台北市立敦化国民中学九十学年度第一学期第六次行政会报纪录.doc

目 錄 壹、公文製作要領 一、公文函稿的製作格式 ……2 二、來文簽擬參考範例 ……6 三、公文用字用語 ……9 四、數字使用原則 ……17 貳、公文處理注意事項摘要 一、收文 ……23 二、承辦 ……23 三、公文處理時限 ……23 四、公文展期規定 ……23 五、發文 ……23 六、公文歸檔 ……23 參、實例說明 ……26 公文製作要領 一、公文函稿的製作格式 （一）稿之說明事項： 檔號：年度號 / 分類號 / 案次號 / 卷次號 / 目次號 （例：097 / 030101.01 / 1 / / ）。 附件：應註明內容名稱、數量等有關字樣（例：如說明二，不宜）。 密等及解密條件或解密期限：密（95年12月31日解密）。 會辦單位：內會單位在左、外會單位在右；若會辦單位過多時宜使用「簽稿會核單」（裝訂於公文首頁）。 核章位置原則：由上而下，由左至右，由小至大。 公文處理過程相關人員應核章及加註8碼。（收文→承辦員→核稿人→繕核→用印→發文→歸檔） 正本、副本：臺北市立 高級中學□校長○○（首長名稱與學校名稱中間空1格，按「重新對應」點選「臺北市立 高級中學」）。副本單位若需含附件須加註「（含附件）」，否則公文副本不含附件。 函（簽）稿2頁以上應加蓋騎縫章，右下角加註頁碼。 簽稿如有修改，應於修改處蓋職名章，修改過多時，應退回承辦人員清稿後，連同原稿陳核(判)。已在簽稿上簽章，而未簽註意見者，視為同意。（§） 文末之首長簽署，敘稿時，無須列註，以求簡化。例：「校長 林 ○ ○ 」（§27） （二）稿之製作要領（§27）： 1.一案須辦數文時，依下列原則辦稿： (１)須同時發本機關文及上級機關文者，應分稿擬辦。 (２)一文之受文者有數機關，內容大同小異者，同稿併敘，將不同文字列出，並註明某處文字針對某機關；內容小同大異者，應分稿撰擬，如以電子方式處理者，可用數稿。 2.「函」之本文，除按規定結構撰擬外，並應注意下列事項： (１)定有辦理或復文期限者，應在「主旨」內敘明。 (２)承轉公文，應摘述來文要點，無法摘敘時，可照規定列為附件 (３)概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等，列入「主旨」，不必在「辦法」段內重複；至具體詳細要求有所作為時，應列入「辦法」段內。 (４)「說明」、「辦法」須分項條列清楚，每項表達一意，其意義完整者，雖一句，可為一項；否則雖字數略多亦不應割裂。 (５)文末之首長簽署，敘稿時，無須列註，以求簡化。 (６)須以副本分行者，應在「副本」項下列舉；如要求有所作為時，則應在「說明」段內列明。 二、來文簽擬參考範例  來文之說明事項： 來文之擬辦位置，位於文末處下方。擬辦位置不足時，另用便箋擬辦。（§） 會辦蓋章版面不足時，得調整為由左而右之方式蓋章，或另用簽稿會核單。 電子收文章應蓋於文末核章；收文日期及文號於下方空白處註明。 來文性質時若屬於週知性質，得於決行後影印分送（或以電子傳送）相關單位參考，減少非必要之簽會，以避免公文處理時效之逾期。 最速件公文可參酌來文性質修改速別。 公文若屬存查案件應於擬辦文末填註「文存查」或「文擬陳閱後存查」等字眼，以明確表示該公文處理情形。（§84） 收文時於公文右下方標示預定結案日，益於公文逾期管控。 公文結案（發文及文存案件）後，請儘速送文書人員點收歸檔。 三、公文用字用語 （一）一般公文用語 公文應依受文對象、立場及性質，使用簡潔得體之用語。常用之一般公文用語，列表說明如下。 類別 用語 適用範圍 備註 起首語（指公文起首所用之發語詞） 查 有關 關於 謹查 茲 通用。 制定 訂定 修正 廢止 公布法律、發布命令用。 特任 特派 任命 派 茲派 茲聘 茲敦聘 僱 任用人員用。 稱謂語（指對受文者稱呼或自稱用語） 鈞府 鈞長 鈞座 有隸屬關係之下級對上級用。 直接稱謂時用。 書寫本類別之稱謂語時，對上級、平行及人民團體均應於其左空一格（挪抬）以示互重。 大院 大部 大局 大處 對無隸屬關係之上級機關用（例如：對立法院、司法院、考試院、監察院用）。 貴局 貴處 貴公司 對下級、平行（無隸屬關