要求标书和合同的评审程序.docVIP

1. 目的：为实施检测/校准标书、合同评审提供程序规则；在充分理解客户需求后评价满足该合同要求的能力并形成文件，消除合同双方对合同要求的差异，确保有能力及时满足客户合同的要求。 2. 适用范围：适用于本实验室检测/校准服务中对客户要求（包括客户招标书）、投标书和书面或口头的协议和合同的评审及履行期间客户提出变更合同时的评审。 3. 职责： 3.1 技术主管 3.1.1受权与客户签立检测合同，组织对非常规检测合同的评审，负责解决执行合同所必要的资源。 3.1.2维护本程序的有效性。 3.2 专业室负责人:负责评审与本专业有关的检测/校准合同的能力。 3.3 办公室:负责合同的接收、洽谈与沟通，协助组织有关部门对合同进行评审，办理日常“检测委托书（合同）”。 3.4 资料管理员:负责保存与合同签立、履行和评审有关的文件和记录。 4. 工作程序 4.1 合同的类型和形式 4.1.1 常规合同：已通过权威机构认可的常规检测/校准项目的合同 4.1.2 非常规合同（或特殊合同）：包括新的、重要的、大宗的、特殊要求的检测/校准项目的合同。 4.1.3 合同可以是为客户提供检测/校准服务的任何书面或口头协议，合同形式包括正式合同、客户委托单、信函、传真、电话、电报、或E-mail等。 4.2客户要求的确定 4.2.1由办公室对客户明示的要求进行确认并识别客户潜在的要求，包括习惯上隐含的、无须明示的要求，必须遵守的相关法律法规、相关国家和行业标准的要求； 4.2.2 由办公室就客户要求与客户进行沟通，就是否承接检测/校准项目报技术主管或授权人审核批准； 4.2.3在对客户要求和承接该项目进行确认后，由办公室与客户进行洽谈，并拟订合同。 4.2.4客户要求、标书与合同之间的任何差异应在工作开始之前得到解决。 4.3 签立合同 4.3.1 办公室接待人员按照本程序4.1条对合同的类型进行界定。 4.3.2 当客户向实验室提出常规检测要求时，接待人员应就客户的要求填写“检测/校准委托书（合同）”的有关内容，并在授权或认可范围内与客户签立检测/校准合同或协议。签立后的合同或协议，按照检测工作程序向检测/校准室下达检测工作计划。 4.3.3 对于重复性的例行工作，如果客户要求不变，仅需在初期调查阶段或在与客户的总协议下对持续进行的例行工作合同批准时进行评审。 4.3.4 对于新的、复杂的、含先进技术要求及标的额较高的检测/校准合同，则需在充分理解客户要求的基础上进行细致的评审，由技术主管审批。办公室需保存完整的合同签立、评审、执行的记录。 4.3.5 对内部客户的检测/校准合同的签定按内部协议操作。 4.3.6 当合同涉及有分包项目时，应将分包的内容写入合同。 4.3.7 合同执行中如遇到对合同要求的任何偏离时，办公室应及时向客户通报，以保证能得到客户的理解。 4.4合同的修订 4.4.1在合同签订后，如因客户需求发生变化或其它原因需对原合同进行修改或补充时，技术主管应与客户沟通，尽可能协商解决。如修改涉及到重大的变化，则技术主管应重新组织有关人员对变更后的合同进行评审，评审结果应作为检测/校准合同的批注或附件由双方授权人签字。办公室应将修改的内容填写《合同变更通知单》,在五日内通知签约方及本实室各相关部门。 4.5合同管理 4.5.1办公室归口管理本实验室的全部合同，建立《合同管理台帐》，按要求对合同进行登记和分发；合同签订后，办公室、客户各存留一份。 4.5.2合同执行完成后，由办公室保存合同评审及合同履行过程中所产生的记录，资料员按《记录和档案控制程序》规定存档。 4.5.3合同和合同修改件应与检测/校准原始记录、检测/校准报告副本以及其它必要的文件一并归档。 5.0附表或相关程序文件： 1. ABCD-20X-XX《记录和档案控制程序》 2. ABCD-20X-XX《检测/校准方法及方法的确认程序》 3. ABCD-20X-XX《评审新工作的程序》 4. 合同评审记录表 5. 《合同变更通知单》 附表：合同评审记录表 合同评审记录 合同编号： 客户名称 客户检测要求描述：[检测对象，检测目的，检测依据，检测物品的标的数量和价值，合同交付时间，检测物品的来源，报告形式和数量，附草拟合同文本，其他要求] 评审人员 评审日期 评审地点 评审内容提要： 评审组意见： 评审主持人（签字）： 年 月 日