2013年阳光林森家居营销中心接单部工作规范(p13页).docVIP

2013年阳光林森家居营销中心 接单部工作规范 一、目的 1.1接单部是经销商向公司订货或寻求服务的一个桥梁，起着承上启下的重要作用； 1.2及时、准确和高效地处理经销商订单或服务是接单部的核心工作内容，为规范本部门的工作，特制定以下业务规范。 二、适用范围 2.1 所有加盟经销商的订单或客户服务； 2.2 接单部和分公司接单员的订单或服务； 2.3 与公司合作的相关厂家的订单或服务； 2.4接单员的日常行为。 三、接单部的主要业务 3.1新经销商（含改、扩建）摆场产品订单业务； 3.2经销商返单订单业务； 3.3信息（公司和经销商）传递业务； 3.4公司零售订单业务； 3.5退换货业务 3.6接单员的日常工作。 四、接单部的6大关键业务流程 4.1新店（含改、扩建）摆场产品订单流程； 4.2经销商返单订单流程； 4.3信息（公司和经销商）传递流程 4.4 公司零售订单流程； 4.5退换货处理流程 4.6接单员日工作流程。 五、6大关键业务流程规范 5.1新店（含改、扩建）摆场产品订单流程； 1、目的、 规范和理顺新店（含改、扩建）摆场产品业务流程，确保新店顺利开业和开业前良好的产品氛围和饰品氛围 2、适用范围：新店（含改、扩建）摆场产品的订货或备货； 3、新店摆场产品订单规范 3.1从空间设计部接收建店流程表和卖场摆放图。 3.2登记建店流程表并关注上货时间（部门主管）。 3.3从各片区客户经理处获取新店上货配货订单。 3.4复核配货订单是否合理（数量、是否畅销、是否停产）。 3.5配货订单产品分类：一分厂（板式、餐椅类），二分厂（板木类），床垫仓库（床垫、软床、儿童类），沙发厂（沙发）。沙发直接传真给沙发厂下单生产备货。儿童、软床、床垫类需填写“其他产品订货单”交由专人下单备货，一分厂和二分厂的产品直接录入K3系统并核查库存，无库存的产品列出清单交接单部主管跟踪交期。2日内核算出所有产品的金额，并与饰品部衔接装修用品及饰品金额。 3.6将复核后的配货订单（有金额的）回传给各片区经理和客户。并通知客户汇款。 3.7客户汇款后，将销售订单审核，通过订单维护将订单内有货的产品锁库。 3.8客户经理提前一周通知接单部发货。 3.9确认上货时间后，接单员与客户沟通发货方式（整车或零担），整车需调配车辆，零担则可直接发货。提前一周接单员填写“饰品衔接函”提醒饰品部准备饰品、办公用品及其他，有沙发的用同样方法与沙发厂联系。 3.10装车发货的前一天将销售订货单下推生成销售出库单或其他出库单（分公司下属专卖店），启动多级审核后物流部备货、发货。 3.11发货次日，回收票据并复核，是整车的还要收集货运合同。告知专卖店承载人员的信息，及时收货。 5.2经销商返单订单流程； 1、目的 规范经销商订、出货的管理流程，以利于整个订、出货程序的流畅。提高工作效率，以达到客户的满意度。 2、适用范围 适用于接单部和分公司接单员 3、经销商订单规范 3.1接收客户家居【板式或板木】传真订单，先看清订单内容是否完整、清楚【如果接到客户沙发订单，须将沙发订单转交给沙发厂接单部，并告知经销商下次直接把《沙发订单》传给沙发厂；如果是儿童系列或床垫或软床系列产品，须将订单汇总传给外协组管理员处理这类订单】。 3.2将客户订单输入到金蝶K3系统的订单管理，生成销售订单，和经销商沟通订单情况确认型号和数量无误并告知经销商本次订单款项并提醒其打款，如果经销商订货的型号暂时无货，在《欠货记录表》上详细登记，并告知经销商出货日期。 3.3订单建好之后，由财务核准订单； 3.4接单员将核准后的订单内容锁产品库存；将出库通知单传真给客户核对货物是否有误，待客户确认后，方可核对出库通知单； 3.5锁好库存后通知客户打款，客户款到后通知财务上帐下推《出库通知单》交物流部配发货，出库通知单必须填写清楚货运部名称及联系电话，如是补件产品需在备注栏注明“补件产品”字样，（在做出库通知单时，需配套发货及遵循客户的发货原则）。 3.6仓库将所产生的出库单，打印出货清单，安排备货、送货； 3.7仓库送货后，将送货单送到接单部； 3.8接单员拿到单后，要核对送货单件数与托运单件数是否相符合； 3.9根据送货单金额，做客户对账单； 3.10将客户送单传真给客户并询问是否收到； 3.11再将产品送货单、饰品送货单明细做入电脑，以便查询； 3.12如有收押金的补件产品，接单员要做好相应的押金明细表，以便查询； 3.13新店的跟进，按照《新店上货流程规范》操作； 3.14退货的跟进，按照《退货流程规程》操作； 3.14每天给5个以上客户主动打电话沟通，并做好沟通记录； 5.3 信息（公司和经销商）传递流程规范 1、目的 准确、及时和快速的传递公司信息或将经销商