1-3-10资料档案管理规定.docVIP

重要资料档案管理规定 1 目的 为规范西安诚信物业管理有限公司的重要资料管理工作，使公司各类重要资料能够及时收集、妥善管理及合理有效使用，制订本管理办法。 2 适用范围 本标准适用于西安诚信物业管理有限责任公司的重要资料档案的管理工作。 3 管理职责 3.1 行政人事部负责公司档案资料的管理工作，负责收集、整理、监督、指导、管理本公司的档案工作。 3.2 各部门、各管理处应明确专人负责档案资料的收集、协助行政人事部资料员整理、做好档案管理工作。 3.3 管理处客户服务部指定专人负责本管理项目的专项档案资料的管理工作。 3.4 资料管理员要及时、准确地向上级领导和有关业务部门提供祥实的档案资料并建立相关的档案查阅、借阅制度和手续。 4 程序和要求 4.1本规定所指的重要资料档案内容 4.1.1党群、文化工作档案 是指物业公司开展党委、工会、团委工作时形成的各种文件材料。包括奖状、证书、旌旗等。 4.1.2行政管理和经营管理档案 物业公司在日常公务活动、内部管理工作及开展经营活动中形成的档案。包括物业公司经营发展文件。 4.1.3基建档案 是指在各种建筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用维修中形成的建设档案，主要指物业的接管验收的材料，以及以后物业管理活动中改建、扩建、维修和养护时形成的文件、图纸资料。接管验收资料包括： a)房产资料：房屋、设备及其附着物业清单、清册及表格。 b)技术资料：竣工图纸、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料。 c)接管资料：公用设施（设备）验收情况、验收合格凭证、物业移交管理书及房屋、公用设施、设备及图纸接管验收清单、物业完好情况、接管文件。 4.1.4设备档案 是指作为物业管理公司固定资产的机器设备、仪器、仪表的档案。包括车辆、通信设备、计算机、复印机、保洁设备、维修设备等说明书、安装维修记录等文件、图纸资料。 4.1.5会计档案 是指物业公司在经营管理和各项会计核算中直接形成的作为历史记录保存起来的文件材料。包括会计凭证、会计账簿、会计报表等。包括有关财会的政策性文件、财会工作计划总结、成本预决算文件、以及财会会议文件等。 4.1.6人员档案 包括各类员工的照片、各类证件的复印件以及反映员工各方面情况的材料等。包括公司人员设置、调配、变迁文件、人事劳资文件 4.1.7科教档案 是指物业公司针对员工进行岗位培训等继续教育所形成的档案。 4.1.8物业管理专门档案 是指项目管理活动中形成的，反映物业状况、业主和住户变迁以及物业管理部门的管理、服务、经营活动情况，具有查考利用价值的各种形式的文件材料。 1)物业清册 反映物业单元自然状况和权属状况的文件材料。 2)物业维修档案 在进行各单元维修、养护时所产生的一系列文件材料。包括维修审批表、修缮图纸、验收合格证明、修缮工程许可证、工程预结算表、安全鉴定书、材料单。 对于整栋大楼或公共设施的大项维修养护时所形成的维修材料属于基建档案。 3)物业租赁档案 物业管理部门在开展租赁业务时，形成的包括租赁合同等档案资料。 4)业主（住户）档案 包括入伙通知书、物业管理服务合同、业主公约、业主验收房屋交接表、房屋装修申报表、装修履约书、住户情况登记表、身份证明材料。 5)物业管理服务档案 物业管理部门在开展绿化、环卫、安全防范、车辆管理等工作及为住户提供委托服务、开展经营活动所产生的文件材料。 4.2 档案资料形成的基本要求 4.2.1物业管理工作的手续和程序必须标准化，每个工作环节必须做好记录。 4.2.2物业管理使用的载体材料必须规范和宜长期保存。 4.2.3物业管理使用的记录材料、记录手段、记录技术必须科学。 4.2.4基层物业管理处日常运作形成的，反映物业状况、业主和住户变迁以及物业管理部门的管理、服务、经营活动情况，具有查考选用价值的各种形式的文件材料都作为物业档案资料的归档范围。正在办理或暂不办理的案卷和项目未完成的文件材料，不属归档范围。 4.2.5初步形成的文书材料，经确定为没有查考价值或利用价值的不列入档案范围 4.3档案资料的整理 4.3.1按照档案的来源、时间、内容和形式的异同，进行分类，组成体系，以利于保管、检索和利用。 4.3.2档案一级目录可以根据4.1内容进行调整合分类。反归档的材料找不到一级目录，其相应的一级分类方案就是不科学的。 4.3.3根据一级类目各自特点设置二级或以下类目。业务量大、档案数目多则设下一级类目，反之则不设，以免复杂化。 4.3.4对物业档案分类类目进行标识，编制档案分类号。 4.3.5物业档案的立卷，要体现更加条理化、系统化，便于保管和利用。案卷包括：一是经过整理的文件本身，二是整理过程中形成的卷内