实训-Excel基本操作范例.ppt

* 以后只要输入12，会自动显示P00-000-0012格式 ＝if(and(B3＝80,B3＝90),”良好”) =IF(A1=90,,IF(A1=80,good,)) * * 在 VLOOKUP 中的 V 代表垂直。 * 数据有效内设置 1、复制输入连续的编号 连续编号（或等差、等比性质的数据）应该采用复制或序列填充的方式进行输入。 比如公职或单位的职工编号、电话号码、手机号码、零件编号等。 输入右图A列的学号 （1）在A2输入 1003020101 在A3输入1003020102 （2）选中A2：A3 （3）向下拖动A3单元格的填充柄。 2、填充产生连续编号 填充序列方式适用于输入较多的连续编号数据。 比如要输入电话号码：663321240~663328000，如右图所示，方法如下。 在第一个单元格中输入起始号码 选择“编辑”|“填充”|“序列”菜单命令。 在Excel弹出的“序列”对话框中指定“列” 在步长中输入1 在终止值中输入最后一个号码。 3、利用自定义格式产生特殊编号 人们常会遇到各种具有一定规则的特殊格式的编号。如右图的保险号。 1、选中要输入保险号的区域 2、选择“格式”|“单元格”菜单命令。 3、选中“自定义” 4、输入自定格式： p00-000-0000 用自定义格式输入大数字编号 当在单元格中输入一个位数较多的数值时（比如超过15位的整数），Excel会自动将输入的数据显示为科学记数法，这可能并不符合我们的需要。 产生这种问题的原因是数值精度问题，Excel的默认精度是15位，如果一个数值的长度超过15位，则15位之后的数字都被视为0。 这种位数较多的大数字编号，可以用自定义格式进行输入 用自定义格式输入大数字编号 建立右图所示的电话用户档案，其中身份证号为18位，且前15位全部相同。 若直接输入，不仅数据多，且要出错，比如在G4输入Excel会显示为5.1021E17 解决方法是定义G列保存身份证号的单元格的自定义格式为：（或者是改成字符类型） 设置自定义格式后，只需要输入身份证的最后4位编号 选中D2单元格，选择 “格式”|“单元格”菜单项 “类型”文本框中输入：1、用运算符组合数据 “”为字符连接运算，其作用是把前后的两个字符串（也可以是数值）连接为一个字符串。如“ADKDKD”“DKA”的结果为ADKDKDDKA结果为 设下图E列数据由C、D列数据组合而成。 在E2中输入公式=C2D2，然后向下复制！ 2、用和文本函数的结合 常和文本函数left、right、mid等合用，这几个函数都很简单，其调用语法如下： left(text,n) right(text,n) mid(text n1,n2) 其中： left截取text文本左边的n个字符；比如left(1234,2)= 12 right截取text文本右边的n个字符；比如right(1234,2)= 34 mid从text的第n1字符开始，取n2个字符； 比如MID(1234,2,2)= 23 3、用和文本函数的结合案例 某电话公司的缴费帐号由身份证号的后15位（全长18位），后接电话号码构成。如下图所示。用和文本函数可以很快建立缴费帐号。 在I3输入公式“=Right(G3,15)H3” ，然后向下填充复制该公式到I列的其余单元格 1、下拉列表的适用范围 项目个数少而规范的数据，比如职称、工种、单位及产品类型等，这类数据适宜采用Excel的“数据有效性”检验方式，以下拉列表的方式输入 。 例如： 某校教师档案如右图所示，其中的职称列数据只能从“讲师、教授、副教授、助教”中选择。这类数据用下拉列表输入，方便而准确。 2、下拉列表建立方法 （1）选中要建立下拉列表的单元格区域。 （2）选择 “数据”|“有效性”菜单项。 （3）选择“设置”标签，然后从“允许”下拉列表中选择“序列”选项。 （4）在“来源”文本框中输入职称名字“助教,讲师,副教授,教授” 1、查找输入的意义 如果表格中的不同数据列之间存在一定的依赖关系，那么用IF公式进行数据的转换输入是一种效率较高的输入方法。 如果某些数据已经在其它数据表中建立好了，查询输入可以提高效率，且能减少输入错误。 2、IF函数的应用 IF函数又称为条件函数，它能够对给出的条件进行判断，并根据判断结果的正误执行不同的运算。 IF函数的调用形式如下： IF(条件式,条件正确时函数的取值,条件错误时函数的取值) 比如， IF(32,“right”,“error”)”的结果是“right