公司档案管理办法及实施细则_制度规范_工作范文_实用文档.docVIP

档 案 管 理 办 法 及 实 施 细 则 为了加强和规范公司内部档案管理工作，保证档案完整性和保密性，准确地反映公司各项工作，根据《中华人民共和国档案法》、《武汉市档案管理条例》，结合公司实际，特制定本办法。 档案管理 1、主要内容 1.1 档案是公司在施工生产及各项管理活动中形成的全部档案的总和。包括保密制度、行政、经营、生产技术管理档案、会计档案、基本建设、产品、设备档案和人事档案等，其构成以建设项目、设备和会计、经营档案为主体。 1.2 公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 1.3 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 2、文件的收集与归档 2.1 各部门形成的文件材料，由各部门专职或兼职档案管理人员负责收集管理，并于每年12月31日之前向公司办公室办理移交。 2.2 一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交办公室备案。会议文件由办公室收集。 2.3 档案室在接收移交的档案后，应对移交档案进行检查、汇总、并编制档案总目录。 2.4 档案室对档案应区分全宗、区分年度、区分类别分别存放、排列，存放档案必须有专用的档案装具，档案排列方法要科学，以便查找。 2.5定期进行对库房档案的清理核对工作，做到账务相符，对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。 2.6 收进的档案要及时入库，借阅档案归还后，及时放回原处。 3、公司文件材料归档的基本要求 3.1 归档的文件材料必须完整。 3.2 归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 3.3 归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。 公司文件材料的归档范围 4.1 保密办公室：保密相关法规、制度；重要的会议纪要；学习培训资料；工作计划、总结等。 4.2 行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。 4.3 人力资源类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、薪酬福利、培训登记表等。 4.4 会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表。 4.5 经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息和用户服务工作中形成的文件材料等。 4.6工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸等。 4.7生产计划方面。有各种计划、统计报表和生产管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。。 4.5.4 案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面A4,有文字面向内折叠，为便于长期保存,案卷装订时必须去掉金属物,用装订线一律在左，装订时左侧、下边对齐，采用三孔一线，装订线必用棉质或化纤线绳，(装订为3孔,每孔孔距为80mm，左边距为15mm），装订线不得遮压卷内文件的字迹，若装订线位置不够时要进行适当粘贴。 4.5.5 装订厚度: 以文件资料的实际情况而定。 4.5.6 横向打印的文件资料装订时应将题头（上面）对应纵向（左侧）装订的一面装订。 4.5.7 案卷内不应有金属物。 4.5.8 正本和副本、永久、长期和短期的印章由公司统一制作。 4.6 声像及电子档案 4.6.1 声像及电子载体是纸质档案的必要补充。档案员负责各部门产生的照片、胶片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作，归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。 5、档案管理人员职责 5.1 按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。 5.2 按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。 5.3 工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。 6、档案保管 6.1 接收档案必须认真验收，并办理接交手续。 6.2 存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。 6.3 要定期进行档案室的清理核对工作，做到目录、文档相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，档案室的档案因移交，作废、遗失等注销时，要查明原因，保存依据。 6.4 文件档案保存期限： 6.4.1 永久保存： 6.4.1.1 公司章程； 6.4.1.2 股东名册； 6.4.1.3 组织规程及办事细则； 6.4.1.4 董事会及股东会纪录； 6.4.1.5 财务报表； 6.4.1.6 政府机关核准文件； 6.4.1.7 不动产所有权及其它债权凭证； 6.4.1.8 工程设计图、建筑档案、设计档案、技术图纸； 6.4.1.9 其它经核定须永久保存的文书。 6.4.2 长期保存： 6.4.2.1 预算、决算书类； 6.4.2.2人事档案、会计凭证； 6.4.2.3事业计划资料； 6.