广东合壹汇会务执行方案解读.docx

合壹汇会务执行方案一、会议整体流程二、会务工作组三、会务工作组具体分工（一）策划组编号工作名称时间负责人：策划组1.1确定会议时间提前25天1.2确定参会人员要求1.3确定会议形式1.4确定会议地点1.5成立会务相关组织1.5.1确定总负责人1.5.2成立策划组1.5.3成立宣传组1.5.4成立客户组1.5.5成立厂家组1.5.6成立后勤组1.5.7成立财务组1.5.8成立应急组1.6开会确定各组职责分配提前7天1.7开会讨论会议规划1.8发布会议筹备工作计划1.9确定会议日程安排1.10确定会议预算1.11会议方案审批发布1.12发布会议通知文件提前1天1.12.1通过微信、钉钉等在公司内部发通知，会务服务人员名单，到场时间1.12.2人员着装要求和会务服务要求。正装（二）宣传组编号工作名称时间负责人：宣传组2.1前期宣传提前20天2.1.1网站活动页面2.1.2H5页面制作2.1.3微信朋友圈扩散2.1.4微信医疗大群扩散2.1.5参会邀请函2.2物料准备提前2天收货2.2.1准备会议条幅2.2.2设置会场指示牌2.2.3X展架：会议主题+会议亮点+老师介绍……2.2.4会议背景图、背景板2.2.5画册、DM单页2.2.6收集需制作的各类资料并设计2.2.7电子版审核无误后联系广告公司制作2.2.8广告公司印刷样本2.2.9样本确认无误后制作2.2.10制作跟进2.2.11物料收货2.2.12会议物料的搭建及布置2.3发言稿提前3天2.3.1领导讲话稿2.3.2嘉宾发言稿2.4准备会务指南提前4天2.4.1参会回执2.4.2报道指南（外租场地）2.5签到表提前1天2.6会场摄影、摄像会议当天2.6.1相机、DV等设备的充电检查2.6.2现场充电需求（插板提前申请）2.6.3设备内存卡信息的实时掌握。防止内存不够2.6.4会场全程拍照录像（会场、大合照）2.7合影留念提前2天2.7.1留念时间、场所确定2.7.2摄影师确定2.8所有音视频资料的存档会后1天2.9宣传跟进会议当天2.9.1会议期间的采访2.9.2确定采访人，被采访者2.9.3确定采访话题时间、地点2.9.4准备采访的摄像机2.9.5会后宣传稿件编写（三）客户组编号工作名称时间负责人：客户组3.1邀约并落实与会人员信息提前15日3.1.1领取活动方案及客户邀约方案3.1.2了解与会人员的姓名、性别、企业、职务、电话3.1.3外地客户抵达时间及抵达地点（航班、车次）3.1.4统计并提交参会人员名单至总统筹处。7天前每日沟通人数提前2天3.2酒店确定提前3天3.3接站安排3.4会议期间车辆安排3.5会前1小时电话确认及提醒参会客户会前1小时3.6现场参观会议当日3.6.1参观路线确定3.6.2讲解词准备提前1天3.6.3讲解工具准备3.6.7引导陪同人员确定3.7客户引导入场3.7.1一楼引导人员3.7.2二楼签到处引导人员3.7.3入会议室入座引导人员3.8签到处3.8.1签到台的布置3.8.2签到物料（签到表、笔、签到夹等的制作及保管）3.8.3维护客户现场签到会议当天3.9会场服务会议当天3.9.1会场客户需求的服务及满足3.9.2会议中，在微信群里及时播报及提醒各节点信息3.10晚宴服务3.10.1提前通知客户就餐时间、地点3.10.2客户引导。销售人员引导客户就坐，同时分散每桌陪客3.10.3晚宴信息登记所需物料准备（中奖者信息登记、登记表、笔……）3.11返程安排提前2天3.11.1登记返程回执单3.11.2订票3.11.3送站车辆安排3.12会议礼品提前7天3.12.1确定礼品数量、标准、样式3.12.2采购3.12.3发放会议当日3.13向与会人员发送当地手机天气预报提前2天（四）厂家组编号工作名称时间负责人：厂家组4.1落实与会厂家信息提前7天4.1.1领取活动方案及厂家邀约方案4.1.2确定参会厂家、赞助形式4.1.3签订赞助合同4.1.4了解与会厂家人员的姓名、性别、企业、职务、电话4.1.5统计并提交参会厂家人员名单至总统筹处4.2会场厂家物料制作提前5天4.2.1厂家相关资料的沟通（Logo、企业宣传视频、产品介绍PPT、发言人信息、VI礼品……）4.2.2企划中心设计并制作4.3向与会厂家人员发送当地手机天气预报提前2天4.4外地客户抵达时间及抵达地点（航班、车次）提前3天4.5酒店确定4.6接站安排4.7会议期间车辆接送安排4.8会场厂家跟进及维护会议当天4.8.1展位需求的跟进（展位搭建、插板、座椅、X展架、画册……）4.8.2撤展需求的跟进4.9晚宴4.9.1提前通知厂家就餐时间、地点4.9.2人员引导。市场人员引导厂家就坐，同时分散每桌陪客4.10返程安排提前2天4.10.1登记返程回执单4.10.2订票4.10.3送站车辆安排4