会展项目的策划讲义.docVIP

四章 会展项目管理 [学习要点] 本章要求学生了解和掌握项目管理的涵义、项目管理的基本内容和会展项目管理的基本知识。掌握项目经理在项目管理过程中需要具备的基本素质，同时结合会展实际，能够对会展项目的组织、结构、程序进行基本设计。 第一节会展项目管理概述 一、项目与项目管理的涵义 （一）项目的涵义 项目是项目管理的核心概念，项目的定义可以从不同的角度进行归纳，从最广义的角度讲，项目是一个需要完成的具体而又明确的任务，项目是作为系统的被管理对象的单次性任务，是单次性活动的一种组织管理模式。美国项目管理协会将项目定义为：“为创造独特的产品或服务而进行的一种临时性工作”。 根据项目的特性可以给项目下这样一个定义：项目是一项为了创造某一惟一的产品或服务的时限性工作。所谓时限性，是指每一个项目都具有明确的开端和明确的结束；所谓惟一是指该项产品或服务与同类产品或服务相比项目是一项为了创造某一惟一的产品或服务的时限性工作，该项产品或服务与同类产品或服务相比在某些方面具有显著的不同。 （二）项目管理的涵义 项目管理就是为了满足甚至超越项目涉及人员对项目的需求和期望而将把各种资源应用于项目，以实现项目的目标的活动过程。要想满足或超过项目涉及人员的需求和期望，我们是需要在下面这些相互间有冲突的要求中寻求平衡： （1）范围、时间、成本和质量； （2）有不同需求和期望的项目涉及人员； （3）明确表示出来的要求（需求）和未明确表达的要求（期望）。 二、项目管理的成功要素 项目管理有四个要素，工作范围、时间、质量、成本。 （一）范围（Scope） 也称为工作范围，指为了实现项目目标必须完成的所有工作。一般通过定义交付物（Deliverable）和交付物标准来定义工作范围。工作范围根据项目目标分解得到，它指出了“完成哪些工作就可以达到项目的目标”，或者说 “完成哪些工作项目就可以结束了”。后一点非常重要，如果没有工作范围的定义，项目就可能永远做不完。要严格控制工作范围的变化，一旦失控就会出现“出力不讨好”的尴尬局面：一方面做了许多与实现目标无关的额外工作，另一方面却因额外工作影响了原定目标的实现，造成商业和声誉的双重损失。 （二）时间（Time） 项目时间相关的因素用进度计划描述，进度计划不仅说明了完成项目工作范围内所有工作需要的时间，也规定了每个活动的具体开始和完成日期。项目中的活动根据工作范围确定，在确定活动的开始和结束时间还要考虑它们之间的依赖关系。 （三）成本（Cost） 指完成项目需要的所有款项，包括人力成本、原材料、设备租金、分包费用和咨询费用等。项目的总成本以预算为基础，项目结束时的最终成本应控制在预算内。特别值得注意的是，在会展项目中场租成本、宣传成本和营销成本占到很大比例，而工作量又难以估计，因而制定预算难度很大。 （四）质量（Quality） 是指项目满足明确或隐含需求的程度。一般通过定义工作范围中的交付物标准来明确定义，这些标准包括各种特性及这些特性需要满足的要求，因此交付物在项目管理中有重要的地位。另外，有时还可能对项目的过程有明确要求，比如规定过程应该遵循的规范和标准，并要求提供这些过程得以有效执行的证据。在展览项目中，展会质量主要体现在展商、观众质量以及双方的互动情况。 对一个项目来说当然最理想的情况就是“多、快、好、省”。“多”指工作范围大，“快”指时间短、“好”指质量高，“省”指成本低。但是，这4者之间是相互关联的，提高一个指标的同时会降低另一个指标，所以实际上这种理想的情况很难达到，如何处理好这规定要求包括项目实施范围、质量要求、利润或成本目标、时间目标以及必须满足的法规要求等。这里指的是狭义的质量，如项目及项目成果的技术指标和性能指标等；为了区别于广义质量的概念，下文采用“品质”这一术语。在一定范围内，品质、成本、进度三者是互相制约的，其关系如图4-1所示。当进度要求不变时，品质要求越高，则成本越高；当成本不变时，品质要求越高，则进度越慢；当品质标准不变时，进度过快或过慢都会导致成本的增加。通过管理谋求快、好、省的有机统一和均衡。 图4-1成本、品质、进度三者的相互关系 时间、质量、成本这三个要素简称TQC。一个项目的工作范围和TQC确定了，项目的目标也就确定了。如果项目在TQC的约束内完成了工作范围内的工作，就可以说项目成功了。 三、会展项目管理 （一）会展项目的分类 会展活动是指在固定的或一系列的地点，在特定的日期或期限里，通过展示达到产品、服务、信息交流的一种社会形式。从不同的角度可以把会展项目分成不同的类型，不同类型的会展项目又具有各自不同的特征： 1.按会展项目性质来分类 可以分为贸易类会展项目和消费类会展项目。 贸易类会展项目是为产业即制造业、商业等行业举办的展览活动，展出者和