算內容、契約所定或專案核准者為限，承辦人員應負限時清結責任。 2.必須先行借款之事務或業務計畫，應敘明預借經費原因簽請核定，並確實註明預定收回或轉正日期，於簽奉核准後檢附原簽影本及預借申請單辦理支付。 3.辦妥預借款項應儘速推展該項計畫業務，以縮短辦理時程。款項借入後並應妥為保管，避免公款與私人存款混雜，如發生各種意外或遺失，承辦人員應負賠償責任。 4.各項借款應隨時注意清理，計畫業務於辦理完竣後，應儘速檢附原始憑證及原簽奉核准案辦理核銷，如有賸餘或支出項目與原預借經費內容不符者，則依規定收回繳庫。如有久懸未核銷、未清理或未及時辦理保留，致經費無法轉正或無法收回者，應由各單位相關人員負賠償之責。 5.會計室於會辦經費動支案件時，如發現有不妥，應先洽業務單位作必要之補充或修正，若必須提出意見者，應力求具體、明確，並掌握辦理時效，亦可建請業務單位尋求其他可行之替代方案因應，俾利政策或業務之推動。 6.國外採購案，請檢附核定後請購單。 7.預借款如係用於支付外籍人士所得達5,000元以上者，應先預扣20%稅金。扣完稅後之餘額，始得存入預借款人所指定之帳戶。 8.零星小額採購案件，請儘可能不辦理借支，逾1萬元之採購案請於請購奉核再行採購；若廠商要求現金支付，應辦理預借手續，勿自行墊付。 9.業務單位於收到出納組匯入之預借款項後，應立即將款項領出妥善保管，不得與私人帳戶混合提存使用，並隨時將支用情形登錄備查簿，會計室定期或不定期查核。 相關法令 會計法。 內部審核處理準則。 支出憑證處理要點。 各機關員工待遇給與相關事項預算執行之權責分工表。 國內出差旅費報支要點。 國外出差旅費報支要點。 公款支付時限及處理應行注意事項。 各機關派員參加各項訓練或講習報支費用規定。 各機關學校出席費及稿費支給規定。 軍公教人員兼職交通費及講座鐘點費支給規定。 各機關單位預算財務收支處理注意事項。 中央各機關執行單位預算有關用途別科目應行注意事項。 13.國立合大學預借費用作業流程及規範。  B. 核銷轉正 作業流程 作業說明  注意事項 1.各項借款應隨時注意清理，計畫業務應於活動辦理完竣後2週內，儘速檢附原始憑證及原簽奉核准案辦理核銷，如有賸餘或支出項目與原預借經費內容不符者，則依規定收回繳庫。如有久懸未核銷、未清理或未及時辦理保留，致經費無法轉正或無法收回者，應由各單位相關人員負賠償之責。 2.業務單位辦理結報核銷時，應將原始憑證粘貼於粘貼憑證用紙上，並請於備註欄勾選「預借轉正」，檢附原預借單影本及「預借費用核銷結報表」全案彙整送請沖轉，避免零星送出以利核銷作業；若有餘款應先將餘款繳至出納組。 3.預借款項之承辦人員離職，應列入移交，未列入移交者，一律由預借單位相關主管及人員負連帶責任。 4.業務單位逾還款期限尚未核銷預借費用時，會計室將按月催繳，經催繳二次仍未核銷者，除簽報校長外，並送考績委員會酌參，爾後該預借款人於尚未核銷結案前，不得再行預借。 5.會計室審核支出憑證及執行程序是否符合相關規定，暨支出項目與原預借經費內容是否相符，如有不符者，應先洽業務單位作修正，無法即時改正者，則簽註意見退回原申請單位。 6.會計室於會辦經費動支案件時，如發現有不妥(金額核計錯誤、與動支科目之用途不符、預算已無餘額，其他有違預算執行相關法令規定等)，應先洽業務單位作必要之補充或修正，若必須提出意見者，應力求具體、明確，並掌握辦理時效，亦可建請業務單位尋求其他可行之替代方案因應，俾利政策或業務之推動。 相關法令 1.會計法。 2.內部審核處理準則。 3.支出憑證處理要點。 4.各機關員工待遇給與相關事項預算執行之權責分工表。 5.國內出差旅費報支要點。 6.國外出差旅費報支要點。 7.公款支付時限及處理應行注意事項。 8.各機關派員參加各項訓練或講習報支費用規定。 9.各機關學校出席費及稿費支給規定。 10.軍公教人員兼職交通費及講座鐘點費支給規定。 11.各機關單位預算財務收支處理注意事項。 12.政府採購法及相關子法。 13.國立合大學預借費用作業流程及規範 155 是 申購單位 結束 會計室編製支出傳票撥款 校長核定 會計室審核 簽註意見退回 否 是 是否同 意借支 相關 單位 否 業務單位 填具預借申請 校長核定 是否簽會相關單位 會計室審核 審核預借申請是否與核准簽案相符。 依