合同订单评审控制程序.docVIP

制 修 订 记 录 文件版本 制修日期 制修订页次 制 修 订 摘 要 A/1 1-4 文件首次制订发布 批准 审核 编制 目的 保证客户的需求与期望得到有效控制，以转化为公司要求，并充分满足客户需求。 范围 适合于公司客户产品要求的确定、产品要求的评审以及与客户沟通的过程。 定义 常规订单:公司生产时间较久，品质特性、生产流程、交付能力、生产能力等已趋于稳定状态，能够随时满足客户的要求的订单。 非常规产品:与常规产品任何一项要求不符合的产品。 权责 销售部负责与客户沟通，了解与掌握客户的需求与期望；负责组织合同[订单]评审。 总经理负责将客户需求与期望转化为公司要求；负责参与非常规产品的合同[订单]评审。 品保部参与非常规产品的合同[订单]评审。 工作程序． 客户产品要求的确定 销售部收到客户的合同[订单]或传真资料，对客户的要求进行确定： 业务跟单员对该合同[订单]的客户名称和产品单价对否进行审核. 客户明示的产品要求，如产品质量、数量、交付方式和时间、价格、售后服务等。 客户没有明确要求，但预期或规定的用途所必须的要求。业务员根据产品的特点需了解此类产品在客户使用时的基本要求，如重量要求.尺寸要求等。 客户没有明确规定的强制性标准及法律、法规。 客户要求的确定与转化： 销售部将客户的要求反馈到品保部并把顾客提供的技术资料等一起交品保部. 销售部根据品保部确认的技术要求、质量要求及安全要求，技术资料准备情况及相片或样品交顾客确认后，客户下正式合同或订单，销售部收到后按5.1.3执行来满足客户要求。 客户要求的确定与转化： 销售部收到客户合同或订单草案后（口头订单需注明），若属于常规产品，则由销售部按部门内部的工作要求直接确认合同或订单的可行性；否则需由销售部组织相关权责部门按程序进行合同评审，确认合同或订单的可行性。 销售部将客户的正式合同或订单，由销售部主管签字确认批准后发至生管员，由生管员制订物料需求计划给到采购，采购负责后续采购工作。 销售部跟进合同的执行情况。 合同评审 非常规产品,特殊交货期合同评审内容与责任部门： 序号 评 审 内 容 评 审 部 门 备 注 1 交货期 销售部、采购部 2 技术、质量要求 工程/品保部 只限产品或技术要求需更改的合同 3 采购物料 采购部 由销售部主管组织 评审记录：销售部联系各部门评审后，满足要求在“合同评审记录”对应项用“√”表示，不满足要求用“×”表示，并由评审人签字确认。 常规订单直接在订单上进行评审确认。 合同或订单的更改 在执行合同或订单过程中，如客户提出更改要求或补充要求时，经业务员确认后，业务总监在客户修改的合同或订单上签字确认，业务员根据客户所更改的资料按5.1.3b）执行，并将原“合同或订单”收回存档。 在执行合同或订单过程中，生管员视实际情况需更改即定的采购安排时，由生管以“内部联络单”与销售部沟通，销售部根据情况与客户协商确认后，发出“内部联络单”至生管以确认采购安排的有效更改。 客户的沟通： 沟通的方式：电话、传真、电子邮件、信函或其它。 与客户沟通的内容： 业务员收到客户信息后，对于可以即时答复的信息，经部门主管同意后，向客户做出明确合理的答复。 对于不可即时答复的信息，业务员需上报，并由销售部经理组织相关部门进行评估后直接向客户做出合理答复。 产品按时完成交货后，销售部根据订单或合同规定把有关单据交给客户并追收货款。 质量记录的处理 相关质量记录按《文件与记录管理程序》的相关规定进行管理。 内部沟通： 销售部需将客户的要求和信息及时在公司内部进行有效沟通，以确保客户的要求得到充分满足。 相关文件 《文件与记录管理程序》 《纠正和预防措施管理程序》 相关记录表格 正式订单 客户信息表 合同评审记录 内部联络单 广州市柏莎卫浴器材有限公司 文件名称 合同订单评审控制程序 文件编号 S2-XS-001 版次 A1 制定部门 销售部 制定日期 2012-3-1 发行日期 2012-3-2 页次 第 1 页 共 4 页